Sadržaj:
- Kako koristiti ovu stranicu
- 1.1 Objasnite svrhu pružanja podrške drugim ljudima na poslu
- 1.2 Objasnite svrhu pomoći drugim ljudima da rade efikasno i učinkovito
- 1.3 Objasnite što se podrazumijeva pod raznolikošću i zašto to treba vrednovati
- 1.4 Iznesite blagodati raznolikosti za organizaciju
- 1.5 Objasnite kako postupati s drugim ljudima na način koji je osjetljiv na njihove potrebe
- 1.6 Objasnite kako se ophoditi s drugim ljudima na način koji poštuje njihove sposobnosti, pozadinu, vrijednosti, običaje i uvjerenja
- 1.7 Opišite načine na koje je moguće učiti od drugih na poslu
- 2.1 Navedite svrhu i blagodati održavanja sigurnosti i povjerljivosti na radu
- 2.2 Okvirni zahtjevi za sigurnost i povjerljivost u organizaciji
- 2.3 Iznesite zakonske zahtjeve za sigurnost i povjerljivost prema potrebi
- 2.4 Opišite postupke za rješavanje zabrinutosti oko sigurnosti i povjerljivosti u organizaciji
- 3.1 Opišite izvore rizika u organizaciji, uključujući zdravlje i sigurnost
- 3.2 Objasniti kako procijeniti i nadzirati rizike u organizaciji
- 3.3 Opišite načine minimiziranja rizika u organizaciji
- 4.1 Opišite svrhu i prednosti snošenja otpada na radnom mjestu na minimum
- 4.2 Opišite glavne uzroke nastanka otpada koji se mogu pojaviti u poslovnom okruženju
- 4.3 Opišite načine smanjivanja otpada, uključujući upotrebu tehnologije i druge postupke
- 4.4 Objasnite svrhu i prednosti recikliranja
- 4.5 Opišite organizacijske postupke za recikliranje materijala i njihovu svrhu
- 4.6 Opišite načine na koje se redovitim održavanjem opreme može smanjiti otpad
- 5.1 Objasnite svrhu postupaka za recikliranje i odlaganje opasnih materijala
- 5.2 Opišite postupke za recikliranje i zbrinjavanje opasnih materijala za organizaciju
- 6.1 Objasnite blagodati organizacije koja poboljšava učinkovitost i minimalizira otpad tijekom vremena
- 6.2 Opišite načine kontinuiranog poboljšavanja radnih metoda i korištenja tehnologije za postizanje maksimalne učinkovitosti i minimalnog otpada
- 6.3 Utvrdite načine odabira izvora materijala i opreme koji daju najbolju vrijednost za novac
Rad u poslovnom okruženju je grupa A, obvezna jedinica s tri kredita za nacionalnu diplomu strukovnog obrazovanja o poslovanju i administraciji razine 3, koja se nudi u Engleskoj, Walesu i Sjevernoj Irskoj. Ovaj modul pomaže kandidatu da postigne temeljito razumijevanje međuljudske dinamike, sigurnosti na radnom mjestu, učinkovitosti, održivosti i sigurnosti.
Ovaj će se članak baviti svakim ishodom modula, objasniti što oni znače i kako ih postići. Pomoći će vam da shvatite što se od kandidata obično očekuje da napišu. Ovisno o vašem konkretnom poslu, morat ćete izmijeniti ono što je ovdje napisano za vlastiti rad i organizaciju prilikom pripreme vlastitog portfelja.
Kako koristiti ovu stranicu
Ovaj članak pokriva jedinicu 303 za NVQ razinu 3 diplome iz poslovanja i administracije, koja pokriva elemente komunikacije na radnom mjestu.
Ovaj je vodič informativan i trebao bi vas provesti kroz postupak sastavljanja vlastitog portfelja. Ovdje nemojte izravno kopirati ništa za svoju datoteku, jer vaša datoteka mora biti prilagođena specifičnostima vašeg posla i organizacije. Izravno kopiranje jezika iz ovog članka nije samo neiskren, već će oslabiti vašu datoteku.
Ishod 1: Razumjeti svrhu i koristi poštovanja i podrške drugim ljudima na poslu
1.1 Objasnite svrhu pružanja podrške drugim ljudima na poslu
Timski rad pridonosi ukupnom uspjehu organizacije. Kao pojedinac trebali biste razmotriti kako vaši postupci pomažu ili ometaju ciljeve vašeg tima. Slično tome, vaš tim ima ulogu kao dio odjela ili ukupnih ciljeva tvrtke. Pojedinci u timu trebaju se međusobno podržavati i međusobno vidjeti svoj rad.
Timski rad ima brojne prednosti:
- To može biti korisnije od individualnog rada, jer se uspjeh dijeli i pojačava među skupinama.
- Kad se članovi tima međusobno podržavaju, stvari se brže odrađuju.
- Ako se borite s pojedinačnim zadatkom, možete zatražiti pomoć od suradnika i obrnuto.
- Osjećaj zajedničke odgovornosti potaknut će ljude da svoje zadatke shvate ozbiljno, kako ne bi iznevjerili svoje kolege.
1.2 Objasnite svrhu pomoći drugim ljudima da rade efikasno i učinkovito
Pomaganje drugim ljudima na poslu poboljšava produktivnost, odnose unutar ureda i moral. Štoviše, radna mjesta za podršku i suradnju učinkovitija su, jer zajednički rad ubrzava rješavanje problema i osigurava poštivanje rokova.
Suradnja s drugim osobama pomaže vam:
- Komunicirajte učinkovitije i naučite poštivati druge.
- Podijelite radne ciljeve, ciljeve, prioritete i odgovornosti.
- Radite na način koji najbolje koristi vaše osobite sposobnosti, omogućavajući članovima tima da se specijaliziraju za svoje osobne snage.
- Riješite probleme brže i učinkovitije.
- Dostavite posao na vrijeme i u proračunu.
- Primajte i pružajte povratne informacije, pomažući svima u timu da se poboljšaju.
Ovaj element također traži da razumijete svrhu rada s drugim organizacijama, poput druge tvrtke ili drugog odjela unutar vaše tvrtke. Suradnja s drugim organizacijama pomaže vam:
- Razumjeti različite radne etike i vrijednosti i kako se prilagoditi različitim očekivanjima.
- Naučite nove strategije za probleme slične vašem.
- Izložite se novim uslugama ili tehnologijama.
- Podijelite informacije i potražite savjet.
1.3 Objasnite što se podrazumijeva pod raznolikošću i zašto to treba vrednovati
Vrednovanje različitosti u poslovnom okruženju znači poštivanje kolega bez obzira na njihovu rasu, spol, naslijeđe, običaje, uvjerenja, seksualnost, fizički izgled, mentalne ili fizičke sposobnosti i tako dalje.
U današnjem radnom svijetu svi moramo surađivati s ljudima koji se razlikuju od nas samih ili u pozadini ili u uvjerenju. Ne samo da biste trebali tolerirati takve razlike, već biste trebali razumjeti načine na koje one obogaćuju organizaciju.
Raznolika radna mjesta:
- Izložite ljude različitim sustavima vrijednosti, radnoj etici i vrstama ličnosti i naučite nove načine pristupa problemima.
- Sadrže različita stajališta i mišljenja, prisiljavajući sve da usavršavaju i mijenjaju vlastita stajališta, uzimajući u obzir stajališta drugih.
- Pronađite kreativna rješenja problema uzimajući uloge iz različitih kutova.
1.4 Iznesite blagodati raznolikosti za organizaciju
Uspjeh organizacije ovisi o njezinoj sposobnosti da prihvati raznolikost i shvati blagodati.
Prednosti raznolikosti na radnom mjestu:
- Dobivate razna rješenja problema u usluzi, izvorima i raspodjeli resursa.
- Zaposlenici iz različitih sredina donose razne talente, iskustva i perspektive.
Istraživanja pokazuju da raznolikost nije dobra samo s aspekta odnosa s ljudima, već tvrtkama može dodati stvarnu vrijednost i pridonijeti dnu rezultata.
1.5 Objasnite kako postupati s drugim ljudima na način koji je osjetljiv na njihove potrebe
Ovo je prilično jednostavno: ponašajte se prema drugima onako kako biste voljeli da se prema vama ponašate ako ste u njihovoj situaciji. Postupati s kolegama ljubazno znači:
- Biti empatičan i odnositi se prema onome kako se netko osjeća.
- Slušajući pomno i pažljivo.
- Pitati što ljudi trebaju i pokušavati udovoljiti tim potrebama.
Pokušajte se zamisliti u koži druge osobe i zamislite kako biste se osjećali da ste na njihovom mjestu. Čineći to, obično možete shvatiti kako bi ta osoba htjela da se odnosi prema njoj. Kad sumnjate, budite što ljubazniji i uljudniji.
Bez obzira što učinili, neki će ljudi biti iritantni, frustrirajući ili zlobni, a vi ćete morati naučiti kako se nositi s njima. Uzmite u obzir sljedeće:
- Prije nego što nekoga osuđujete, pokušajte mu dati prednost sumnje. Možda ste vi krivi ili se u njihovom osobnom životu može dogoditi nešto zbog čega se ponašaju na poslu.
- Pokušajte razgovarati s njima češće i pogledajte kako će reagirati. Možda ćete se jednostavno morati bolje upoznati.
- Ako sve drugo zakaže, zauzmite stav podalje od tolerancije i nastavite pokazivati osobi vrstu poštovanja koje biste željeli primiti.
1.6 Objasnite kako se ophoditi s drugim ljudima na način koji poštuje njihove sposobnosti, pozadinu, vrijednosti, običaje i uvjerenja
Da biste mogli funkcionirati na poslu i u svom osobnom životu, morate stalno razmatrati mišljenja i osjećaje ljudi.
Da biste to postigli potrebno je:
- Razumjeti stavove drugih ljudi i odakle dolaze. Postavljajte im pitanja zašto vide stvari na način na koji rade.
- Budite osjetljivi i diplomatski. Razmislite prije nego što progovorite i zapitajte se bi li ono što ćete reći nekoga vrijeđalo.
- Postupajte sa svima dostojanstveno i s poštovanjem.
- Uzmite u obzir društveno i kulturno podrijetlo drugih kao način da ih bolje razumijete i budete taktičniji.
- Slušajte druge tijekom nesuglasica.
Različiti će ljudi imati različite vrijednosti i prioritete, a vi morate biti pažljivi kako vaš jezik i ponašanje na radnom mjestu poštuju tu različitost.
1.7 Opišite načine na koje je moguće učiti od drugih na poslu
Učenje od drugih vrlo je važno u poslu. Svatko ima svoje snage i slabosti, vještine i talente. Različiti ljudi slijede različite strategije za rješavanje teških problema. Trebali biste iskoristiti svaku priliku da naučite od kolega kako biste izoštrili svoje vještine i naučili nove.
Evo nekoliko načina na kojima možete učiti od drugih na poslu:
- Obratite pažnju na to kako se kolege ponašaju i reagiraju u teškim situacijama.
- Zatražite demonstraciju kada želite naučiti kako nešto raditi.
- Zatražite smjernice kada se mučite ili niste sigurni kako dalje.
- Pokušajte upoznati nove ljude na poslu koje vas mogu naučiti novim vještinama.
- Zatražite mišljenje kolega o vašem poslu i zamolite ih za savjet u karijeri.
- Mreža u uredu i izvan njega.
- Izgradite pozitivne odnose s kolegama i nadređenima.
- Kao izvor nadahnuća koristite ljude s visokim postignućima.
Ishod 2: Razumjeti kako održavati sigurnost i povjerljivost na poslu i riješiti zabrinutosti
2.1 Navedite svrhu i blagodati održavanja sigurnosti i povjerljivosti na radu
- Sigurnost podataka i podataka znači zaštitu digitalnog materijala i osjetljivih papira od neovlaštenog pristupa. Računalni sustavi u kojima se pohranjuju podaci trebaju biti zaštićeni. Sigurnost podataka uključuje zakonske zahtjeve privatnosti i poslovne specifične standarde.
- Mreže su zaštićene i tehnologijom i ljudima koji ih koriste. Znajte koje su informacije na vašem radnom mjestu povjerljive i tko im može imati pristup. Nikada ne dajte informacije nekome tko ne bi trebao imati pristup.
- Podaci vezani za zapošljavanje, naknade i upravljanje zaposlenicima vrlo su osjetljivi i povjerljivi. U pogrešnim rukama takve bi se informacije mogle koristiti za počinjenje prijevare ili krađe identiteta.
- Povjerljivost je obilježje profesionalnosti. Zaposlenici ne smiju neovlašteno otkrivati podatke o organizaciji ili kolegama.
2.2 Okvirni zahtjevi za sigurnost i povjerljivost u organizaciji
Povjerljivost i sigurnost informacija važne su funkcije svake organizacije. Curenje informacija može dovesti do pravnih problema ili gubitka prihoda.
Zahtjevi za sigurnost i povjerljivost su:
- Sve informacije trebaju biti u svom istinitom i izvornom obliku i ne smiju biti dokumentirane ili nepošteno modificirane na bilo koji način.
- Organizacija bi trebala biti spremna pružiti pristup sustavima koji pohranjuju, obrađuju i dostavljaju informacije pravim ljudima u pravo vrijeme.
Sve tvrtke trebale bi imati vlastite politike i postupke u pogledu sigurnosti i povjerljivosti, a svi zaposlenici moraju se pridržavati tih pravila i postupaka. Zakon o zaštiti podataka, Zakon o ljudskim pravima i Zakoni o pravima potrošača pokrivaju pitanja povjerljivosti i informacija na radnom mjestu.
2.3 Iznesite zakonske zahtjeve za sigurnost i povjerljivost prema potrebi
Svaka organizacija treba biti oprezna kako postupa s njihovim podacima.
Podaci koji teku u tvrtku i iz nje mogu biti u bilo kojem od sljedećih oblika:
- E-mailovi
- Pisma i pošta
- Papirnate datoteke
- Dokumentacija predmeta
- Verbalni razgovori
- Memorijske pločice i diskovi
- Računalne datoteke
- Odbijte i smeće
Sljedeće se može smatrati osjetljivim materijalom jer sadrži osobne podatke pojedinca:
- Životopis i životopisi
- Financijske informacije kupaca i osoblja
- Informacije o zdravlju
- Osobni podaci dobiveni verbalnim razgovorom
- Imenovanje korisnika usluga tijekom treninga
Trebali biste znati protokol svoje organizacije za rukovanje osjetljivim materijalom. Neke opće smjernice:
- Uz privremeno uredsko osoblje, klijente i posjetitelje, ono što je neophodno za njihovo poslovanje i budite sigurni da privremeno osoblje poznaje politike tvrtke u vezi s povjerljivošću.
- Razmislite prije nego što iznesete informacije iz ureda, uključujući računala, memorijske kartice i papirnate dokumente.
- Ako se informacije trebaju objaviti, otkrijte samo ono što je prijeko potrebno i ništa više.
- Osigurajte sigurno odlaganje podataka i dokumenata.
- Obavijestite više osoblje ako imate bilo kakvih nedoumica u vezi sa sigurnošću ili povjerljivošću
Sljedeće zakonodavstvo odnosi se na zaštitu podataka i povjerljivost:
- Zakon o zaštiti podataka iz 1998
- Zakon o ljudskim pravima iz 1998
- Uobičajeni zakon o povjerljivosti
2.4 Opišite postupke za rješavanje zabrinutosti oko sigurnosti i povjerljivosti u organizaciji
Svaki zaposlenik treba biti upoznat s pravilima i propisima svoje organizacije. Ako ustanovite da se u vašem uredu događa nešto što bi moglo predstavljati rizik ili kršenje, trebate se prijaviti ispravnom odjelu ili nadređenom.
Postupci za rješavanje zabrinutosti zbog sigurnosti i povjerljivosti u organizaciji su:
- Utvrdite potencijalne probleme.
- Utvrdite potencijalni gubitak zbog problema.
- Utvrditi moguće preventivne mjere.
Ishod 3: Razumjeti kako procijeniti, upravljati i nadzirati rizik na radnom mjestu
3.1 Opišite izvore rizika u organizaciji, uključujući zdravlje i sigurnost
Izvori rizika uključuju:
- Nesreće
- Klizi i pada
- Požar, uključujući električne probleme
- Teško dizanje
- Provala i krađa
- Otkrivanje privatnih i ograničenih računalnih podataka
- Neovlašteno korištenje Interneta
Budite svjesni ovih rizika i znajte kome u vašoj organizaciji treba prijaviti.
3.2 Objasniti kako procijeniti i nadzirati rizike u organizaciji
- Prepoznajte i procijenite potencijalne rizike osiguravajući postojanje provjerenih politika i postupaka za njihovo učinkovito upravljanje.
- S obzirom na to da se nesreće mogu i događaju, pripremite plan za njihovo rješavanje, izbjegavajući tako da postanu veći problemi.
3.3 Opišite načine minimiziranja rizika u organizaciji
Nesreće i drugi problemi mogu se dogoditi i dogodit će se. Pomoću fleksibilnih struktura i kontrola možete smanjiti rizik od veće katastrofe. Također, budite u toku sa sigurnosnim postupcima i održavanjem ureda, koji mogu minimizirati rizik od nezgoda na poslu.
Ishod 4: Razumjeti svrhu smanjenja otpada na minimum u poslovnom okruženju i postupke koje treba slijediti
4.1 Opišite svrhu i prednosti snošenja otpada na radnom mjestu na minimum
Smanjite otpad na radnom mjestu.
- Učinkovito iskoristite vrijeme.
- Pametno distribuirajte uredski materijal i obeshrabrite krađu.
- Uštedite energiju okretanjem svjetala, računala i ostalih uređaja kada se ne koriste.
- Reciklirajte papir i ostali otpad koji se može reciklirati.
Poduzimanje ovih koraka održat će uredna radna mjesta i uštedjeti novac organizacijama.
4.2 Opišite glavne uzroke nastanka otpada koji se mogu pojaviti u poslovnom okruženju
- Kad napuštate sobu ili ured, pazite da svjetla nisu ugašena.
- Smanjite papirni otpad i pretjeranu upotrebu jednokratnih uredskih potrepština. Ispisujte dokumente samo kada je to potrebno i pokušajte se prebaciti na digitalni rad bez papira.
4.3 Opišite načine smanjivanja otpada, uključujući upotrebu tehnologije i druge postupke
- Održavajte faksove, pisače i kopirne strojeve u ispravnom stanju, tako da se papir i vrijeme ne troše ako se pokvare. Naručite papir visoke kvalitete koji je preporučena težina za uredske strojeve.
- Promijenite postavke faksa i fotokopirnog stroja tako da ne ispisuju stranicu za potvrdu ili drugi strani papir.
- Zamolite zaposlenike da povremeno pomeraju radne stolove tražeći višak olovaka, ljepljivih naljepnica i ostalih potrepština.
- Naručite samo ograničenu količinu zaliha na kratko.
- Savjetujte zaposlenike da ne uzimaju zalihe kući.
- Ne pravite pretjerane kopije.
- Organizirajte zalihe i uklonite zastarjele.
4.4 Objasnite svrhu i prednosti recikliranja
Recikliranje je postupak kojim se otpadni materijal prenamjenjuje u korisnu robu.
- Uredi bi trebali imati uspostavljen program recikliranja kojim papir, plastika, staklo i metal mogu biti reciklirani umjesto da se bacaju, a zaposlenike treba poticati da recikliraju što više smeća.
- Kad je to moguće, uredi bi trebali kupiti uredske potrepštine - poput papirnate robe - izrađene od recikliranih materijala nakon potrošnje.
- Ponovno upotrijebite ili prenamijenite uredski materijal kad je to moguće, na primjer ponovnom uporabom ispisanih dokumenata kao ogrebotina.
Recikliranje:
- Smanjuje čvrsti otpad, čime se čuvaju prirodni resursi poput drveća.
- Pomaže u smanjenju globalnog zagrijavanja i zagađenja.
- Smanjuje veličinu odlagališta otpada.
- Pomaže u uštedi novca.
4.5 Opišite organizacijske postupke za recikliranje materijala i njihovu svrhu
Važno je da vaša organizacija reciklira kako bi smanjila utjecaj na okoliš, tako i dala dobar primjer zaposlenicima. Svaki će ured imati svoje postupke i politike za recikliranje, koji bi trebali biti dostupni putem vašeg upravitelja ureda, priručnika za zaposlenike ili natpisa po uredu.
4.6 Opišite načine na koje se redovitim održavanjem opreme može smanjiti otpad
- Svi strojevi imaju razdoblje u kojem se moraju servisirati i certificirati za upotrebu. Kad se ove provjere redovito provode, strojevi traju dulje, štedeći novac za organizaciju.
- Dobro održavani strojevi također troše manje energije.
Ishod 5: Razumjeti postupke zbrinjavanja opasnih materijala
5.1 Objasnite svrhu postupaka za recikliranje i odlaganje opasnih materijala
- Ako radite u medicinskoj ili znanstvenoj ustanovi ili u industrijskom okruženju, često možete doći u kontakt s opasnim otpadom.
- Ako ne radite na takvom mjestu, možda ćete i dalje morati rješavati materijale koji mogu ozlijediti ili zaraziti vas ili vaše suradnike. Primjerice, hitni postupci prve pomoći trebaju uključivati protokol za sigurno rukovanje krvlju ili povraćanjem.
Točan postupak razlikovat će se od ureda do ureda i ovisit će o vrstama rizika s kojima ćete se najvjerojatnije suočiti.
5.2 Opišite postupke za recikliranje i zbrinjavanje opasnih materijala za organizaciju
- Poznavati odgovarajuće posude za bilo koju vrstu opasnog otpada, kao što su igle, zavoji ili kemijski otpad.
- U nekim ćete situacijama možda trebati prijaviti hitne slučajeve određenoj osobi ili se obratiti hitnim službama.
Ishod 6: Razumjeti načine podržavanja održivosti u organizaciji
6.1 Objasnite blagodati organizacije koja poboljšava učinkovitost i minimalizira otpad tijekom vremena
Dobra ekološka praksa može smanjiti troškove tvrtke smanjenjem upotrebe novih materijala, energije, vode i ambalaže.
- Da biste uštedjeli energiju, noću isključite strojeve i svjetla.
- Prebacite se na energetski učinkovite uređaje i žarulje kad je to moguće. Potražite strojeve s oznakom Energy Star.
- Uštedite vodu ulaganjem u vodovodne vodovodne instalacije, popravljanjem propuštanja i poticanjem zaposlenika da štede vodu.
- Ako pakirate proizvode, smanjite količinu papira i stiropora.
6.2 Opišite načine kontinuiranog poboljšavanja radnih metoda i korištenja tehnologije za postizanje maksimalne učinkovitosti i minimalnog otpada
- Kad je moguće, prijeđite s papirnate na digitalnu komunikaciju, poput e-pošte ili slanja poruka.
- Za dokumente razmislite o upotrebi oblaka za pohranu umjesto ispisa stvari za datoteke. To će ovisiti o pravilima vašeg ureda u vezi s pohranom u oblaku i digitalnom sigurnošću (ne mogu se svi povjerljivi dokumenti pohraniti na bilo kojoj platformi za pohranu u oblaku).
- Ispisujte samo konačnu verziju dokumenta i uređujte pisanje na programu za obradu teksta.
6.3 Utvrdite načine odabira izvora materijala i opreme koji daju najbolju vrijednost za novac
Učinkovitost i trajnost pomažu smanjiti potrošnju energije, potrošnju na rezervne dijelove i popravak, čime se štedi novac za organizaciju.