Sadržaj:
- Uvod
- Uloga sastanaka
- Pravni i organizacijski zahtjevi koji se mogu odnositi na vođenje zapisnika
- Blagodati zapisnika kao točan zapis o raspravama i odlukama
- Dokumenti koji se često koriste na sastancima: dnevni red, zapisnici, pitanja koja proizlaze, akcijski listovi
Fotografija Livingsta
Uvod
Ovaj je članak napisan kako bi pomogao kandidatima koji slijede svoje kvalifikacije iz poslovanja i administracije. To ne znači da drugima neće biti korisno / korisno. Ovaj će članak koristiti svima koji rade za tvrtku ili organizaciju i oduzimaju minute za izradu točnih zapisa o raspravama i odlukama donesenim tijekom sastanaka i evidentiranja radnji kao dio svoje uloge na poslu.
Da bi se na sastanku moglo voditi zapisnik, treba posjedovati dobre komunikacijske vještine, vještine ocjenjivanja, međuljudske vještine, vještine organiziranja i planiranja. Zapisivanje minuta nije samo sjedenje na sastanku i pisanje bilješki. Uključuje puno priprema prije i nakon sastanka, a također i puno vještina za postizanje najboljeg zapisnika.
Prije nego što se sastanak zaista održi, treba se pripremiti za sastanak u smislu mjesta, nazočnih, dnevnog reda, osvježenja, zahtjeva za pristup i potrebnih dokumenata. Za bilo kakve prezentacije morate biti spremni sa svom opremom poput prijenosnog računala, grafoskopa, materijala i dokumenata potrebnih za predstavljanje ideja.
Prije početka sastanka zabilježite sve promjene dnevnog reda u posljednjem trenutku. Uvijek čuvajte kopiju stvari koje su se pojavile na posljednjem sastanku i akcijske točke. Uzimajući minute, najbolje je imati predložak koji je relevantan za zahtjeve, stil i standarde organizacije.
Po završetku ove jedinice kandidat će dobro poznavati ulogu sastanaka, zašto se održavaju sastanci, zakonski i organizacijski zahtjevi koji se mogu primjenjivati na vođenje zapisnika, zašto se vodi zapisnik i njihove koristi, razlog zašto zapisnici moraju biti točni i različiti dokumenti koji se koriste na sastancima kao dio postupka vođenja zapisnika, prethodnog i naknadnog sastanka.
Kandidati će također imati znanje o različitim vrstama zapisnika i stilovima pisanja zapisnika, kako strukturirati zapisnike i napisati ih ispravnim tonom jezika, kao i kako ih pohraniti i svrhu njihovog sigurnog i sigurnog pohranjivanja. O njima se govori u trećem dijelu ove serije.
Prije pokretanja ove jedinice treba znati definiciju ili značenje minuta.
Zapisnici su službeni dokumenti i sažetak su zapisa sa sastanka. Oni su točni i sadrže informacije o tome o čemu se raspravljalo na sastanku, o preporukama, odlukama rasprava i akcijskim točkama.
Dobro napisani zapisnici bit će kratki, točni i informativni, a logično će biti predstavljeni s jasnim raspravama, preporukama, odlukama i akcijskim točkama.
Uloga sastanaka
Rječnik definira sastanak kao „ Formalno dogovoreno okupljanje “ ili „ Društveni čin okupljanja u neke zajedničke svrhe “.
Sastanak je okupljanje dvoje ili više ljudi radi rasprava, razmjene informacija i postizanja sporazuma. Sastanci se mogu održavati na razne načine, poput licem u lice, konferencijskim pozivima, video konferencijama itd. Sastanak ne bi trebao biti gubljenje vremena i učinkovit. Učinkoviti sastanci događaju se uz pravilno planiranje i trebali bi imati svrhu i ishod.
Uloge sastanaka su:
- Za koordinaciju djelovanja, radi zajedničke dogovorene odluke.
- Za brže donošenje odluka nego za telefonske pozive i e-poštu. Na primjer, može biti frustrirajuće zvoniti ljudima i ostavljati govornu poštu ili im slati e-poštu i dugo čekati odgovor.
- Da biste uštedjeli vrijeme, na primjer, nešto za što vam je trebalo više od 15 minuta da napišete na e-poštu koja primatelju još uvijek može biti nejasna, možete razgovarati za dvije minute ako se sretnete licem u lice.
- Dijeliti informacije, prikupljati ili tražiti ideje i informacije i razjasniti stvari.
- Za rješavanje problema ili bilo kakvih problema i planiranje radnih strategija.
- Detaljno razgovarati o organizacijskim pitanjima ili pitanjima odjela, kada to može biti teško putem komunikacije putem e-pošte.
- Da bi se izbjegla zabuna, sukobi i odstupanja.
- Razgovarati o projektima ili bilo čemu što ima veze s poslom i načinima na koji se to može učiniti.
- Da bi razjasnili i riješili sukobe i riješili sporove.
- Donositi odluke o pitanjima o kojima se raspravljalo i pomoći u praćenju radnji protiv odluka donesenih u prošlosti.
- Da bismo brže donosili odluke, jer su svi na jednom mjestu na raspolaganju za raspravu i odlučivanje.
- Pregovarati o ugovorima i ugovorima, ovisno o organizaciji ili pitanjima.
- Dati svima priliku da govore i iznose svoje misli i ideje.
- Donošenje hitnih odluka i radnji u vrijeme potrebe - upravljanje krizama.
- Za pomoć u izgradnji tima i motivaciji.
- Pomoći u postavljanju ciljeva.
Općenito, uloga sastanka je provesti određene važne rasprave i donijeti odluke okupljanjem svih uključenih članova na jednom mjestu. To će izbjeći mnogobrojne telefonske pozive, e-poštu i zabune, pomažući u donošenju jasnih odluka i dodjeljivanju radnji relevantnoj osobi ili ljudima ili odjelu.
Pravni i organizacijski zahtjevi koji se mogu odnositi na vođenje zapisnika
Zapisnici sa sastanaka moraju iz mnogih razloga udovoljavati zakonskim i organizacijskim zahtjevima organizacije.
Minimalni zahtjevi koji se očekuju od zapisnika su detalji
- Gdje se održao sastanak?
- Kada se sastanak održao, uključujući datum i vrijeme?
- Tko je bio prisutan na sastanku i njihove različite uloge na sastanku?
- Tko je bio odsutan?
- Kako je protekao sastanak?
- Što se dogodilo na sastanku?
- O čemu se razgovaralo na sastanku?
- Što je odlučeno i službene točke rasprava i odluka?
Zapisnici služe kao pravno obvezujući dokumenti u mnogim situacijama i u mnogim organizacijama i mogu se izraditi kao dokaz određenih rasprava i odluka kada u budućnosti budu pravni izazovi.
Zapisnik mora imati datum sljedećeg sastanka na kraju, a po mogućnosti i vrijeme i mjesto održavanja. Zapisnik mora dokumentirati prisutnost kvoruma, jer je za većinu valjanih odluka potreban minimalan broj ljudi da bi mogli donijeti odluku. Na primjer, u mojoj organizaciji, kada odluke na sastanku tima donosi Operativni upravitelj, očekuju da prisustvuje vođa tima kako bi odluka bila valjana kao dio zakonskih i organizacijskih zahtjeva naše organizacije.
Blagodati zapisnika kao točan zapis o raspravama i odlukama
Zapisnici se vode i na službenim i na neformalnim sastancima, a sastanak može biti kratki sastanak ili sastanak odbora / odbora ili grupna rasprava, itd. Stil zapisnika ovisi o svrsi.
Zapisnici su zapis događaja ili sastanka i stoga se bilježe kako bi imali formalni dokaz o tome što se dogodilo ili o čemu se raspravljalo i odlučilo na sastanku. Pomaže ljudima koji nisu mogli prisustvovati sastanku, a također pomaže organizaciji ili tvrtki za buduće reference. Iz tog razloga, minute moraju biti točne.
Svrha i koristi zapisnika kao točnog zapisa rasprava i odluka su:
- Mnoge tvrtke neće imati zapisnike samo za vlastitu referencu i evidenciju, već će te podatke morati podijeliti sa svojim partnerskim tvrtkama i vlasnicima dionica. U tim slučajevima zapisnici pružaju dokaze o održavanju sastanaka i odražavaju kvalitetu i standarde organizacije.
- Oni pružaju zapise o raspravama i odlukama i stoga služe kao sjećanje i povijest organizacije.
- Kad je riječ o javnim upravnim tijelima, morat će se podijeliti zapisnici. Tako će zapisnici sa sastanka biti dostupni javnosti kako bi ljudi htjeli znati rezultate sastanaka i rasprava i kako su uzeti.
- Zapisnici se mogu koristiti za praćenje odluka i radnji spomenutih u slučaju sukoba u budućnosti.
- Za nekoliko minuta bit će akcijskih točaka koje će trebati djelovati, a one će pomoći u promjenama i poboljšanjima organizacije, a time će i biti podsjetnik na te radnje, osobu koja ih treba poduzeti i u kojem roku treba djelovati.
- Dijeljenje zapisnika sa dotičnim ljudima koji nisu mogli prisustvovati, obavještavat će ih o svim promjenama, raspravama i odlukama.
- Općenito, ovi zapisnici pomažu organizaciji da raste, a pomažu i u izgradnji odjela i članova tima.
Uzorak predloška za dnevni red sastanka
Livingsta - stvoreno u MS Wordu
Dokumenti koji se često koriste na sastancima: dnevni red, zapisnici, pitanja koja proizlaze, akcijski listovi
Da bi se bilo koji sastanak održao na proceduralni način, postoji nekoliko važnih i potrebnih dokumenata bez kojih sastanak neće proći bez problema.
Potrebni dokumenti za sastanak su:
Dnevni red - Dnevni red je dokument koji kreira ili tajnik ili administrator ili bilo tko na sličnom položaju ili ulozi posla. Tada ga odobrava predsjedavajuća i prosljeđuje ostalim članovima koji će prisustvovati sastanku. Može se distribuirati u elektroničkom obliku ili u tiskanom obliku. Uvijek je najbolje imati nekoliko rezervnih primjeraka.
Dnevni red sadrži detalje o nazivu sastanka, datumu sastanka, vremenu sastanka i mjestu sastanka na vrhu. Zatim slijede prisutni, isprike i posjetitelji / govornici. Zatim slijede točke dnevnog reda, gdje su hitne i važne stvari navedene na vrhu popisa. Obvezne točke na popisu dnevnog reda su, prethodni zapisnik ili potvrda prethodnog zapisnika, pitanja koja proizlaze i bilo koji drugi poslovi. Ostalo su predmeti prikupljeni od relevantnih članova koji su sudjelovali na sastanku.
Uzorak predloška za list posjećenosti
Livingsta - stvoreno u MS Wordu
Lista prisutnosti - Ovaj dokument predstavlja popis svih polaznika sastanka. Da biste imali točne detalje, uključeno je nekoliko stupaca poput Ime, Pozicija, Kontakt broj, Adresa e-pošte. To će zapisničarima pomoći da zapisuje imena za nekoliko minuta, a pomoći će im i da ih lako kontaktira kada je to potrebno, posebno kada na sastanku prisustvuju vanjski članovi. Pogledajte format s desne strane koji koristim u svojoj organizaciji za prisustvo.
To se obično ne koristi za interne sastanke, već se koristi za sastanke na kojima su uključeni vanjski kupci ili partnerske organizacije. Ali uvijek je dobro imati jednog gdje toliko članova ili različitih odjela prisustvuje sastanku i možda postoje ljudi koje ne prepoznajete. Ovo također smanjuje vaše vrijeme za zapisivanje popisa sudionika, posebno kada je velik broj polaznika.
Pojmovnik pojmova i kratica - Ako će sastanak uključivati raspravu o poslovima u kojima će se koristiti tehnički pojmovi i akronimi, te ako ima polaznika koji neće biti upoznati s tim pojmovima i akronimima, uvijek je najbolje dati popis sa kratak opis ili značenje. To će im pomoći da s lakoćom prate sastanak i zaustave previše nepotrebnih prekida.
Uzorak predloška za miniranje
Livingsta - stvoreno u MS Wordu
Etički kodeks / kodeksi ponašanja - Ne koristi se na svim sastancima, ali se može koristiti na sastancima odbora i sastancima na kojima je uključena javnost itd. Ovo je skup načela i očekivanja koja se postavljaju članovima kojima se moraju se pridržavati prilikom sudjelovanja na sastanku. Postavljeno je za nesmetanu i uspješnu funkcionalnost sastanka. Na nekim se sastancima koristi za očuvanje slobode govora.
Prethodni zapisnici - Ovo su zapisnici s prethodnog sastanka koji se donose na sastanak radi čitanja i potvrde. Također se provjeravaju točke djelovanja s prethodnog sastanka da li se postupilo ili u kojem su statusu radnje, ako se ne djeluju, razlozi za to se prikupljaju i bilježe u zapisnik zajedno s potrebnim radnjama ili odlukama.
Bilježenje (zapisnici) - Bilježenje je korak ka pripremi zapisnika. Ovo je glavni dokument na sastanku, jer se bilježi sve što se događa, o čemu se raspravlja ili odlučuje. Bilješke bilježe tajnici ili administratori ili slična uredska osoba i zapisuju se u dogovorenom stilu slijedeći politike i postupke organizacija. Predložak se može koristiti za lakše bilježenje.
Uzorak predloška za bilješke o akcijama
Livingsta - stvoreno u MS Wordu
Prilozi zapisnicima - Ponekad će se na sastancima možda morati pročitati i usuglasiti politiku ili postupak ili izvješće. U tom će se slučaju ovaj dokument unijeti na sastanak i pročitati članovima i to će se morati priložiti zapisniku. Pojedinosti o tome kako se to radi razgovarat će u drugom odjeljku ove jedinice.
Prezentacijski radovi - Neki će sastanci imati prezentacijske radove. Iako se prezentacije rade na velikom ekranu s grafoskopom, uvijek je dobro dati kopiju svim sudionicima kako bi imali evidenciju o prezentiranom, a također će im pomoći da zabilježe važne točke koje će biti korisne ili korisno za buduću upotrebu tijekom prezentacije.
Akcijski listovi - ovaj list nije obvezan, ali za preglednost i pravilno organiziranje ono što možete učiniti je prikupiti sve točke akcije s prethodnog sastanka i spomenuti status svakog od njih, tako da je lakše proći kroz njega njih tijekom sastanka. Također se na tom listu mogu zabilježiti sve točke akcije za trenutni sastanak, dok neke akcije mogu imati veze s prethodnim akcijama. Na kraju sastanka bit će lakše sažeti sve akcijske točke s ovog lista. To, međutim, nije obvezno. Različiti ljudi različito funkcioniraju, tako da možete koristiti bilo koje prikladne metode koje će vam olakšati i olakšati procese.
Osim ovih, ovisno o sastanku i njegovoj svrsi, razni drugi dokumenti poput obavijesti o sastanku, financijska izvješća, izvješća o istraživanjima, projektna izvješća, prepiska, izvješće predsjedatelja itd., Mogu biti dokumenti koji se koriste na sastanku.
Slijedite donju vezu da biste prešli na sljedeći dio ove jedinice, gdje su uloga predsjedavajućeg sastanka i njihove odgovornosti, kako zapisničar radi zajedno sa predsjedavajućim tijekom sastanka, kako učinkovito slušati i bilježiti te svrha razjašnjavanje bilo kakvih nedoumica tijekom sastanka.
Vođenje zapisnika - II dio
Nadam se da vam je ovo bilo od neke pomoći. Hvala na čitanju. Molimo vas, ne ustručavajte se kontaktirati me u vezi sa bilo kakvim upitima ili bilo kakvim povratnim informacijama u vezi s ovim člankom. Ako smatrate da to ne pokriva relevantne teme, molimo povratne informacije!
Hvala vam.
Livingsta