Sadržaj:
- Uvod:
- 1.1 Koja je svrha sastanaka?
- 1.2 Koji su organizacijski i pravni zahtjevi koji se mogu primijeniti na vođenje minuta?
- 1.3 Zašto bi zapisnik trebao biti točan zapis o raspravama i odlukama?
- 1.4 Koja je svrha dokumenata i pojmova koji se obično koriste na sastancima?
- 2.1 Koja je uloga predsjedatelja i druge formalne odgovornosti na sastancima?
- 2.2 Kako radite u suradnji sa stolicom kad traje minuta?
- 3.1 / 2 Zašto biste trebali aktivno slušati kad vam treba minuta i kako to učiniti?
- 3.3. Kako vodite bilješke tijekom rasprava održanih na sastancima?
- 3.4 / 5 Zašto biste trebali dobiti pojašnjenja i kako to učiniti?
- 3.6 Kako sortirate, odabirete i strukturirate podatke za izradu minuta?
- 3.7 Što se podrazumijeva pod pravilnim tonom i profesionalnim jezikom u nekoliko minuta?
Uzimanje minutaže je vitalno u svakom poslu.
David Travis, CC0, putem Unsplasha
Uvod:
Ova je jedinica izborna jedinica grupe B na razini 2 s 4 kredita. Ova jedinica pomaže kandidatu s dobrim znanjem i razumijevanjem zadataka tijekom vođenja zapisnika, uloge predsjedavajućeg i zapisničara na sastancima, postupka vođenja zapisnika, pripreme za vođenje zapisnika i kako slijediti organizacijske procedure, politike i smjernice tijekom vođenja minuta
Pronađite osobnu izjavu relevantnu za ovu jedinicu!
PS: Na ljubaznoj bilješci, nemojte kopirati ništa ovdje predano i prikazati ih u svojoj datoteci. Ovo je ovdje objavljeno, samo da bi vam pomoglo da steknete predodžbu / razumijevanje o tome što očekuju od vas i kako morate pisati. Morat ćete se povezati sa svojim vlastitim radnim područjem i organizacijom i pridržavati se toga dok pripremate datoteke. Hvala na suradnji.
1.1 Koja je svrha sastanaka?
Glavna svrha sastanaka je razmjena ideja i izražavanje različitih misli. Sastanci se koriste u gotovo svakoj organizaciji kao način prenošenja informacija drugim ljudima gdje su njihove glavne funkcije informiranje, traženje ideja, traženje pojašnjenja, rješavanje problema, rasprava o prijedlozima / načinima rada, donošenje odluka i rješavanje sporova.
1.2 Koji su organizacijski i pravni zahtjevi koji se mogu primijeniti na vođenje minuta?
Zapisnici bi trebali točno prikazivati dnevni red sastanka. Struktura zapisnika prati popis točaka dnevnog reda. Da biste na učinkovit način uzimali minute, morate pripremiti predložak na temelju točaka dnevnog reda. Ostavite dovoljno prostora za zapisivanje bilješki kako sastanak traje. To će vam pomoći da se ne zbunite i da se glatko prelazite po stavkama tijekom sastanka.
Zapisnici su pravni dokumenti koji služe kao dokaz za buduće reference u vezi s bilo kakvim raspravama na sastanku. Zapisnik treba sadržavati naslov, vrijeme, datum, mjesto sastanka, imena sudionika, isprike, posjetitelje, predmete, potrebne radnje i datum sljedećeg sastanka.
Obavezno zapišite radnje za svaku točku dnevnog reda i tko. Zapisnici moraju biti točni, jer će se ljudi na njih pozivati u budućnosti i trebali bi moći razumjeti što se točno dogodilo na sastanku.
1.3 Zašto bi zapisnik trebao biti točan zapis o raspravama i odlukama?
Zapisnici trebaju biti napisani točno i kratko kako bi bilo koja osoba, bez obzira je li prisustvovala sastanku ili ne, mogla znati što se dogodilo.
Zapisnici služe kao službeni zapisnik o radnjama koje su se dogodile na sastanku i čine povijesni zapis tima ili odjela. Čak i ako se ljudi zaborave prisjetiti što se dogodilo na sastanku ili onoga o čemu se raspravljalo i odlučilo, zapisnici će im pomoći da se vrate i dobiju te informacije. U zapisnik se također bilježe poduzete radnje i radnje koje treba poduzeti. Stoga djeluje kao podsjetnik u kojem se navode rokovi koji se moraju poštivati. Zapisnici također daju informacije ljudima koji nisu bili prisutni na sastanku.
1.4 Koja je svrha dokumenata i pojmova koji se obično koriste na sastancima?
Dokumenti za sastanke kreiraju se kad se posao sastaje kako bi se razgovaralo o pitanjima koja se odnose na sadašnje poslovanje i buduće poslovanje tvrtke.
Tri su uobičajena dokumenta o sastanku:
- Obavijest o sastanku (detalji kao što su datum, vrijeme, vrsta sastanka, mjesto, svrha sastanka)
- Dnevni red (detaljan popis dnevnog reda sastanka)
- Zapisnik (zapisnik / dokaz sastanka s detaljima poput mjesta i vremena sastanka, svrhe sastanka, prisutnih, predsjedavajućeg sastanka, isprike, dnevnog reda, pregleda zapisnika s prethodnog sastanka, datuma, vremena i mjesta sljedećeg sastanka i vremena zatvaranja sastanka))
2.1 Koja je uloga predsjedatelja i druge formalne odgovornosti na sastancima?
Uloga predsjedatelja je osigurati točan zapis sastanka. Predsjedavajući sastanka je odgovoran za
- Pomozite zapisničaru da se složi oko točaka dnevnog reda.
- Slijedite točke dnevnog reda u nizu.
- Obavještavanje zapisničara o svim točkama koje će se ukloniti s dogovorenog dnevnog reda.
- Sažeti određene točke, odluke ili radnje dogovorene za svaku točku dnevnog reda prije nego što prijeđete na sljedeću točku.
- Dogovorite se i pružite sažetak za duge rasprave.
- Pregledajte zapisnike kada su napisani kao skice.
2.2 Kako radite u suradnji sa stolicom kad traje minuta?
Razgovaram sa predsjedavajućim prije nego što sastanak počne odobravati točke dnevnog reda, a također i o svim posjetiteljima koji prisustvuju sastanku. Dobivam savjete na vrijeme i mjesto održavanja sastanaka ako redovna soba u kojoj se održava sastanak nije dostupna. Kad sumnjam, pitam treba li u raspravu dodati određenu raspravu. Također pojašnjavam sve tehničke pojmove o kojima se raspravljalo na sastanku kako bi se izbjeglo bilježenje pogrešnih podataka. Nakon sastanka izrađujem zapisnike što je prije moguće i tražim da ih odobri moj upravitelj prije nego što ih podijelim članovima.
3.1 / 2 Zašto biste trebali aktivno slušati kad vam treba minuta i kako to učiniti?
Trebao bih aktivno slušati dok zapisujem, jer oni služe kao zapis odluke i detalja za sve o čemu se razgovara i dogovara na sastanku.
Slijedi nekoliko načina na koje to radim:
- Moram analitički slušati, tražeći glavne ideje i detalje.
- Razjašnjavam stvari koje ne razumijem ili tražim od stolice da ponovi činjenice koje ne razumijem.
- Uzimam u obzir osjećaje govornika i prisutnih.
- Proaktivan sam i spreman odgovoriti.
- Uklanjam smetnje (buku, prekide itd.) I koncentriram se na zvučnik kako ne bih propustio važne točke i radnje koje treba snimiti.
3.3. Kako vodite bilješke tijekom rasprava održanih na sastancima?
Rano dolazim na sastanak, osiguravam da znam tko je predsjedavajući, sjedam pored predsjedavajućeg i provjeravam imaju li svi papire (dnevni red) i uzimam rezervne. Pročitao sam sve novine prije sastanka i tražim imena tih ljudi. Slušajte pažljivo, zapišite ključne riječi i zapišite odluke. Molim za pojašnjenje i provjeravam svoje bilješke sa stolicom.
3.4 / 5 Zašto biste trebali dobiti pojašnjenja i kako to učiniti?
Sve nedoumice nastale tijekom zapisivanja zapisnika moraju se razjasniti, jer su to odluke koje se donose kao skupina i pomažu u budućim referencama.
Razjašnjavam stvari tražeći od predsjedavajućeg ili skupine da ponove ili razgovaraju malo polako ako sumnjam u bilo kakve rasprave. Dajem si vremena da slušam i eliminiram distrakciju.
3.6 Kako sortirate, odabirete i strukturirate podatke za izradu minuta?
Koristim dosljedni predložak za izradu minuta. Svrha sastanka razlikuje se od vrste do vrste sastanka, pa se i raspored zapisnika može razlikovati.
Predložak koji se koristi također će olakšati pronalaženje važnih informacija i trebao bi biti dosljedan tijekom niza sastanaka.
Zapisnike strukturiram na sljedeći način:
- Naslov sastanka.
- Datum i vrijeme sastanka.
- Popis svih prisutnih pod naslovom "Prisutni".
- Popis svih koji nisu prisutni, ali koji su uputili svoje isprike, ovaj bi se popis trebao nalaziti pod naslovom "Isprike".
- Potvrda da su dogovoreni zapisnici s prethodnog sastanka. Treba uključiti datum prethodnog sastanka.
- Sve izmjene i dopune ili radnje proizašle iz zapisnika s prethodnog sastanka trebaju se zapisati.
- Sva pitanja koja proizlaze iz prethodnih zapisnika trebaju biti uključena u naslove o kojima će se raspravljati.
- Zapisnici bi uvijek trebali slijediti isti redoslijed koji se slijedio na sastanku.
- Datum sljedećeg sastanka.
3.7 Što se podrazumijeva pod pravilnim tonom i profesionalnim jezikom u nekoliko minuta?
Zapisnici su zapis onoga što se točno dogodilo na sastanku. Stoga bi trebao imati evidenciju rasprava i radnji. Treba se usredotočiti na stavke o kojima se raspravljalo i imati jasne informacije o tome što je odlučeno za svaku stavku. Zapisnici moraju biti napisani u cjelovitim rečenicama i s dovoljno detalja. To će pomoći čitateljima koji nisu prisutni na sastanku da shvate o čemu se zapravo razgovaralo.
PS: Na ljubaznoj bilješci, nemojte kopirati ništa ovdje predano i prikazati ih u svojoj datoteci. Ovo je ovdje objavljeno, samo da bi vam pomoglo da steknete predodžbu / razumijevanje o tome što očekuju od vas i kako morate pisati. Morat ćete se povezati sa svojim vlastitim radnim područjem i organizacijom i pridržavati se toga dok pripremate datoteke. Hvala na suradnji.