Sadržaj:
- Što je bolje: e-pošta ili komunikacija licem u lice?
- 7 uobičajenih pogrešaka e-pošte koje menadžeri čine
- 1. Nemojte koristiti e-poštu kao način da nekoga izbjegnete.
- 2. Ne podcjenjujte trajnost e-pošte.
- 3. Ne koristite pasivno agresivan jezik u e-pošti.
- 4. Ne uključuju (CC) previše ljudi.
- 5. Pažljivo koristite BCC.
- 6. Ne zaboravite biti pošteni.
- 7. Pazite na svoj jezik.
Slanje e-pošte zaposleniku od kuće, kasno navečer treba obaviti samo u krajnjim nuždama. Većinu vam je dana bolje spavati na njemu i sastavljati e-poštu na poslu sljedeći dan, kada vam je jasno.
Što je bolje: e-pošta ili komunikacija licem u lice?
Menadžeri se često oslanjaju na e-poštu kako bi brzo prenijeli važne informacije svom osoblju. No ako se ne koriste razborito, menadžeri koji se previše oslanjaju na e-poštu kada bi trebali razgovarati licem u lice sa svojim zaposlenicima mogu nanijeti više štete nego koristi. Slijedite ove jednostavne savjete kako biste izbjegli uobičajene zamke e-pošte koje potkopavaju vaš autoritet i otuđuju vaše osoblje.
7 uobičajenih pogrešaka e-pošte koje menadžeri čine
U većini ureda e-pošta je dominantna metoda za međusobnu komunikaciju kada osobni sastanci nisu mogući. Ipak, postoje neke situacije u kojima je upotreba e-mail komunikacije između upravitelja i podređenog neprikladna.
Evo nekoliko uobičajenih pogrešaka u e-pošti koje biste trebali izbjegavati ako želite zadržati dobre odnose sa svojim zaposlenicima.
Skrivate li se iza svog računala kako biste izbjegli sukobe na poslu?
Microsoft Office
1. Nemojte koristiti e-poštu kao način da nekoga izbjegnete.
Nikada nemojte koristiti e-poštu za disciplinske mjere, preglede učinka ili druge osjetljive probleme. Komuniciranje loših vijesti e-poštom podriva vašu vjerodostojnost kao vođe. Želite da osoblje zna da se na vas može osloniti da se osobno nosite s teškim pitanjima. Dajte svojim zaposlenicima poštovanje koje zaslužuju, čak i kad ih disciplinirate, i imajte sastanak licem u lice.
Kao upravitelj, ako primite zbunjujuću e-poruku od svog podređenog, umjesto da odgovorite slanjem druge e-pošte, podignite telefon ili interfon i zamolite svog podređenog da osobno pojasni svoju e-poštu. Ako razmjena poruka e-poštom ne ispunjava vaše komunikacijske ciljeve, kao upravitelj vaša je odgovornost zaustaviti ciklus kružnih e-poruka i početi jasno komunicirati.
Prije nego što svom suradniku pošaljete e-mail na dva stola, zapitajte se bi li prikladniji bio razgovor licem u lice.
2. Ne podcjenjujte trajnost e-pošte.
Ne zaboravite da sve što napišete u e-poruci postaje trajni zapis vaše komunikacije, zajedno s pečatom datuma i vremena. Sve što napišete u e-pošti može se koristiti na sudu za tužbe zbog nepravomoćnog otkaza. E-poštu je puno lakše iskopati, ispisati i / ili proslijediti izvan ureda nego što je to slučaj s tradicionalnim papirnatim bilješkama.
Ako ste uzrujani, napravite pauzu i smirite se prije nego što pošaljete e-poruku članu osoblja. Jednom kad se pošalje ljutita e-pošta, ne može se vratiti, pa pažljivo odaberite riječi.
3. Ne koristite pasivno agresivan jezik u e-pošti.
Ako osjećate da snažno reagirate na e-poštu ili telefonski poziv ili raspravu na nedavnom sastanku, sjednite nekoliko minuta sa svojim osjećajima. Zatim odlučite je li pisanje i slanje e-pošte najprikladniji odgovor. (Kada su emocije nabijene, to obično nije.)
Kada na tešku situaciju morate odgovoriti e-poštom, pripazite na ton koji koristite. Odnosite se prema komunikaciji putem e-pošte kao prema dopisu. Izbjegavajte plamen, pasivno-agresivan jezik i sarkazam po svaku cijenu, osim ako ne želite ozbiljno demoralizirati svoje osoblje i stvoriti nepremostive komunikacijske barijere dalje na cesti.
Da biste izbjegli upotrebu pasivnog agresivnog jezika u e-pošti i poboljšali prijemčivost nakon što je poruka poslana, odmah na početku jasno izrazite svoje osjećaje, na najpozitivniji mogući način. Učinkoviti menadžeri znaju da je pozitivno potkrepljenje jednako važno kao i konstruktivna kritika. Ali ako je to pozitivno pojačanje previše nejasno ili zakopano na dnu poruke e-pošte, vaš ga zaposlenik možda neće "čuti".
4. Ne uključuju (CC) previše ljudi.
Ne uvodite druge ljude u razgovor e-poštom bez prethodnog traženja dopuštenja od izvornih sudionika. Ako vodite naprijed-natrag razgovor e-poštom s drugim članom osoblja, ali negdje u tekućoj niti, mislite da bi možda trebala biti uključena druga osoba, prije nego što ih samo CC-ate, obavijestite osobu s kojom ste komunicirali vi šaljete poruku. Obavezno objasnite zašto želite pozvati tu osobu koja je dovedena u raspravu i budite jasni što namjeravate reći. Na primjer, mogli biste napisati nešto poput: "Stvarno mislim da bi nam Jane možda mogla pomoći u pronalaženju nekih rješenja problema X. Ona već 10 godina radi u odjelu XYZ i volio bih steći njezine uvide.Mogu li joj proslijediti kopiju ove teme e-pošte i zamoliti je za ABC ? "
5. Pažljivo koristite BCC.
BCC (slijepo kopiranje) funkcija bi se trebala koristiti za čuvanje povjerljivosti e-adresa drugih u grupnoj e-pošti. Ne bi se trebao koristiti za tajno slanje privatnog razgovora putem e-pošte nekome drugome bez znanja druge strane. Ako nemate opravdan razlog (tj. Nečija je sigurnost ugrožena ako ne pošaljete BCC poruku) zbog toga što niste transparentni o tome gdje šaljete poruku, upotreba BCC funkcije donekle je poput šaputanja nekome iza leđa na poslu. Nepristojno je i neprofesionalno. A u nekim slučajevima prosljeđivanje ili kopiranje poruke neželjenim primateljima može vas dovesti u pravni nered.
6. Ne zaboravite biti pošteni.
Učinkoviti menadžeri uvijek nastoje biti pošteni: ako ste menadžer kojem je stalo do toga da se sa svojim zaposlenima odnosite na pošten, empatičan, a opet čvrst način, vidjet ćete da razmjena poruka putem e-pošte nije uvijek najbolji način za dosezanje vaših zaposlenika.
Lee Iacocca ima ovaj savjet za davanje povratnih informacija drugima:
Ovo je prikladan i pravodoban savjet kada se primjenjuje za komunikaciju sa zaposlenicima putem e-pošte.
7. Pazite na svoj jezik.
Ako želite biti učinkovit vođa i komunikator, dobro obratite pažnju na jezik koji koristite kada e-poštom šaljete osoblje. Postoje neke fraze koje mogu potkopati vašu poruku i izgubiti vrijeme čitatelja. Fraze su sadržane u priručnoj infografiji objavljenoj na Inc.com: 21 rečenica koju nikada ne biste trebali uključiti u e-poštu.
- "Mogu li postaviti pitanje?" Samo naprijed i postavite pitanje. Nemojte ga uvoditi u pitanje tražeći dopuštenje za postavljanje vašeg upita. Ako koristite frazu "Mogu li vam postaviti pitanje?" kao način pokretanja osjetljive teme, to je znak da je vaše pitanje previše osobno za e-poštu. Ako morate postaviti osobno pitanje, učinite to licem u lice, a ne putem e-pošte kada bi vaš primatelj mogao imati legitimne zabrinutosti zbog što bi se moglo dogoditi s njihovim odgovorom, podijeliće se e-poštom.
- "Ovo se možda ne odnosi na vas?" Zašto ga šaljete meni, čitatelj će se možda zapitati.
- "Ima li to smisla?" Ako niste sigurni da će ono što ste napisali u e-poruci osoblju biti shvaćeno, to je znak da morate prepisati svoju e-poštu dok ne budete sigurni da je ono što govorite jasno i izravno.
© 2012 Sally Hayes