Sadržaj:
- Zašto su redoviti sastanci osoblja korisni?
- Učinkovita komunikacija za menadžere i zaposlenike
- Karakteristike uspješnih sastanaka timova
- Koristite sastanke za raspravu o tekućim problemima
- Komunikacija je ključna
Sastanci osoblja pružaju korisno mjesto na kojem zaposlenici svih razina mogu razgovarati, ažurirati se i postavljati pitanja.
Autor
Zašto su redoviti sastanci osoblja korisni?
Održavanje redovitih sastanaka osoblja sa zaposlenicima na radnom mjestu uvelike će poboljšati komunikacijske napore koji čine temelj bilo koje radne skupine. Zaposlenici koji mogu računati na dosljedan sastanak s kolegama i menadžerima osjetit će veće vlasništvo nad poslom koji rade zbog česte prilike da međusobno komuniciraju na tim sastancima.
Nadalje, ovi će zaposlenici osjećati povjerenje u svoje vodstvo jer su uključeni u planiranje i druge procese koji čine radno mjesto boljim mjestom za sve. Budući da zaposlenici velik dio svog života provode na poslu, važno je da se osjećaju kao da su dio uspjeha organizacije koja ispunjava svoje strateške ciljeve.
Učinkovita komunikacija za menadžere i zaposlenike
Sastanci osoblja omogućuju zaposlenicima da budu dio procesa odlučivanja u organizaciji prenoseći svoja mišljenja, ideje itd. Na strukturiranom, ali općenito prihvaćenom forumu. Iako konačni autoritet i donošenje odluka pripadaju vodstvu organizacije, čelnici često dolaze do svojih zaposlenika zbog dragocjenog doprinosa.
Menadžeri koji koriste ove sastanke kao komunikacijski alat otvaraju izvrsnu priliku zaposlenicima da međusobno podijele svoja radna iskustva. Neke zajedničke karakteristike učinkovitog sastanka osoblja su sljedeće.
Karakteristike uspješnih sastanaka timova
- Redoviti raspored: Da bi doista bili učinkovito sredstvo za prenošenje informacija i prikupljanje podataka od zaposlenika, sastanci osoblja trebaju se zakazati prije vremena kako bi ih zaposlenici mogli predvidjeti i u skladu s tim planirati s ostatkom svog rasporeda / kalendara. Zaposlenici koji mogu računati da će se ovi sastanci redovito održavati, vidjet će ih kao priliku da dosljedno dijele informacije s drugima.
- Pravovremeni početak: Ako menadžeri žele da se njihovi zaposlenici na vrijeme pojave na sastanku, moraju dati primjer i da na vrijeme stignu na sastanak. Nadalje, početak sastanka trebao bi biti prema rasporedu kako bi kasnili polaznici znali da se moraju potruditi da ne zakasne na sljedeći sastanak. Kao menadžer koji vodi sastanak, ažurnost i započinjanje sastanka na vrijeme pokazat će koliko je menadžer važan kako je sastanak važan.
- Pripremljeni dnevni red: Budući da će zaposlenici vjerojatno imati informacije za razmjenu, korisno je pripremiti dnevni red kako bi se održala neka struktura i poredak na sastanku. Lako je skrenuti s puta kad zaposlenici nude informacije koje možda donekle nisu povezane s pripremljenim dnevnim redom. Dnevni red također služi kao prikladan zapis koji nadzornik može vratiti i pogledati kako bi utvrdio jesu li određene teme obrađivane.
- Obavezno prisustvo: Redovito zakazan sastanak osoblja, koji se provodi radi razmjene i prikupljanja važnih podataka o radnom mjestu, obično treba imati obvezni zahtjev za pohađanjem osoblja. Zaposlenici moraju biti dio ovog komunikacijskog "think tanka", jer je učinkovit samo ako su svi tu da slušaju raspravu i pruže svoj jedinstveni uvid u raspravljane teme. Dopuštenje da se preskoči sastanak osoblja zbog druge radne obveze trebala bi biti iznimka, a ne uobičajena pojava.
- Profesionalizam: Budući da će se osobna mišljenja i uvidi dijeliti na sastancima osoblja, ključno je da upravitelj nadgleda sastanak dok drugi govore kako bi se osiguralo da sve rasprave ostanu profesionalne i s poštovanjem. Zaposlenici često spremaju određene teme za otvorenu raspravu na sastanku osoblja. Ti bi se ljudi mogli osjećati vrlo strastveno prema svom mišljenju i povrijediti svoje osjećaje ili postati defanzivni kad drugi dijele drugačije mišljenje. Za vodstvo za stolom vrlo je važno da svi budu profesionalni podsjećajući ih da svi imaju svoje mišljenje i trebali bismo poštovati njihovu priliku da razgovaraju sa svojim suradnicima na takvom forumu. Ako na sastanku osoblja nema kontrole u tom pogledu, jače osobnosti nadmašit će druge, a to bi moglo rezultirati time da se neki zaposlenici osjećaju nesklono aktivnom sudjelovanju u budućnosti.
- Potreba za otkazivanjem sastanaka osoblja: Menadžeri mogu imati prilike otkazati sastanak zbog vlastitih neizbježnih problema s rasporedom ili u to vrijeme nema stvarnih problema koji zahtijevaju doprinos osoblja. Budući da nije učinkovito održavati sastanak samo radi održavanja sastanka, otkazivanje sastanka je pametno jer će zaposlenici cijeniti oslobađanje vremena prema rasporedu za obavljanje drugih poslova. Možda bi bilo pametno poslati e-poštu kako bi zaposlenike obavijestili da su dobrodošli razgovarati s upraviteljem jedan-na-jedan ako imaju bilo kakvih neriješenih problema o kojima trebaju razgovarati. Dopuštenje da razgovaraju s upraviteljem ili promoviranje "Pravila otvorenih vrata" nakon što je sastanak osoblja neočekivano otkazan dati će zaposleniku do znanja da ne moraju čekati sljedeći sastanak kako bi razgovarali o nečemu što im je važno.
Sastanci osoblja koji utjelovljuju ove karakteristike donijet će učinkovite rezultate koji će koristiti organizaciji i svima koji naporno rade kako bi uspjeli.
Abraham Lincoln održao je svoj govor "Kuća podijeljena" u glavnom gradu države Illinois (Old State Capitol) u Springfieldu u državi Illinois, 16. lipnja 1858. Organizacije neće preživjeti ako zaposlenici ne dobiju priliku za otvorenu komunikaciju.
Autor
Koristite sastanke za raspravu o tekućim problemima
Redoviti sastanak osoblja stvara forum za dosljednu raspravu o svim tekućim ili novim nesuglasicama ili međuljudskim pitanjima koja se mogu pojaviti između pojedinaca koji redovito međusobno komuniciraju. Ako se uzme u obzir koliko dana, a time i života, provodi na poslu, ne čudi što se međuljudske situacije mogu pojaviti zbog generacijskih razlika, vrijednosti i cjelokupnih životnih iskustava.
Činjenica je da svatko dolazi na posao s vlastitom "prtljagom" koja čini ono što zapravo jesu. Redoviti sastanak sa suradnicima omogućuje planiranu i stoga pouzdanu priliku za rješavanje problema prije nego što postanu krizne situacije.
Radni odnos je poput bilo kojeg drugog osobnog odnosa - potrebna mu je dovoljna prilika za rješavanje problema koji mogu spriječiti obavljanje posla i postizanje ciljeva u organizaciji. Kada su odnosi "podijeljeni" i nastave da se raspršuju bez intervencije vodstva, mogu se dogoditi značajni poremećaji na radnom mjestu jer se različiti timovi ili strane međusobno izazivaju zbog dominacije nad određenim stajalištem.
Komunikacija je ključna
Iskorištavanje svih prilika za međusobnu komunikaciju na radnom mjestu ključ je profesionalnog uspjeha zaposlenika i njihovog vodstva. Kada se sastanci osoblja održavaju redovito, profesionalno i na način koji potiče sve polaznike na aktivno sudjelovanje, organizacija može ubrati blagodati postojanja solidnog radnog tima u kojem se povjerenje stječe produktivnom interakcijom. Razmjena informacija među ljudima koji čine da organizacija ispunjava njezine ciljeve stvara skladnije okruženje za sve.