Sadržaj:
- Što su informacije?
- 1.1 Objasnite svrhu pohrane i preuzimanja potrebnih podataka
- 1.2 Opišite različite informacijske sustave i njihove glavne značajke
- 1.3 Objasnite svrhu pravnih i organizacijskih zahtjeva za sigurnost i povjerljivost podataka
- 1.4 Objasnite svrhu potvrde podataka koji se trebaju pohraniti i dohvatiti
- 1.5 Opišite načine provjere točnosti podataka
- 1.6 Objasnite svrhu provjere točnosti podataka
- 1.7 Objasnite svrhu pružanja informacija dogovorenom formatu i rokovima
- 1.8 Opišite vrste informacija koje se mogu izbrisati
- Opišite probleme koji se mogu pojaviti s informacijskim sustavima i kako se nositi s njima, kada je to potrebno
- Sretno sa studijama
- Pitanja i odgovori
Saznajte o svrsi i postupcima vezanim uz pohranu i pronalaženje podataka u poslovnoj administraciji.
Foto Simon Abrams na Unsplash-u
Ovaj je članak namijenjen kandidatima koji rade na njihovoj NVQ razini 2 ili 3 diplome iz poslovanja i administracije. Ovo je jedinica razine 2 s ukupno 3 kredita. Ova se jedinica bavi pohranom i pronalaženjem podataka za tvrtku ili organizaciju slijedeći zahtjeve sigurnosti i povjerljivosti. Obrađujem prvi dio ishoda učenja, koji će pomoći razumijevanju procesa i postupaka za pohranu i pronalaženje informacija.
Ukratko ćemo razgovarati o:
- Svrha spremanja i pronalaženja potrebnih podataka.
- Različite vrste informacijskih sustava i njihove značajke.
- Svrha zakonskih i organizacijskih zahtjeva za sigurnost i povjerljivost podataka.
- Svrha potvrde podataka koji se trebaju pohraniti i dohvatiti.
- Načini provjere točnosti podataka i zašto.
- Kako pružiti informacije u dogovorenom formatu i vremenskom okviru.
- Vrste informacija koje se mogu izbrisati.
- Problemi koji se mogu pojaviti s informacijskim sustavima i kako s njima postupati.
Ovaj je članak izvor za one koji rade na postizanju NVQ razine 2 ili 3 u poslovnom i administrativnom smislu.
pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/
Što su informacije?
Informacije se mogu definirati kao činjenice koje je netko pružio ili saznao o nekome ili nečemu ili činjenice prikupljene istraživanjem ili drugim sredstvima. Može se definirati i kao poruka koja se prenosi na neki način. Informacije se mogu bilježiti i prenositi, a vrlo su važne jer pomažu u ishodima i odlukama. Treba biti točan i pravodobno pripremljen. Mora biti specifičan i držati se potrebe ili svrhe (biti relevantan), imati značenje i imati smisla što će pomoći steći razumijevanje.
Podaci mogu biti fizički ili elektronički i njima treba učinkovito upravljati. Upravljanje informacijama je odgovornost organizacije gdje se ona prikuplja, upravlja, pohranjuje, dijeli, čuva, preuzima i dostavlja.
1.1 Objasnite svrhu pohrane i preuzimanja potrebnih podataka
Pohranjivanje podataka postupak je u kojem se podaci pohranjuju ili pohranjuju u skladište (ormarići, tvrdi disk, memorijska kartica itd.), A dohvaćanje podataka postupak je dobivanja pohranjenih izvora informacija koji su relevantni za potrebe.
Glavna svrha spremanja bilo kakvih podataka je jednostavno pronalaženje u budućnosti kad je to potrebno. To je također dio poslovne prakse tvrtke. Pohranjivanje dokumenata mora se obaviti u odgovarajućem postupku kako bi ga bilo lakše pronaći. Ovisno o vrsti podataka, podaci se mogu pohraniti u vatrootporne ormare za tiskane kopije ili tvrde diskove ili druge elektroničke uređaje za pohranu mekih kopija.
Ovisno o prirodi tvrtke ili organizacije ili poslovanja, morat će se čuvati različite vrste podataka. To mogu biti tajne povezane s tvrtkom, visoko povjerljive datoteke povezane s tvrtkom ili zaposlenicima ili kupcima / klijentima. Dakle, datoteke se moraju čuvati prema svim postupcima povjerljivosti i zaštititi prema zakonu o zaštiti podataka jer su to podaci potrebni za pružanje kvalitetne usluge i za nesmetano poslovanje tvrtke.
Svrha pronalaženja podataka je pružanje kvalitetne usluge za pravu osobu u pravo vrijeme, sa svim potrebnim informacijama u ruci. Samo ako su podaci pohranjeni na proceduralni način, lako se mogu doći. Informacije se mogu dohvatiti u marketinške svrhe, za komunikaciju, u svrhu praćenja, anketa i drugih istraživanja koja bi organizacija ili poduzeće moglo provesti. Informacije će se također dohvatiti u situacijama u kojima će se informacije možda morati podijeliti s partnerskim tvrtkama te s policijom ili prihodom od države.
Pohrana i preuzimanje podataka igraju glavnu ulogu u poboljšanju performansi tvrtke, a to se može dogoditi bilo izvan mreže ili na mreži iu različitim formatima.
1.2 Opišite različite informacijske sustave i njihove glavne značajke
Informacijski sustavi su prikupljanje hardverske i softverske mreže, podataka i postupaka koje ljudi i organizacije koriste za postupak pohrane i pretraživanja podataka. Ona se brine za prikupljanje podataka, stvaranje podataka, obradu podataka, distribuciju podataka i njihovo preuzimanje. Pomaže u poboljšanju učinkovitosti i djelotvornosti organizacije.
Raniji informacijski sustav imao je samo tri vrste.
- Sustav za obradu transakcija: Ovaj sustav odgovoran je za obradu svakodnevnih poslovnih transakcija. Vrste transakcija razlikuju se od organizacije do organizacije. Pomaže u održavanju, dodavanju, mijenjanju i uklanjanju podataka. Neki primjeri su naručivanje, naplata, čekovi, sustavi za obračun plaća, sustavi rezervacija, kontrola dionica itd. Ovaj sustav koristi osoblje prve linije.
- Informacijski sustav upravljanja: Ovaj sustav pomaže u izvršavanju zadataka potrebnih za rješavanje problema i donošenje odluka. To su sustavi na razini upravljanja i pomažu u nesmetanom radu organizacije. Pomaže u generiranju izvještaja potrebnih za pokretanje i praćenje razina izvedbe i razine učinkovitosti, podataka za računovodstvo i druge transakcije. Neki su primjeri sustavi upravljanja prodajom, proračun, osoblje, kontrola zaliha itd. Ovi podaci moraju biti vrlo točni i relevantni.
- Sustavi za podršku odlučivanju: Ovaj sustav pomaže u donošenju dugoročnih odluka i koristi se za pomoć menadžerima. Ovaj sustav koristi unutarnje i vanjske resurse i koristi se za analizu postojećih informacija i projiciranje učinaka. Pomažu u sažetim izvješćima, prognozama, grafikonima itd. Neki su primjeri logistički sustavi, modeli tablica itd.
Nedavno je dodano nekoliko drugih informacijskih sustava koji jesu
- Izvršni informacijski sustav: Ovaj sustav pomaže u protoku informacija, izvještavanju i analizi podataka za organizaciju. Koriste ga rukovoditelji i viši menadžeri za predviđanje budućnosti tvrtke, a ovaj sustav predstavlja podatke iz vanjskih i unutarnjih resursa. Pomaže u sažetim izvješćima i prognozama.
- Skladište podataka: Ovaj sustav pomaže u elektroničkom skladištenju podataka, a pomaže i u analizi, pronalaženju, dijeljenju i upravljanju podacima.
- Automatizacija ureda: Ovaj sustav je informacijski sustav zasnovan na računalu i pomaže u stvaranju, izmjeni i sastavljanju informacija u digitalnom formatu. Razvijeni su kako bi povećali učinkovitost uredskih radnika, administrativnih pomoćnika, menadžera, profesionalaca, tajnika i svih koji koriste računalo za pohranu i dohvaćanje podataka i podataka.
1.3 Objasnite svrhu pravnih i organizacijskih zahtjeva za sigurnost i povjerljivost podataka
Sve informacije pohranjene u organizaciji moraju slijediti postupke zaštite i povjerljivosti. Sigurnost podataka i povjerljivost postupak je u kojem se podaci čuvaju podalje od neovlaštenog pristupa, otkrivanja, uništavanja, uporabe ili izmjene. Odnosi se na fizičke i elektroničke podatke. Sve organizacije pohranjuju veliku količinu povjerljivih podataka o svojim zaposlenicima, kupcima, statusu tvrtke, proizvodima, anketama, financijama itd. Dakle, prilikom rukovanja tim informacijama mora se voditi računa o poštivanju sigurnosnih i povjerljivih postupaka, jer ako informacije ulaze u pogrešne ruke to bi moglo dovesti do ozbiljnih negativnih posljedica. To će također utjecati na etiku i vođenje organizacije te će dovesti do poduzimanja pravnih radnji.
Također prilikom prosljeđivanja informacija drugim organizacijama ili pojedincima, moraju se poštivati postupci povjerljivosti i zaštite podataka. Povjerljivi podaci poput datuma rođenja, podataka o kreditnoj i debitnoj kartici, vjere, etničke pripadnosti, financijskog stanja itd. Mogu se proslijediti samo osobama koje imaju ovlaštenje ili za koje je vlasnik dao pristanak, a također se mora pridržavati zakona o povjerljivosti i propisi.
Važno je osigurati da su spremljeni podaci točni i ažurni.
Javna domena, putem Pixabay-a
1.4 Objasnite svrhu potvrde podataka koji se trebaju pohraniti i dohvatiti
Organizacije, tvrtke i tvrtke pohranjuju veliku količinu podataka, ali pohrana pogrešnih podataka nema koristi. Dakle, prije spremanja informacija mora biti oprezan u fazi prikupljanja ili prikupljanja podataka. Treba paziti da podaci budu točni i ažurni. Također se odnosi na pronalaženje podataka. Kao što je prethodno spomenuto, dohvat podataka ima svrhu i nema koristi za dohvaćanje podataka koji su zastarjeli. Dakle, sustavi se moraju redovito ažurirati redovitim provjerama zastarjelih zapisa u određenom vremenskom rasponu.
Stoga je svrha potvrde informacija koje treba pohraniti ili dohvatiti izbjegavanje netočnih podataka, izbjegavanje pogrešnih podataka, sprječavanje pogrešaka, a također i izbjegavanje nepotrebnih troškova i problema koji bi mogli nastati kao rezultat pogrešnih podataka. Pogrešne informacije mogu dovesti do ozbiljnih ishoda. Na primjer, zastarjela adresa kupca može dovesti do toga da bilo kakva komunikacija poslana kupcu završi u rukama pogrešne ili opasne osobe, što može imati katastrofalne učinke na tvrtku i kupca
1.5 Opišite načine provjere točnosti podataka
Točnost podataka uvijek treba provjeriti jer netočne informacije mogu dovesti do ozbiljnih ishoda. Podaci se mogu odnositi na bilo što s obzirom na organizaciju. Što se tiče kupaca, to može biti njihova adresa, telefonski broj ili nepodmirena plaćanja, što se tiče zaposlenika, to mogu biti njihove procjene, plaće, opet adresa i telefonski brojevi, a za posao to mogu biti financije poduzeća, dobit, podaci o zaposleniku i kupcu i razne druge informacije.
Upozorenja se mogu postaviti na podatke o kupcima i zaposlenicima kako bi se osiguralo da su kontaktirani kako bi se sustav redovito ažurirao. Korištenje dobrog softvera u svrhe baze podataka pomoći će u preciznom održavanju podataka. Vanjska i unutarnja revizija još su jedan način ažuriranja podataka.
1.6 Objasnite svrhu provjere točnosti podataka
Sve tvrtke i organizacije moraju provjeriti jesu li podaci koje su pohranili točni. Na primjer, novac koji ulazi i izlazi mora se ispravno evidentirati, u protivnom će izgledati kao da tvrtka nije ostvarila veliku zaradu i može utjecati na cijene dionica tvrtke, utjecati na zaposlenike jer tvrtka možda neće moći platiti zaposlenicima i morat će smanjiti osoblje, zajmodavci se neće složiti s posudbom novca itd.
Netočne informacije mogu imati ozbiljne negativne učinke i mogu utjecati na financijsko stanje i vrijednosti tvrtke. Točnost informacija pomoći će rukovoditeljima da unaprijed planiraju budućnost i postave ciljeve. Također će moći unaprijed planirati nedostatke.
1.7 Objasnite svrhu pružanja informacija dogovorenom formatu i rokovima
Podaci na zahtjev moraju biti u dogovorenom formatu i moraju biti predstavljeni ili dostavljeni u dogovorenom roku. Svaka organizacija imat će standardni poslovni format za sve dokumente s kojima se bavi. Također, kada se radi s drugim tvrtkama, bit će dogovoreni formati o kojima će informacije trebati biti predstavljene. Ako se informacije ne daju u dogovorenom formatu, trebat će ih ponovno formatiranje, što će iskoristiti dodatno vrijeme i donijeti lošu reputaciju organizacije.
Vrlo slično ovome, informacije ako nisu pružene u ispravnom formatu, mogu potrajati za ponovno formatiranje, čime se sprečava poduzeće da ide u korak s vremenskim rokovima. Ako se podaci ne dostave u dogovorenim rokovima i stignu nakon isteka roka, nakon toga neće se više koristiti, jer je vrijeme već prošlo, ili neće biti vremena za tumačenje podataka ako je to trebalo učiniti. To neće pomoći u nesmetanom radu organizacije. Dakle, kao dio politika i postupaka organizacija, informacije se moraju pružiti na vrijeme u dogovorenom formatu.
1.8 Opišite vrste informacija koje se mogu izbrisati
Tvrtka može nastaviti prikupljati / prikupljati informacije tijekom poslovanja. Na primjer, ako tvrtka ima evidenciju klijenata ili kupaca, novi će kupci stalno dolaziti, a baza podataka imat će sve više i više informacija kako tvrtka raste, a na kraju će imati stare, neiskorištene podatke, nebitne podatke, van -datirani podaci itd., što će zauzeti samo neželjeni prostor za pohranu. Svaka će tvrtka imati pravila koja određuju koliko dugo podaci trebaju biti zadržani u njihovoj bazi podataka ili koliko dugo fizičke datoteke trebaju biti pohranjene u uredskim ormarima. Nakon tog vremena, neželjeni podaci mogu se izbrisati, a neželjene fizičke datoteke mogu se uništiti slijedeći postupke sigurnosti i povjerljivosti. Brisanje (elektroničke datoteke) i usitnjavanje (fizičke datoteke) su procesi koji se koriste za brisanje podataka.Trebao bi se vršiti povremeni pregled zabilježenih podataka, a automatizirani sustavi trebali bi postojati kako bi se evidencija označila na pregled, a zatim brisali prema potrebi.
Kada se podaci dijele između partnerskih tvrtki ili organizacija, moraju se postići dogovori o tome koliko dugo će se podaci zadržati u njihovoj bazi podataka, a zatim izbrisati nakon tog razdoblja. Sve zastarjele i netočne informacije moraju se sigurno izbrisati kako bi se izbjegle pogreške i štetni učinci.
Opišite probleme koji se mogu pojaviti s informacijskim sustavima i kako se nositi s njima, kada je to potrebno
Informacijski sustavi važni su za organizaciju. Mnogo je problema koji mogu stvoriti probleme s informacijskim sustavima. Elektroničke podatke mogu napadati virusi ili hakeri. Podaci iz fizičke datoteke mogu se oštetiti zbog požara ili poplave. Povjerljivost mogu narušiti ljudi koji nemaju ovlasti za pristup informacijama. Nedostatak komunikacije također može dovesti do zlouporabe ili pogrešnog pohranjivanja podataka.
Računalni virus može zaraziti programe i sve podatke u računalu ili mreži. Da bi se spriječili napadi virusa i od strane hakera, potrebno je koristiti odgovarajući sigurnosni (antivirusni) softver i zaštitne zidove, a sustave treba stalno nadzirati. Razmjenu informacija treba izbjegavati što je više moguće putem Interneta, a ako je potrebno, potrebno je slijediti sigurnu e-poštu i komunikacijske postupke. E-poštu iz nepoznatih, sumnjivih ili nepouzdanih izvora treba izbrisati. Sumnjive privitke e-pošte nikada ne treba otvarati. Potrebno je pripaziti prilikom preuzimanja datoteka s interneta, preuzmite ih samo iz pouzdanih izvora. Redovito ažurirajte antivirusni softver tako da prepoznaje nove viruse i obrađuje ih.
Informacije bi također trebale biti zaštićene lozinkom tako da pogrešne / neautoritativne osobe nemaju pristup tim informacijama. U slučajevima kada je potrebno kopirati podatke na vanjske prijenosne uređaje, najbolje je šifriranje podataka. Treba voditi računa da se informacije ne dijele s ljudima koji nemaju ovlasti za pristup informacijama. Uvijek je najbolje imati sigurnosnu kopiju svih podataka, tako da će u slučaju problema sa sustavima tvrtka imati sigurnosnu kopiju za rad i ne izgubiti sve dragocjene informacije. U slučaju fizičkih podataka, najbolje ih je čuvati u vatrostalnim ormarima i na sigurnim mjestima koja su manje izložena prirodnim katastrofama.
Informacije moraju biti zaštićene od korupcije i pristup njima mora biti kontroliran. Potrebno je voditi računa o zaštiti podataka od neovlaštenog pretraživanja stavljanjem odobrenih postupaka pronalaženja.
Sretno sa studijama
Ovaj je članak napisan s općenitom idejom u vezi s pohranom i pretraživanjem podataka. Kada zapisujete svoj zadatak, pripremite odgovore koji su relevantni za tvrtku ili organizaciju u kojoj radite. Ovaj je članak ovdje predan kako bi vam dao pregled onoga što će se od vas očekivati od papira.
Sretno i nadam se da je ovo korisno!
Pitanja i odgovori
Pitanje: Kako se podaci bilježe točno i sigurno čuvaju u skladu sa zahtjevima sustava?
Odgovor: Molimo pogledajte ovaj odjeljak u mom članku: 1.5 Opišite načine provjere točnosti podataka.
Pitanje: Kako objasniti kako se podaci bilježe točno i sigurno čuvaju, u skladu sa zahtjevima sustava?
Odgovor: Na vaše pitanje odgovoreno je u točkama 1.3 i 1.6. Pogledajte dolje:
"1.3 Objasnite svrhu pravnih i organizacijskih zahtjeva za sigurnost i povjerljivost podataka
Sve informacije pohranjene u organizaciji moraju slijediti postupke zaštite i povjerljivosti. Sigurnost podataka i povjerljivost postupak je u kojem se podaci čuvaju podalje od neovlaštenog pristupa, otkrivanja, uništavanja, uporabe ili izmjene. Odnosi se na fizičke i elektroničke podatke. Sve organizacije pohranjuju veliku količinu povjerljivih podataka o svojim zaposlenicima, kupcima, statusu tvrtke, proizvodima, anketama, financijama itd. Tijekom rukovanja tim informacijama mora se voditi računa o poštivanju sigurnosnih i povjerljivih postupaka, jer ako informacije dođu u pogrešne ruke, to bi moglo dovesti do ozbiljnih, negativnih posljedica. To će također utjecati na etiku i vođenje organizacije te će dovesti do pravnog postupka.
Tijekom prosljeđivanja podataka drugim organizacijama ili pojedincima, moraju se poštivati postupci povjerljivosti i zaštite podataka. Povjerljivi podaci poput datuma rođenja, podataka o kreditnoj i debitnoj kartici, vjeroispovijesti, etničkoj pripadnosti, financijskom stanju itd. Mogu se proslijediti samo osobama koje imaju ovlaštenje ili za koje je vlasnik dao pristanak, a također moraju slijediti zakoni i propisi o povjerljivosti. "
"1.6 Objasnite svrhu provjere točnosti podataka
Sve tvrtke i organizacije moraju provjeriti jesu li podaci koje su pohranili točni. Primjerice, novac koji ulazi i odlazi mora biti ispravno evidentiran, u protivnom će izgledati kao da tvrtka nije ostvarila veliku dobit. To može utjecati na cijene dionica tvrtke i zaposlenika jer tvrtka možda neće moći platiti zaposlenike i morat će smanjiti osoblje, a zajmodavci neće pristati posuditi novac itd.
Netočne informacije mogu imati ozbiljne negativne učinke i mogu utjecati na financijsko stanje i vrijednosti tvrtke. Točnost informacija pomoći će rukovoditeljima da unaprijed planiraju budućnost i postave ciljeve. Također će moći unaprijed planirati nedostatke. "
Pitanje: Zašto tvrtka mora povezati svoj raspored razvoja sustava s vremenskom skalom svojih potrebnih podataka?
Odgovor: Bez razvojnog rasporeda povezanog s vremenskom ljestvicom, tvrtka neće moći napraviti plan ili imati ideju kako će dovršiti projekt. Bez obzira na veličinu ili opseg projekta, raspored je uvijek ključni dio upravljanja projektom. To tvrtki i timu govori kada treba obaviti svaku aktivnost, što je već završeno i slijed u kojem stvari trebaju biti gotove. Na taj se način vizija koju tvrtka ima za projekt pretvara u vremenski zasnovan plan.