Sadržaj:
- Što su minute?
- Kako se pripremam za sastanak
- Što radim tijekom sastanka
- Pregled i distribucija zapisnika
- Molimo koristite ovo samo kao referencu
Uzimanje minuta.
Što su minute?
Zapisnici su kratke bilješke koje vodim tijekom sastanka ili rasprave. Snimam ih kako ne bismo propustili ništa o čemu se razgovaralo ili dogovorilo na sastanku. Predsjedavajući službeno odobrava zapisnike i čuva se kao evidencija koja pripada organizaciji. Oni mogu pomoći u bilo kojoj istrazi koja se dogodi u budućnosti. Oni također pružaju evidenciju o tome kakve su odluke donesene na sastanku i tko će na njih postupiti.
Zapisnici su uvijek kratki i jasni, napisani jednostavnim jezikom, jer ih moraju cirkulirati ili im treba pristupiti ljudi s različitim razinama standarda na tom jeziku, u mom slučaju engleskom. Svatko tko nije mogao prisustvovati sastanku i tko treba znati što se dogodilo na sastanku dobit će od jednostavno napisanih zapisnika.
Kako se pripremam za sastanak
Organiziram i pripremam se za sastanak prikupljanjem podataka za dnevni red, dogovaranjem točaka koje će se uvrstiti na dnevni red sa predsjedavajućim, distribuiranjem dnevnog reda s pratećim papirima, rezerviranjem sobe za sastanke, obavještavanjem uključenih o datumu, vremenu, mjestu i mjestu održavanja sastanka. svrhu i organiziranjem osvježenja. Također imam detalje o posjetiteljima i isprike potrebne za sastanak.
Imam dnevni red u ruci i sve potrebne bilješke i olovke spremne za zapisnik. Pažljivo slušam raspravu i zapisujem važne točke.
Što radim tijekom sastanka
Stalno komuniciram sa svojim predsjedavajućim tijekom sastanka, vodeći računa da se dnevni red slijedi onako kako se raspravljalo i odobravalo. Rijetko će se zbog nekih neizbježnih okolnosti dnevni red morati mijenjati ili slijediti bez redoslijeda, ali polaznici će biti upoznati s promjenom i razlogom da se izbjegne zabuna. Također vodim računa da predsjedatelj sažima važne točke i da se sve donesene odluke slažu sa sudionicima, uzimajući u obzir svaki sukob ideja. Također osiguravam da se poduzimaju radnje za svaku točku dnevnog reda.
Koncentriram se na to da zapisujem ono što je odlučeno i tko će to učiniti. Dajem svakom stavku zaseban naslov i pokušavam zapisati svoje grube bilješke ubrzo nakon sastanka. Pazim da su zapisnici točni, metodični, gramatički ispravni i jezgroviti te napisani jednostavnim, lako razumljivim jezikom. Pazim da su dosljedni u svom obliku i sadržaju i da se koncentriram na donesene odluke. Zapisnici se također sastavljaju u dogovorenom formatu prema točkama dnevnog reda, s urednim naslovima gdje god je to potrebno.
Pregled i distribucija zapisnika
Nakon što zapišem zapisnike, uzimam vremena da ih pregledam i vodim od strane predsjedavajućeg na odobrenje i za sve potrebne promjene prije nego što ih dostavim potrebnim članovima. Zapisnici se kao zaštićeni dokument distribuiraju e-poštom potrebnim članovima osoblja. Osiguravam da se sve radnje koje trebaju daljnje aktivnosti provode u potrebnom vremenskom okviru.
Zapisnici se pohranjuju na tvrdi disk za buduću upotrebu. Služe kao evidencija za bilo koju osobu koja će u budućnosti preuzeti bilo koju funkciju, u referentne svrhe.
Molimo koristite ovo samo kao referencu
Na ljubaznoj bilješci, nemojte kopirati ništa ovdje predano i prikazati u svojoj datoteci. Ovo je objavljeno ovdje, samo da bi vam pomoglo da steknete ideju o tome što očekuju od vas i kako morate napisati. Kada pripremate vlastite datoteke, morat ćete se povezati s vlastitim radnim područjem i organizacijom i držati se toga. Hvala na suradnji.