Sadržaj:
- Sastanci kojima sam prisustvovao
- Svi žele imati bolje sastanke
- 1. Sjajni sastanci ne vode se sami
- 2. Planiranje započinje s krajem u umu
- 3. Uvijek postoji formalna agenda
- 4. Osnovna pravila su izričito izražena i dogovorena
- 5. Postoje zadaće ključnih uloga kako bi se sastanak održavao na tragu
- Mjeritelj vremena
- Flipchart / Tabla za bilješke
- Bilješka sastanka / zapisnik minuta
- 6. Postoji Akcijski plan za praćenje
- Primjena ovih savjeta
Sastanci kojima sam prisustvovao
Svi žele imati bolje sastanke
Ok, svi smo bili tamo… samo smo sjedili na sastanku ono što se čini kao neumjereno puno vremena i činilo se kao ogroman otpad. Svi su puno razgovarali, nešto od toga bilo je potpuno izvan teme i nije vidljivo što je zapravo postignuto. Zvuči uopće poznato?
Srećom postoje načini za vođenje sastanaka koji ih čine produktivnijima. Produktivni sastanci uvijek imaju svrhu, učinkoviti su u načinu na koji se vode i zakazani su za pravo vrijeme.
Sljedećih šest savjeta mogu vam pomoći da transformirate vaš sljedeći sastanak:
- Sjajni sastanci se ne vode sami.
- Planiranje započinje s ciljem na umu.
- Uvijek postoji formalna agenda.
- Osnovna pravila su izričito izražena i dogovorena.
- Postoje ključni ulozi za održavanje sastanka na tragu.
- Postoji akcijski plan za praćenje.
Uzmimo malo vremena da ih istražimo malo dublje.
1. Sjajni sastanci ne vode se sami
Netko treba dirigirati orkestrom da svi sviraju u harmoniji, paziti na nagradu, voditi s prednje strane… hmm, shvaćate? Kad su svi na sastanku usredotočeni na svoju jedinstvenu ulogu, jedna osoba treba biti imenovana za voditelja za smanjivanje kako bi se vidjela velika slika kako se rasprave razvijaju i usmjeravaju u procesu učinkovite komunikacije.
Dobra facilitacija pomaže sudionicima da se glatko kreću kroz put i ispeglaju izazove tamo gdje se pojave. Voditelj treba biti dobar komunikator i može biti predsjedavajući sastanka, jedan od sudionika ili vanjska osoba koja nije uključena u rasprave na sastanku.
2. Planiranje započinje s krajem u umu
Postavite si sljedeća pitanja:
- Što pokušavamo postići održavanjem sastanka? Koji su željeni ishodi?
- Je li sastanak najbolja opcija ili se neki ili svi ciljevi mogu postići upotrebom e-pošte ili drugih sredstava komunikacije?
- Tko treba prisustvovati? Kako prepoznati prave sudionike i pravi broj sudionika?
- Koji je stupanj pripreme potreban za najbolje postizanje krajnjeg rezultata?
- Koje procese trebamo uključiti u sastanak? Na primjer, trebamo li razmotriti uključivanje sesije mozga kako bismo generirali nove ideje ili imamo pojedinačne prezentacije za informiranu suradnju?
Počevši od ishoda koje treba postići, možete bolje identificirati polaznike i obraditi količinu vremena i predradnji koji će biti potrebni za učinkovit sastanak.
3. Uvijek postoji formalna agenda
Najučinkovitiji sastanci imaju dnevni red, tj. Popis točaka o kojima treba raspraviti na sastanku. Iako smo navikli na dnevni red koji samo iznosi točke o kojima će se raspravljati, bolji način je uključiti namjeru (cilj) i željeni ishod svake točke dnevnog reda, tako da su svi sudionici sastanka na istoj stranici.
Kada se dnevni red kreira na ovaj način, postaje očiglednije kada rasprava krene izvan okvira, je li završena ili kad je možda vrijeme da se krene dalje. Formalni ciljevi sudionicima će reći kako najbolje doprinijeti, a ishodi pružaju mjeru učinkovitosti rasprave. Također je izvrstan alat za voditelja ili predsjedavajućeg da usmjeri sastanak na uspješan zaključak.
Primjer dnevnog reda koji prikazuje raspored, ishode i ciljeve
4. Osnovna pravila su izričito izražena i dogovorena
Provedba pravih osnovnih pravila može proizvesti sastanke s više fluidnosti i manje trenja. Kad čujete izraz osnovna pravila, možda pomislite na "telefoni vibriraju" ili "budite na vrijeme" ili "primijenite zlatno pravilo" itd. To bi mogli biti najčešće primjenjivani standardi, ali osnovna pravila za plodne sastanke također bi se trebala usredotočiti na poboljšanje komunikacije radi većeg grupnog angažmana.
Dobar uzorak osnovnih pravila koja to ilustriraju potječe od Rogera Schwarza (Schwarz, 2016). Navodi osam pravila za učinkovite sastanke: "Iznesite stavove i postavite istinska pitanja; podijelite sve relevantne informacije; upotrijebite konkretne primjere i dogovorite se što važne riječi znače; objasnite obrazloženje i namjeru; usredotočite se na interese, a ne na stavove; testirajte pretpostavke i zaključke; zajedno osmislite sljedeće korake; razgovarajte o neupitnim pitanjima. "
Ova su pravila stvorena da vode ponašanje pojedinačnih i grupnih rasprava radi opsežnijeg dijaloga, ali samo su primjer nekih protokola koji bi mogli potaknuti pozitivno sudjelovanje. Stvaranje ili prilagođavanje vlastitog skupa proceduralnih normi i pravila ponašanja može regulirati i usmjeriti sastanak prema bogatijim ishodima.
Potpuno razumijevanje svakog osnovnog pravila na početku svakog sastanka bit će važno da se sudionici slože i pokušaju prilagoditi željenim standardima.
5. Postoje zadaće ključnih uloga kako bi se sastanak održavao na tragu
Najuspješniji sastanci imaju neke bitne uloge koje se sudionicima mogu dodijeliti kao dvostruke uloge ili vanjskim osobama. Dodijeljene uloge ovisile bi o duljini sastanka, broju sudionika i svrsi iza sastanka.
Mjeritelj vremena
Zamolite volontera da nadgleda vrijeme na temelju dnevnog reda. To se može uvrstiti u odgovornosti predsjedavajućeg sastanka ili voditelja sastanka, no ako je sastanak dugotrajan ili se očekuje da je složene prirode, možda bi bilo najbolje tražiti odvojenog volontera.
Uloga mjeritelja je upozoriti sudionike kada se bliži kraj za određenu točku dnevnog reda, tako da skupina može odlučiti o dodatnom vremenu ako ishod nije postignut ili se složiti da krene dalje.
Flipchart / Tabla za bilješke
Kad netko zabilježi napredak sastanka na štafelaju ili na bijeloj ploči, daje široki prikaz napretka sastanka.
Doprinosi dijagramiranju mogu stimulirati nove ideje ili stvoriti veze između koncepata koji možda nisu napravljeni na drugi način. To također može potaknuti osobe koje se ustručavaju dijeliti, posebno u skupini vokalnih sudionika s tendencijom da se potvrde nad drugima. Suprotno tome, moglo bi i ove osobe moderirati, posebno ako njihove tendencije proizlaze iz osjećaja da nitko ne sluša ili ne shvaća njihove ideje ozbiljno. Jednom kad se uhvate, na njih se može uputiti ako se ponovi.
Bilješke s flipchartom trebale bi biti čitljive i točno bilježiti ključne doprinose. Mogu biti predstavljeni ili popraćeni vizualnim simbolima ili skraćenicama radi jednostavnosti i okretnosti. Na kraju sastanka mogu se prepisati i dodati formalnim bilješkama ili pohraniti i koristiti kao referenca na sljedećim sastancima.
Bilješka sastanka / zapisnik minuta
Nikada ne postoji jamstvo da ćete vi i ostali članovi sastanka kasnije imati isto razumijevanje onoga o čemu se razgovaralo ili dogovorilo, bez obzira koliko je sastanak bio kratak ili jednostavan. Bilješke ili zapisnici sa sastanka trebali bi sadržavati evidenciju važnih odluka, dogovora, rasprava i akcijskih stavki.
Budući da mogu postojati različita tumačenja onoga što čini "zapisnik sa sastanka" ili "bilješke sa sastanka", dobra je ideja dati obrazac ili unaprijed dogovoriti format.
Osoba odgovorna za hvatanje bilješki može biti sudionik sastanka ili vanjska osoba čija je jedina svrha stvaranje točne evidencije sastanka.
6. Postoji Akcijski plan za praćenje
Konačna tajna uspješnih sastanaka je osigurati da je sastanak bio više od puke "radionice razgovora". Ako postoji stavka koju treba pratiti, trebala bi imati dodijeljeni vremenski slijed i odgovornu osobu ili osobe. Popis predmeta, rokovi i odgovorne osobe trebali bi se stvoriti i usuglasiti kao dio sažetka na kraju sastanka. Ovo ne bi trebalo biti zakopano u tijelo zapisnika / bilješki sa sastanka, već bi trebalo imati zaseban odjeljak u kojem se mogu jasno uputiti.
Primjena ovih savjeta
Eto vam, šest jednostavnih savjeta za dragocjenije sastanke. Možete biti sigurni u produktivniji sastanak na kojem su primijenjeni svi ili neki od ovih savjeta.
Ako planirate dodati bilo koji od ovih prijedloga na sljedeći sastanak, možda ćete ih htjeti provesti u fazama, tako da to ne bude velika promjena za vas ili druge osobe uključene u sastanak.
Reference:
Schwarz, R. (2016). 8 Osnovnih pravila za sjajne sastanke. Pristupljeno 23. srpnja 2019.
© 2019 Audra Stevenson