Sadržaj:
- Strateško planiranje
- Pisanje SMART ciljeva
- Komponente strateškog plana
- SWOT analiza
- SOAR analiza
- Demografski i ekonomski čimbenici
- Suradnja i socijalne inovacije
- Blagodati zajednice i mjere utjecaja
- Proračun, potpora i ciljevi procesa
- Primjer zahtjeva za bespovratna sredstva
- Učinkovita komunikacija
- Posvećenost uprave promjenama
- Preporuke
- Sažetak
- Reference
Strateško planiranje
Pisanje dinamičnog strateškog plana i procjena vaše organizacije trebali bi uključivati uspostavljene alate za analizu.
"Strateško planiranje sustavni je pristup određene organizacije za donošenje odluka o pitanjima koja su od temeljne i presudne važnosti za njezino kontinuirano dugoročno zdravlje i vitalnost" (Steiss).
Evo 3 alata za analizu koje bi vaša organizacija trebala uzeti u obzir:
PAMETNO: Specifično, mjerljivo, ostvarivo, realno i vremenski ograničeno
SOAR: Snage, mogućnosti, težnje i rezultati
SWOT: Snage, slabosti, prilike i prijetnje
Pisanje SMART ciljeva
Jesu li ciljevi vaše organizacije napisani u obliku "SMART" ciljeva? Jesu li "specifični", "mjerljivi", "dostižni", "relevantni" i "vremenski ograničeni"? Primjer: Do 30. lipnja 2021. godine 100% zaposlenika uspješno će završiti OSHA-in tečaj sigurnosti.
SMART ciljevi važni su za strateško planiranje jer su usredotočeni na učinkovitost organizacije. Ciljevi i ciljevi koji su jasni, učinkoviti i djelotvorni nadići će organizaciju i potaknuti menadžment i zaposlenike da slijede njihov primjer.
Razmotrite ova tri ciljna područja: pružanje usluga, ljudski resursi i razvoj resursa. Napišite ciljeve za ova tri područja slijedeći SMART format. Vaši ciljevi razvoja resursa trebaju težiti povećanju dobrovoljaca i doprinosa. Napišite ciljeve tako da budu mjerljivi i ostvarivi.
Komponente strateškog plana
- Napišite jasne ciljeve.
- Uspostavite razumne vremenske okvire.
- Izmjerite produktivnost, poboljšanje kvalitete i pružite analizu troškova.
- Tražite suradnju, nadahnjujte inovacije i mjerite utjecaj dobrobiti zajednice.
- Napišite proračun koji je povezan sa zahtjevima za bespovratnim sredstvima. To bi omogućilo mjere koje se mogu kvantificirati, kao i analizu troškova i koristi.
- Identificirajte izvršnu ulogu u upravljanju promjenama i ukupnoj organizacijskoj kontroli.
- Procijenite smjer i svrhu vaše organizacije.
- Utvrditi i kvantificirati mjere izvedbe.
- Vaš plan trebao bi naglasiti poboljšanje odnosa s klijentom.
SWOT analiza
Su s trengths, w eaknesses, o pportunities i t hreats identificirati? SWOT analiza široko je prihvaćen alat za ocjenu izvedbe. Međutim, to bi trebalo biti više od vježbe stvaranja popisa (Kearns). Temeljito procijenite svoju organizaciju pomoću četiri alata za analizu.
Usredotočite se na prepoznavanje više snage nego slabosti vaše organizacije. Imajte na umu da istraživanja i iskustva pokazuju da je "fokusiranje na snage pojedinaca i organizacija puno moćnije i učinkovitije od zadržavanja na nedostacima." (O'Neill).
Utvrdite mogućnosti svoje organizacije za uspjeh. Neke su organizacije u iskušenju da se usredotoče samo na prilike i dugo ih razvijaju, dok se snagama, slabostima i prijetnjama ne pridaje toliko pažnje. Fokusiranje na mogućnosti daje osjećaj predviđanja za organizaciju i ulijeva nadu i ponos.
Razvijte sve četiri kategorije na adekvatan i što uravnoteženiji način.
SOAR analiza
Slično SWOT analizi, SOAR je razumna alternativa za vaš plan. Oba dva planiranja i evaluacije alati pitati svoju organizaciju identificirati s trengths i O pportunities. Međutim, vinuti se poziva svoju organizaciju prepoznati a spirations i r esults. Merriam Webster definira težnju kao: "Snažna želja da se nešto postigne."
SOAR je važan za strateško upravljanje jer nadahnjuje inovacije. Koje su težnje i ambicije organizacije? Postoje li novi pristupi vašem poslovnom procesu koji bi trebalo razmotriti? Mogu li se odvažiti nove metode? Ako su ugrađene nove ideje, što se dobilo? Koji su bili rezultati? Inovacije i rezultati trebali bi se mjeriti.
Demografski i ekonomski čimbenici
Osobito je važno uzeti u obzir demografske i ekonomske čimbenike jer su oni najdinamičnije varijable u planiranju. Ciljevi strateškog upravljanja trebali bi biti vremenski ograničeni i trebali bi sadržavati i kratkoročne i dugoročne ciljeve. Projiciraju li se različiti demografski i ekonomski čimbenici za određeno vremensko razdoblje? (Steiss). Iako su mnoge izjave o misijama napisane u vremenskom okviru od 3-5 godina, razmotrite dugoročne izjave o viziji od 20 do 30 godina. Tržišne podatke razmotrite kao dio ekonomske procjene vaše organizacije. Utvrditi i dostaviti popisne podatke.
Suradnja i socijalne inovacije
Uključuje li vaša organizacija suradnju kao i socijalna poduzeća kao mehanizme za promicanje većih socijalnih inovacija? Produktivnost i poboljšanje kvalitete najbolje se mjere prema tome koliko dobro organizacija surađuje s drugim entitetima. Je li vaša organizacija sposobna mjeriti socijalne inovacije? To bi moglo uključivati nadahnjujući doprinos zajednice kako bi se utvrdili načini za poboljšanje socijalnih uvjeta na tom području. Organizacije teže identificirati upotrebu suradnje u ulozi programskih usluga. Neki se programi mogu pohvaliti najsuvremenijim, najsuvremenijim praksama. Ove komponente također moraju biti mjerljive.
Blagodati zajednice i mjere utjecaja
Pruža li vaša organizacija informacije o onima koji izravno imaju koristi od tih aktivnosti (klijenti i članovi), kao i mjere utjecaja kojima je cilj prikazati neto korist za širu zajednicu? Ispitajte rezultate i ishode organizacije. Utvrdite koristi koje se mogu procijeniti pomoću analize troškova i koristi. Kao alternativu, identificirajte i analizirajte mjere utjecaja. Neke organizacije pružaju pretpostavke o osnovnim uslugama. Evo primjera nejasne izjave koja se nalazi u izvješću neprofitne organizacije: "Angažiranje i sudjelovanje u životu zajednice pozitivno utječu na osobe s invaliditetom." Pretpostavljamo da plan ima pozitivan utjecaj, ali nema pruženih statistika. To se također može smatrati nedostatkom, posebno ako se zahtijeva prijavljivanje bespovratnih sredstava za mjere utjecaja.Organizacija je mogla reći: "U 2020. godini 405 osoba s invaliditetom dobilo je naše usluge. 375 ih je moglo naći posao s nepunim radnim vremenom."
Proračun, potpora i ciljevi procesa
Osigurajte formalni proračun. Uspostavlja li proračun radni financijski plan za projekt kako bi se mogao mjeriti i izvještavati o napretku i učinku osoblja koje upravlja sredstvima? Uobičajeno je da će specifikacije bespovratnih sredstava zahtijevati da osoblje provodi mjere učinka. Svaki izvor prihoda i rashoda mora biti jasno dokumentiran. Navedite detalje o izvorima financiranja. Izbjegavajte nejasne izjave poput: "Vladini ugovori i dalje su važan izvor financiranja." Utvrdite i kvantificirajte izvor financiranja. Na primjer, navedite organizacije koje su ugovorene s navedenim državnim tijelom i navedite iznos financiranja u dolarima. Ako su novčani iznosi potpore korišteni za uspostavljanje ili održavanje organizacije, navedite podatke. Nedostatak dokumentacije mogao bi biti dodatni nedostatak za organizaciju tijekom procjene bespovratnih sredstava.
U vaš strateški plan trebaju biti uključeni zahtjevi za bespovratna sredstva. Nadalje, povezuje li se proračun izravno s metodama (ciljevi procesa) i komponentama procjene unutar specifikacija i zahtjeva za bespovratna sredstva? Važno je povezati proračun s procesnim ciljevima radi veće isplativosti i djelotvornosti.
Neke organizacije identificiraju napore za prikupljanje sredstava kao dio financijskog i strateškog planiranja. Izbjegavajte nejasne izjave poput: "Povećava se broj doprinosa koji podržavaju operativni proračun za 25%." Utvrdite iznos predviđen za prikupljanje sredstava kako bi svatko mogao izračunati povećanje od 25%. Još jedan primjer nejasne izjave koja se nalazi u strateškom planu: "Imamo zakladni fond od milijun dolara." Potrebno je više detalja o tome kako je uspostavljen zakladni fond. Vaš strateški plan mora sadržavati kopiju proračuna i povezati ga s ciljevima procesa.
Primjer zahtjeva za bespovratna sredstva
Učinkovita komunikacija
Komunicira li administracija vaše organizacije široko o potrebi za promjenama i kako se promjena može uspješno ostvariti? Važno je pokazati da se široka komunikacija može ostvariti učinkovito i profitabilno. Ako vaša organizacija prolazi kroz promjene, koji se postupak komunikacije koristi? Kako se njime upravlja ili kontrolira? Iako mnoge organizacije predviđaju promjene, nadzor i komunikacija nad njima moraju biti dobro razvijeni u planu.
Posvećenost uprave promjenama
Ako se promjena implementira u novi sustav upravljanja, rezultira li to ili postoji dokaz izvršne predanosti, otvorene kulture povjerenja i osnaživanja zaposlenika? Iako ih je teško identificirati i izmjeriti, raspravlja li strateški plan ili nudi uvid u to jesu li izvršitelji predani? Je li kultura ona koja nadilazi radni odnos i ulijeva nadu, uvjerenje i povjerenje u organizaciju i jedni drugima? Osnaživanje zaposlenika može se pokazati koliko se ulaza i uplata uzima u obzir i stupnjem slobodnog prostora koji oni uživaju. Kolika je širina svakog zaposlenika?
Neke se organizacije pridržavaju niza temeljnih operativnih vrijednosti. Promovira li vaša organizacija brižni stav, odziv, poštovanje, individualiziranu potporu, raznolikost, integritet i odgovornost, najmodernije prakse, partnerstva, zagovaranje i financijsku održivost? Ako da, kako se mjere? Uslužne agencije trebale bi se usredotočiti na odnos sa svojim klijentima. Usredotočite se na odnos zaposlenika i rukovodstva. Dobro napisan strateški plan također će uključivati osnaživanje zaposlenika.
Preporuke
Iako postoji niz kriterija koji se mogu koristiti za preciznu procjenu vašeg strateškog plana, svakako uključite ove ključne oznake procjene:
Proračun
Vaš plan treba sadržavati proračun. Navedite informacije o zahtjevima za bespovratna sredstva i bilo kakvom državnom financiranju. Uključite iznose. Povežite proračun s planom. To bi pak omogućilo mjerljive standarde izvedbe.
Ciljevi i ciljevi
Ciljevi i zadaci trebali bi jasno slijediti kriterij „SMART“. Provjerite jesu li ciljevi mjerljivi. Navedite podatke za izračun omjera troškova i koristi. Pružiti kvantificirane ulaze, izlaze, ishode i utjecaje.
Angažman zaposlenika
Uprava bi trebala uspostaviti pozitivno radno okruženje poticanjem doprinosa tima. To je posebno važno u uslužnoj agenciji kako bi agenti mogli učinkovito doprijeti do onih kojima je potrebna s osjećajem ponosa i inovativnosti.
Sažetak
Dobro uravnotežen strateški plan nastojat će uključiti sve tri metode planiranja i analize (SMART, SWOT i SOAR). Trebao bi biti napisan na takav način da bi omogućio ispravljanje svih nedostataka. Plan treba sadržavati proračunske podatke, kao i zahtjeve za bespovratna sredstva. Naglasite snage i mogućnosti. Priznajte prijetnje i slabosti. Budite otvoreni za promjene i smatrajte svoj plan dinamičnim. Slijeđenje ovih inicijativa omogućit će vašoj organizaciji da se kreće kroz naša vremena koja se stalno mijenjaju.
Reference
Australska komisija za produktivnost (2010). Doprinos neprofitnog sektora, izvještaj o istraživanju, Canberra.
Chanley, S. (2011). 5. tjedan: 6. analiza troškova i proračun - 6. tjedan predavanje.
Cummings, TG i Woorley, CG (1995). Zahtjevi za uspješnu organizacijsku promjenu . Autentičnost Consulting LLC. Preuzeto sa: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "
Kearns, KP (1992.). Od usporedne prednosti do kontrole štete: Razjašnjavanje strateških problema pomoću SWOT analize. Neprofitno upravljanje i vođenje 3 (1), 3–22. doi: 10.1002 / nml.4130030103
O'Neill, C. (2007). SOAR ne SWOT: Strateško planiranje temeljeno na imovini. Pregled neprofitnih odbora i upravljanja . Rancho Santa Margarita, CA: Charity Channel LLC.
Steiss, AW (2003.). Strateško upravljanje za javne i neprofitne organizacije. New York: Marcel Dekker, Inc