Sadržaj:
- Spriječiti katastrofu projekta
- Upravljanje opsegom presudno je za uspjeh projekta
- Spriječite puzanje opsega
- Kada je sljedeći utorak?
- Dogovaranje o opsegu vašeg projekta
- Dolazak na istu stranicu
- Dogovaranje o opsegu
- Pojašnjavanje pretpostavki
- Koraci upravljanja opsegom
- Pitanja koja definiraju ostatak projekta
- Uključenja i isključenja
- Stvaranje strukture raščlanjivanja rada (WBS)
- Izrada ostatka projektnog plana
- Upravljanje opsegom tijekom projekta
- Analiza zarađene vrijednosti
- Upravljanje Scope Creep
- Upravljanje svim devet područja
- Isporuka onoga što ste obećali
- Provjera i provjera valjanosti
- Dostava
- Oduševljenje kupaca
- Što zaustavlja vaše projekte?
Postavite se za uspjeh projekta jasnim definiranjem ciljeva - opsega - na početku.
Slika Davida Marka s Pixabaya
Spriječiti katastrofu projekta
Ovaj je članak pregled vrlo velike teme, Upravljanje opsegom projekata. Zapravo su o upravljanju opsegom napisane cijele knjige. Ovaj pregled može usmjeriti vaše daljnje studije o upravljanju opsegom, što je ključno za uspjeh projekta.
Upravljanje opsegom presudno je za uspjeh projekta
Većina projekata propadne, i to iz mnogih razloga. Ali uistinu katastrofalni neuspjesi na projektu su neuspjesi upravljanja opsegom. Opseg je definicija svrhe i cilja projekta. Dakle, ako je to loše definirano, ili uopće ne dobivamo ništa (cilj nije isporučen), ili dobivamo rezultat koji ne radi ono što želimo ili dobivamo dva dijela koja ne rade zajedno, jer polovica projektni tim imao je jednu ideju, a druga polovica drugu. Dostavljamo prednji kraj magarca i stražnji kraj konja, a na kraju izgledamo poput stražnjeg dijela konja.
Spriječite puzanje opsega
Čak i ako su proizvod i njegova svrha na početku dobro definirani, kupci imaju notornu naviku dobivati nove ideje i očekivati sve više i više. Ako ih ignoriramo, počet će sanjati i očekivati da ispunimo njihove snove. Kad isporučimo ono što smo obećali - mnogo manje od onoga što su sanjali - neće biti zadovoljni. Nije važno da li ćemo im dati točno ono što su tražili. Ljudi se uznemire kad ne dobiju ono što očekuju. Još gore, ako ih ipak poslušamo, nastavljamo dodavati značajke koje oni zahtijevaju. No, to traje puno duže od izvornog rasporeda i puno više novca nego što je u izvornom proračunu.
Kao rezultat toga, na kraju projekta nemamo što isporučiti. Kupac nema vremena i novca, a mi nemamo ništa korisno za pokazati za sve svoje radove. To čudovište nazivamo puzanjem, što znači da se, iako smo na početku definirali opseg, u opseg uvlačilo sve više i više karakteristika, sve više zvona i zvižduka, dodajući projektnom planu sve dok se nije srušilo od vlastite težine.
Prema Institutu za upravljanje projektima, 64% svih projekata ne donosi zadovoljstvo svojim izvornim rasporedom i proračunom. A najveći uzrok tih kvarova je loša definicija opsega, ili ako smo na početku dobro definirali opseg, puzanje opsega.
Dobra vijest je da smo na putu prema uspjehu ako jasno definiramo opseg i upravljamo puzanjem opsega!
Obučio sam preko 4000 projektnih menadžera i vodio desetke projekata. Dopustite mi da vam pokažem kako definirati opseg i upravljati puzanjem opsega prije nego što se vaš projekt svlada!
Preplave li zahtjevi za dodatnim zvonima i zvižducima poput mrava na kocki šećera? Pročitajte kako biste saznali kako upravljati puzanjem opsega.
stevendepolo Steven Depolo (CC BY) putem Flickr-a
Kada je sljedeći utorak?
Kad god predajem razred o definiciji opsega i jasnoći komunikacije, tražim pokazivanje ruku na ovo pitanje. Recimo da predajem u četvrtak. Pitam, "Podignite ruku ako mislite da će sljedeći utorak za pet dana biti." Otprilike polovica ljudi u sobi podiže ruke. Tada pitam: "Podignite ruku ako mislite da će sljedeći utorak proći za 12 dana." Druga polovica ljudi u sobi podiže ruke.
To pokazuje da obični engleski jezik nije precizan jezik. Za neke je "sljedeći utorak" onaj koji dolazi pet dana dalje. Za ostale je "sljedeći utorak" iza "ovog utorka", tako da je ostalo dvanaest dana.
Kad učenici vide da, bez obzira na njihov način razmišljanja, polovica ljudi u sobi misli drugačije, počinju uviđati vrijednost jasnih preciznih, pisanih definicija. Takve definicije uvelike uklanjaju skupe nesporazume i sprečavaju pogreške koje razočaraju naše kupce.
Dogovaranje o opsegu vašeg projekta
Suradnja s kupcem, timom i svim dionicima na dogovaranju rezultata projekta i njegove funkcije i svrhe nije jednostavna. Na primjer, korporativno web mjesto je:
- izraz korporativne slike, prema višim rukovoditeljima
- izvor izloženosti zakonskoj odgovornosti, prema korporacijskom savjetniku
- alat za donošenje novih prihoda, prema marketinškom odjelu
- druga stavka troškova koju treba održavati, prema financijama
- prilika za rješavanje nekih problema zapošljavanja i dobivanje dobrih potencijalnih zaposlenika, prema ljudskim resursima
- posao održavanja, prema IT odjelu
- projekt za dovršetak, prema timu za web razvoj
Ključno je ovdje da su svi u pravu. Uspješno upravljanje opsegom zahtijeva sposobnost razumijevanja perspektive svih, uvida što im treba i što mogu ponuditi i sve to staviti u jedan plan i jednu definiciju.
Dolazak na istu stranicu
Svatko na koga projekt utječe ima svoju perspektivu i svoj jezik. Kako se izvršni "korporativni imidž" prevodi u marketinšku "učinkovitu odredišnu stranicu" i poruke IT odjela "br. 404 stranica nije pronađena". Arhitektura je sposobnost da se jedno vidi u više pogleda, u više perspektiva i na više jezika. Kao projektni menadžeri, moramo biti i arhitekti, sposobni sagledati projekt iz svih perspektiva i odgovoriti na sve probleme.
Dok sastavljamo početnu definiciju projekta, izjavu o opsegu, moramo biti sigurni da svi razumiju svrhu i cilj. Možda imaju različite izraze za istu stvar; To je u redu. Ali ako dvoje ljudi imaju potpuno različite slike onoga što se snima, imamo problem. I ne možemo biti nejasni oko toga. Ne možemo izjaviti "Pravimo sivog sisavca" i neka korporativni tim očekuje slona, dok je glavni financijski direktor pristao platiti samo miša.
Dogovaranje o opsegu
Kad smo na istoj stranici, radimo sa svim dionicima kako bismo definirali što izrađujemo i zašto. Ovdje još uvijek poslujemo na visokoj razini. Ali idemo naprijed-natrag, pojašnjavamo, definiramo i dobivamo sve bolju i bolju sliku onoga što stvaramo.
Pojašnjavanje pretpostavki
Kao što smo gore rekli, kupci nisu sretni kad ne dobiju ono što očekuju. Kako bismo bili sigurni da razumijemo i upravljamo njihovim očekivanjima, ne možemo ostaviti izjavu o opsegu projekta nejasnim, jasnim engleskim izrazima. Mora se definirati s inženjerskom preciznošću, a mora se objasniti i uobičajenim jezikom. Također pomaže u korištenju dijagrama i, kad je to moguće, razvoju maketa i prototipova kako bi naši kupci i dionici zapravo mogli vidjeti ili vidjeti sliku onoga što će dobiti. Važnost preciznog jezika potražite u bočnoj traci " Kada je sljedeći utorak?"
Koraci upravljanja opsegom
Institut za upravljanje projektima definira četiri procesa koji čine upravljanje opsegom:
- Planiranje opsega iznosi naš plan upravljanja opsegom na ovom konkretnom projektu. Ako su naši projekti međusobno prilično slični, to se radi jednom za sve projekte i slijedimo standardnu metodologiju.
- Definicija opsega je postupak stvaranja naše prve izjave o tome što dajemo na ovom projektu, uključujući njegovu prirodu, funkciju i svrhu. Dobivena Izjava o definiciji opsega temeljni je koncept iz kojeg se planira cjelokupni projekt.
- Struktura strukturiranja rada (WBS) postupak je definiranja svih detalja onoga što izrađujemo, stvarajući cjelovitu i preciznu definiciju opsega projekta.
PMI nudi otmjeno ime za prvo stvaranje definicije opsega visoke razine, a kasnije detaljni WBS. Oni to nazivaju progresivnom razradom.
Pitanja koja definiraju ostatak projekta
Jasna definicija opsega bitna je za planiranje i definiranje svih ostalih aspekata projekta. Ispravna definicija svakog od ostalih osam područja upravljanja projektima temelji se na čvrstoj, jasnoj definiciji opsega. Ako vam nisu jasna devet područja upravljanja projektima, možda ćete htjeti pročitati Devet područja upravljanja projektima i Zašto su oni važni.
Uključenja i isključenja
Izvrstan alat za definiranje opsega i sprečavanje opseg puzanja je uključiti i definiciju onoga što činimo, da je popis inkluzija, a također popis onoga što su ljudi tražili da mi se ne izradi, odnosno popis od isključenja. Dva su razloga za to.
Prije svega, ljudi su skloni zapamtiti da će dobiti sve što žele, čak i ako kažete "ne". Možemo upravljati ovom prirodnom ljudskom tendencijom zapisujući ono što smo se dogovorili, pokazujući im to i natjerajući ih da se na to potpišu. Zatim, kasnije u projektu, kad se sjete da su ga zatražili i misle da će ga dobiti, možemo im pokazati, oprostite, ne, to je uvijek bilo isključeno iz opsega, dogovora onoga što radimo.
Na primjer, recimo da izrađujem web mjesto za tvrtku na Južnoj Floridi, gdje postoje tri popularna jezika: engleski, španjolski i haićanski kreolski. Tijekom početnog definiranja opsega slažemo se da će web mjesto biti na engleskom i španjolskom, ali da njegovo prevođenje na haićanski kreolski trenutno nije isplativo. Zapisujemo "Web stranica ove godine neće biti prevedena na haićanski kreolski. Ako se potražnja kreolske zajednice poveća, ovo bi moglo biti pristupačno sljedeće godine."
Tada, kad se stranica testira, dolazi upravitelj i kaže: "ali nisam mogao pročitati stranicu na kreolskom. Što se dogodilo?" Donosimo izjavu o opsegu i pokazujemo mu da je kreolski za sada isključen.
Drugi razlog je jednostavno zbog jasnoće. Definiranje izuzeća povećava jasnoću onoga što radimo i daje nam alat za upravljanje puzanjem opsega kasnije u projektu. Na primjer, pretpostavimo da je jedna od svrha web stranice u našoj izjavi o opsegu "poboljšati korisničku podršku". Kao dio toga, netko je predložio internetski razgovor, ali mi smo odlučili da to ne radimo. Ako na popis za izuzeće ne zapišemo "internetski chat", netko će ga možda predložiti kasnije. Ali ako to zapišemo, tada je svima jasno: ne implementiramo internetski chat. To štedi puno vremena, iznova i iznova vodeći istu raspravu.
Stvaranje strukture raščlanjivanja rada (WBS)
Strukturiranje raščlanjivanja rada započinje kada izjavu o opsegu odobre svi dionici. To je postupak stvaranja vrlo pažljivog, detaljnog, hijerarhijskog popisa svih komponenata projekta.
Na primjer, recimo da gradimo zrakoplov. Naš početni opis izgleda ovako:
- jedan trup
- jedan kokpit
- jedna kabina
- dva krila
- jedan repni sklop
- kontrole leta
- elektronika za navigaciju i druge svrhe
Svaka od tih glavnih komponenti postaje naslov za popis manjih komponenata. Krilo uključuje:
- tijelo krila
- spremnici za gorivo
- vodovi za gorivo
- zakrilci
U konačnici, ovo je detaljno prikazano na kompletnom popisu dijelova. Za komercijalni avion to može biti preko 1 milijun dijelova!
Izrada ostatka projektnog plana
Nakon što imamo WBS, moguće je izraditi ostatak detaljnog plana projekta. Možemo stvoriti točne procjene vremena i troškova. Možemo dovršiti planove za upravljanje i ostalih šest područja upravljanja projektima: kvaliteta, rizik, ljudski resursi, komunikacije, nabava i integracija.
Na primjer, WBS je popis onoga što izrađujemo. Iz toga pitamo kako ćemo izraditi svaku komponentu. To generira Popis aktivnosti, koji je ključna komponenta procjene vremena. Također, kad znamo što radimo, možemo pitati: "Što bi moglo poći po zlu?" i to je polazna točka za planiranje rizika. I pitati "što to čini dobrim?" početak je planiranja kvalitete.
Upravljanje opsegom tijekom projekta
Nakon što se odobri WBS, dovršavamo ostatak projektnog plana. Nakon što se odobri cjelokupni plan, započinjemo s radom. Sada je naš posao dovršiti projekt. Ili, u smislu upravljanja projektima, isporučit ćemo navedeni opseg s prihvatljivom kvalitetom na vrijeme i u okviru proračuna, bez obzira što se dogodilo.
To radi na radu, što se naziva izvršenje. Ali također zahtijeva praćenje tog rada i ispravljanje tečaja, ako je potrebno. Oni se nazivaju praćenje i kontrola. Baš je poput vožnje autocestom. Ako se samo vozite, propustit ćete izlaz i zakasniti. Ili ćete ići presporo i zakasniti, ili ćete ubrzati i dobiti kartu. Da bismo dobro vozili, moramo paziti gdje smo, koliko brzo idemo, da li nam je ponestalo benzina i što drugi vozači rade na cesti. Isto je i na projektu. I to postižemo analizom zarađene vrijednosti, upravljanjem puzanjem opsega i upravljanjem svih devet područja projekta.
Analiza zarađene vrijednosti
Analiza zarađene vrijednosti (EVA) započinje opsegom praćenja, vremenom i troškom. Jednostavno rečeno: Što smo dovršili, koliko je vremena trebalo i koliko smo novca potrošili? Jednom kad imamo te brojke, prolazimo kroz neke jednadžbe. Jednadžbe su proporcionalne: Pitaju koliki smo opseg dovršili u odnosu na utrošeno vrijeme i potrošeni novac. Ti rezultati daju odgovor na pitanje: Ako nastavimo tim tempom, hoćemo li završiti prije nego što nam ponestane vremena i novca? Ako je tako, sve u redu. Ako ne, onda moramo shvatiti zašto trčimo sporo ili trošimo previše novca i riješiti problem.
Upravljanje Scope Creep
Analiza zarađene vrijednosti mjeri napredak u ostvarenju našeg cilja, navedenom opsegu. Ali što ako kupac dobije sjajnu ideju i želi je dodati u projekt? Što ako inženjer razmišlja o boljoj lice, a on želi da se doda? Što ako neki viši rukovoditelj da otkaz i zamijeni ga novi šef, a ona želi nešto potpuno drugačije?
Ti se problemi javljaju cijelo vrijeme. Kao što sam gore rekao, opseg puzanja proizlazi iz ljudske prirode. Ono što moramo učiniti je da toga budemo svjesni i obratimo se svim predloženim izmjenama projekta prije nego što postanu pretpostavke, značajke ili zahtjevi.
Ukratko, ne dopustite da itko pomakne vratnice. Ako netko želi promijeniti opseg, izračunavamo cijenu promjene projekta i dodatno vrijeme koje će mu trebati. Zatim pregovaramo: Više ne volimo promjene, ali promjenit ćemo opseg ako projekt dobije produljenje roka i dodatna sredstva, tako da možemo isporučiti novi , povećani opseg, koji je veći od navedenog, i dakle više nego što je bilo planirano ili stavljeno u raspored.
Jednostavno na engleskom: Ako želite još stvari, trebat će više vremena i koštati više novca. To se naziva željezni trokut opsega, vremena i cijene.
Upravljanje svim devet područja
Još jednu stvar možemo učiniti kako bismo osigurali da isporučujemo rezultate projekata i oduševljavamo kupca. Obratite pažnju na ono što sam rekao gore, donesite rezultate "s prihvatljivom kvalitetom… bez obzira što se dogodilo." To ukazuje na činjenicu da moramo upravljati više od opsega, vremena i troškova. Bitno je upravljati svih devet područja upravljanja projektom tijekom cijelog projekta, od početka do kraja. Upravljanje kvalitetom projekata osigurava prihvatljive - ili izvrsne - rezultate. Projektno upravljanje rizikom osigurava uspjeh bez obzira što se dogodilo. Za objašnjenje svih devet područja i zašto su važna, pročitajte Devet područja upravljanja projektima i zašto su važna.
Isporuka onoga što ste obećali
Ako nastavimo raditi na projektu za izgradnju proizvoda, usluge ili rezultata koji smo definirali u izjavi o opsegu, tada ćemo, nadamo se, jedan dan - dan prije nego što ponestane novca i vremena - spremni.
Ili mislimo da smo spremni za isporuku. No, jesmo li zaista sigurni? A što kupac misli. Pogledajmo korake koje slijedimo kako bismo bili sigurni da kupcu isporučujemo pravu stvar i dobro završili.
Provjera i provjera valjanosti
Provjera je postupak unutar projekta, gdje provjeravamo što smo stvorili prema izjavi o opsegu, WBS-u i drugim relevantnim dokumentima. Najbolje osiguravamo da ono što smo učinili udovoljava ili premašuje sve zahtjeve kupaca. A ako smo odobrili promjenu opsega projekta, te promjene također uvrštavamo u naš rezultat. Pojednostavljeno, uspoređujemo ono što ćemo isporučiti s planom i osiguravamo da je sve dobro krenuti. Važno je da to nije samo stvar koju isporučujemo. Što god isporučujemo, mora raditi za kupca, odnosno mora udovoljavati funkcionalnim , ali i fizičkim zahtjevima. Dakle, prije nego što isporučimo, želimo moći reći: "Evo ga i djeluje!"
No, hoće li se kupac složiti? Na to pitanje odgovara postupak provjere valjanosti. Ne možemo sami izvršiti provjeru. To obično radi kupac dok se odjavljuje i odjavljuje prilikom isporuke rezultata projekta. Ali postoje dvije druge mogućnosti:
- Ako isporučujemo nešto veliko, složeno ili nešto što treba udovoljiti zahtjevnim zahtjevima, vjerojatno ćemo se htjeti dogovoriti za provjeru puno prije datuma isporuke. To daje projektnom timu vremena da prilagodi ili popravi sve što ne udovoljava zahtjevima kupaca.
- Ako postoji spor oko toga donosi li naš projekt rezultate za koje se kupac prijavio, mogu zatražiti neovisnu provjeru i provjeru (IV&V), gdje vanjski dobavljač ulazi kako bi definirao praznine između onoga što isporučujemo i onoga što kupac želi i preporučiti rješenja.
Dostava
No obično nije potreban IV&V. Dostavljamo rezultate projekta, koji mogu uključivati instalaciju, postavljanje i obuku, ovisno o tome jesu li oni bili uključeni u izjavu o opsegu projekta. Kupac, tako reći, šutne gume, ili je zadovoljan ili zahtijeva nekoliko malih promjena, koje mi napravimo. A onda je projekt gotov - gotovo.
Oduševljenje kupaca
Naši posljednji koraci uključuju osiguravanje plaćanja svima i potpisivanje ugovora i slično. Također bi trebao uključivati sastanak isključivo za korisničku službu kako bi bili sigurni da su oduševljeni našim radom. Kraj projekta može biti početak dugog, zdravog odnosa s kupcem.