Sadržaj:
Pixabay
Uvod
Tvrtke vole inicijative za poboljšanje procesa. Prilično sve se može poboljšati i svi želimo da nam život na poslu bude lakši. Želimo manje boli i patnje, manje stresa, manje odgađanja, manje neuspjeha i manje zapreka na putu. Ljudi na vrhu očajnički žele vidljivost i kontrolu, dok ljudi na dnu žele isto - autonomiju i sposobnost upravljanja vlastitom sudbinom. Kontrola se često pomiče gore-dolje poput dizala u visokom usponu. Svake 2-3 godine vaša se organizacija može pomaknuti u suprotnom smjeru kako bi popravila sve zbog čega se ljudi žale, samo da bi stvorila više stvari za koje bi se potpuno drugi ljudi mogli žaliti tijekom sljedećih nekoliko godina dok čekaju sljedeću smjenu.
Inicijative za poboljšanje procesa ili organizacijske promjene povremeno propadnu, ponekad epski. Možda ste gledali kako se to događa oko vas, sjedeći u svojoj kabini s vrećicom kokica. Ili možete imati duboke ožiljke od prošlih epskih neuspjeha u koje ste bili izgubljeni duboko i niste mogli pobjeći. Možda ste zbog toga izgubili posao ili izgubili ogromnu količinu vjerodostojnosti. Postoji prirodni učinak njihala u slučaju neuspjeha jer se organizacije kreću naprijed-natrag između dvije krajnosti, a to se ne zaustavlja samo od sebe - netko mora biti namjeran u vezi s aktiviranjem kočnica. Tvrtke koje pate od ove dinamike očajnički trebaju katalizator pozitivnih promjena, iako možda misle da ih već imaju na mjestu.
Pixabay
Problem s promjenama
Dvije su prirodne pretpostavke koje vođa često iznosi koje su u središtu problema:
- Promjena je dobra / zdrava.
- Veće promjene znače brže poboljšanje.
Obje su same po sebi lažne, ali to može biti vrlo teško prepoznati. Tvrtke mogu biti opsjednute promjenama koje pokreće pogon "mora ići brže" kako bi uhvatile ili slomile konkurenciju. Moramo upaliti novčić, brzo se prilagoditi promjenama na tržištu i brzo odgovoriti na zahtjeve naših kupaca. Naravno, sve je to istina. Problem je u tome kako se mijenjamo, a ne u motivaciji za promjenu.
“Promjena je dobra / zdrava” je lažna jer bilo koja količina promjene, čak i dobra promjena, prirodno usporava one koji se moraju prilagoditi promjeni. Iako tvrtke mogu htjeti ili trebati upaliti novčić, ljudi jednostavno ne mogu asimilirati značajne promjene u koraku bez znatnog napora ili čak mlaćenja. Promjena koja utječe na cijelu vašu organizaciju vjerojatno će onesposobiti postojeće procese i zahtijevat će niz sastanaka na više razina organizacije kako bi se na to odgovorilo. Bit će nove dokumentacije, uvođenja, pitanja i odgovori, neslaganja itd. Što je veća promjena, to je veći utjecaj na organizacijsku brzinu. Promjena je trošak koji se često zaboravlja kad se donose odluke. To znači da moramo biti laserski fokusirani samo na uvođenje ispravnih promjena.
Oni od nas koji su iskusili bol zbog uvođenja promjena u tim ili organizaciju mogu nasamariti da misle da je odgovor stvaranje velikih snopova promjena, tako da se bolni postupak uvođenja širi na dugački popis „poboljšanja. " Dobronamjerni čelnici definirat će veliku inicijativu za poboljšanje procesa, provjeriti je s istomišljenicima, a zatim će zatražiti odobrenje na izvršnoj razini kako bi je mogli predstaviti masama. Ali tamo je vrlo tiha, potpuno zanemarena grupa na koju će utjecati promjene koje ste identificirali. Šute jer im promjene još nisu skrene s kolosijeka, čak ni ne znaju da dolaze, a vi se niste potrudili pitati za mišljenje prije nego što krenete uživo.
Strategija promjena koja djeluje
Sama promjena nije loša. Iako će čak i dobre promjene u početku usporiti momčadi, to je privremena i nužna prepreka koja je teoretski zasjenjena poboljšanjima koja ćemo vidjeti nakon što se timovi u potpunosti prilagode. Problem leži u tome kako prepoznajemo promjene i kako ih izvodimo. Evo nekoliko vodećih načela za agente promjena koji će vam pomoći da vaše inicijative za poboljšanje budu pouzdano uspješne:
- Neuspjeh brzo.Najmudrije što možete učiniti je razbiti velike inicijative na mnogo malih i ubaciti male dijelove poboljšanja u svoju organizaciju. Mali dijelovi poboljšanja jeftiniji su za uvođenje, lakši za povratak, imaju puno bolje vrijeme za procjenu, koštaju mnogo manje, lakše generiraju usklađivanje u cijeloj organizaciji (jer je razgovor mnogo fokusiraniji) i imaju znatno manje povezan rizik. Jedno ili dva loša jaja u kartonu lako izbace izvana velike dijelove poboljšanja. Što je karton veći, to je vjerojatnije da ćete tamo imati barem jedno loše jaje. Ako se razdvojimo i usredotočimo na manje dijelove, svaki može uspjeti ili propasti vlastitim zaslugama.Veće inicijative također su sklonije vlasnicima koji smatraju da inicijativa mora uspjeti zbog veličine ulaganja i nisu u stanju objektivno razmišljati hoće li je isključiti ili ne usporiti.
- Imajte medicinsko razmišljanje. Poboljšanje procesa je slično operaciji, djelomično jer u oba slučaja živi pacijent koji diše i koji mora ostati u funkciji tijekom cijelog postupka. Operacija je uvijek korak po korak, a nadzor je tu da vam kaže jeste li nešto zabrljali. Promjene su vrlo male (kako bi se rizik sveo na najmanju moguću mjeru), ali možda će vam trebati puno. Ako se pojavi problem, ne samo da nastavljate dalje. Oplemenite ga i popravite prije nego što prijeđete na sljedeći korak. Ako više volite unijeti puno promjena odjednom, možda ćete htjeti držati svoj defibrilator u blizini.
- Uvođenje 1-2 promjene odjednom. Svaki put kad zagrizete hranu, utroši se vrijeme da to preradite prije nego što uzmete sljedeći zalogaj. Vjerojatno smo svi vidjeli što se događa kada mala djeca neprestano pune usta ne trudeći se završiti prethodni zalogaj. Napredak se zaustavlja. Trebali bismo uvesti promjenu, a zatim nadgledati dok timovi obrađuju tu promjenu. Dave li se? Suze li im se oči? Kad ponovno počnu razgovarati, spremni su za sljedeći zalogaj.
- Družite se rano i često s onima koji se najvjerojatnije neće složiti. Vrlo je primamljivo izbjegavati razgovore s onima koji rijetko misle da su vaše ideje briljantne i samo napreduju sami. Međutim, dio načina razmišljanja „brzo propadi“ jest rano voditi teške razgovore kako biste brzo mogli ubiti inicijativu koja očajnički treba umrijeti, a uz to imate minimalna ulaganja. Oni koji će se najvjerojatnije svađati, najmanje će vas slijediti s litice, što je prilično zgodno. Ako vjeruju da je u daljini litica, najmudrije što možete učiniti je potpuno shvatiti zašto to vjeruju i odlučiti što zajedno učiniti. Masa koja ne vidi liticu možda samo slijedi buljeći u svoje cipele.
- Izmjerite i pratite usvajanje. Ne možete samo izbaciti poboljšanje i ići dalje. Timovi se s vremenom regresiraju, jer ih vremenski trakovi i upravljanje krizama uzrokuju prelazak u način preživljavanja. Moramo pronaći načine za mjerenje usvojenosti pomoću KPI-a kako bi timovi mogli odgovarati za to što stvari rade na pravi način. Previše je lako za razvojne timove postojati i funkcionirati iza vitraja tako da nema vidljivosti njihove razine zrelosti. Transparentnost je presudna za dugoročno postizanje uspješnog poboljšanja, a privremeno poboljšanje nije vrijedno truda uloženog u to.
Zaključak
Što ako zaustavite klatno i počnete povremeno izbacivati mala poboljšanja veličine zalogaja koja ljudi mogu lako probaviti? Vaša organizacijska brzina bila bi puno stabilnija i imali biste sretnije, produktivnije timove. Što ako sve vaše loše ideje brzo umru, umjesto da nakon znatnog ulaganja saznate da imate nered u rukama? Ne bi se moglo zaustaviti takva organizacija. Možda bi ta organizacija mogla biti vaša?