Sadržaj:
- Tekst i druge podatke unesite i kombinirajte točno u dokumente za obradu teksta
- 1.1 Utvrdite koje su vrste podataka potrebne u dokumentima
- 1.2 Koristite odgovarajuće tehnike za točan i učinkovit unos teksta i drugih podataka
- Unos / brisanje teksta, spremanje datoteka - Word 2003
- 1.3 Odaberite i upotrijebite odgovarajuće predloške za različite svrhe
- Stvorite novi dokument na temelju predloška Microsoft Word 2003
- 1.4 Utvrdite kada i kako kombinirati i spojiti podatke iz drugog softvera ili drugih dokumenata
Kliknite Umetni - datoteka
- 1.7 Učinkovito pohranite i preuzmite datoteke dokumenata i predložaka, u skladu s lokalnim smjernicama i konvencijama, ako su dostupne
- Molimo povratne informacije:
Desktop mikroračunalo za obradu teksta
Napisao LehmanUMN (vlastito djelo), putem Wikimedia Commons
Ne svi mi, ali većina koristi Microsoft Word za obradu dokumenata na računalu na poslu. Treba znati koristiti osnovne alate za formatiranje dokumenta, a također razumjeti i koristi i prednosti upotrebe predložaka i stilova u dokumentima.
U ovom ćemo članku pogledati:
- Različite vrste informacija koje su nam potrebne za stvaranje dokumenta
- Tehnike koje treba koristiti za unos podataka
- Korištenje stilova i predložaka
- Kako kombinirati ili spojiti dokumente
- Različiti alati za uređivanje
- Kako učinkovito pohraniti i dohvatiti dokumente
Ovaj je članak napisan kako bi pomogao kandidatima koji će biti ili koji slijede svoju NVQ razinu 2 ili 3 razinu diplome iz poslovanja i administracije ili informatike. Obuhvaćena cjelina je program za obradu teksta i kandidati koji su korisnici IT-a morat će dokazati znanje, razumijevanje i vještine da bi koristili aplikaciju koja je stvorena za stvaranje, uređivanje i izradu velikih tekstualnih dokumenata na srednjoj razini.
Veći dio ove jedinice mora biti dokazan sposobnošću kandidata da demonstrira vještine ( praktičnu primjenu ) koje posjeduje i tehnike koje primjenjuju za korištenje softvera. To će biti izravnim promatranjem ocjenjivača i / ili osmišljenim testom ili zadatkom na njihovom radnom mjestu i / ili dokazom putem dokumenata koje su već stvorili.
Nastojao sam dati sve od sebe osnovno znanje koje treba posjedovati da bi se koristio program za obradu teksta, a ova je jedinica napisana na temelju aplikacije za obradu teksta pod nazivom Microsoft Word. Trudio sam se najbolje iskoristiti snimke zaslona gdje god je to moguće iz programa Microsoft Word 2003 i neke video zapise koji će stvarno pomoći.
Microsoft Word je uredska aplikacija koju većina organizacija i tvrtki koristi za obradu tekstualnih dokumenata. Većina tvrtki još uvijek koristi Microsoft word 2003, a veći dio jedinice bit će ograničen na zadatke koji koriste Microsoft word 2003.
Ovo je jedinica razine 2 s kreditnom vrijednošću 4. Radi lakšeg prolaska podijelila sam ovu jedinicu u tri odjeljka i objavila ih kao tri različita odjeljka. Slijedite donje poveznice za odjeljke 2 i 3.
Odjeljak 2 - Stvaranje i izmjena izgleda i struktura dokumenata za obradu teksta (Softver za obradu teksta, pitanja 2.1 do 2.4)
Odjeljak 3 - Upotrijebite softverske alate za obradu teksta za učinkovito oblikovanje i prezentaciju dokumenata kako bi udovoljili zahtjevima (Softver za obradu teksta, pitanja 3.1 do 3.6)
U ovom dijelu, to je Odjeljak 1, pogledati ćemo kako točno unijeti i kombinirati tekst i druge informacije u dokumentima za obradu teksta.
Tekst i druge podatke unesite i kombinirajte točno u dokumente za obradu teksta
Napomena: Tijekom cijelog tijeka jedinice, u sva tri odjeljka, dodao sam što više snimaka zaslona. Nećete predstavljati snimke zaslona ako zapisujete odgovore za ovu jedinicu, ali od vas će se zatražiti da izvršite nekoliko zadataka kako biste provjerili svoje znanje i razumijevanje upotrebe programa za obradu teksta, a snimke zaslona mogu vam dobro doći!
1.1 Utvrdite koje su vrste podataka potrebne u dokumentima
Dokument je zapis u kojem se događaji ili bilo koji podaci bilježe i bilježe kao dokaz kako se podaci ne bi izgubili.
Uzorak dokumenta
syncfusion.com
To može biti pisani ili elektronički dokument i služi kao službeni zapis. Format, struktura i sadržaj dokumenata razlikuju se ovisno o zabilježenim informacijama i svrsi zbog koje su snimljeni. Neki od primjera dokumenata su računi, novine, narudžbenice, specifikacije proizvoda, pisma, časopisi, listovi, dozvole itd.
Svaki će dokument imati drugačiji format i prihvatljive standarde kojih se mora pridržavati i ti se standardni dokumenti mogu kreirati na temelju predloška, ili ako ćete iznova stvarati određeni dokument, taj format možete spremiti kao predložak za buduću upotrebu.
Dokumenti pohranjeni u elektroničkom formatu pohranjeni su u računalu i postoji mnogo aplikacija za stvaranje dokumenta. Najčešći program koji se koristi u većini organizacija je softver za obradu teksta pod nazivom Microsoft Word koji dolazi kao dio Microsoft Office paketa. Da bi se stvorio dokument, treba identificirati vrste informacija potrebne za stvaranje dokumenta. Opet, različite vrste informacija razlikuju se ovisno o vrsti dokumenta. Prvo treba imati jasnu predodžbu o tome koji će dokument stvarati i u koju svrhu će ga stvarati. Zatim trebaju identificirati vrste podataka potrebne za taj određeni dokument.
Svi dokumenti imaju određenu količinu teksta i uglavnom neke brojeve. Da bi razumijevanje bilo jasno, u dokument se mogu dodati isječci, slike, grafikoni, grafikoni, tablice itd. Elektronički dokumenti mogu imati i animacije te male video i audio isječke. Konačno, kako bi se pojačao izgled dokumenta, dokumentu se mogu dodati crte, obrubi, pozadine itd.
Uzorak fakture
Autor JRW78130 (vlastito djelo), putem Wikimedije
Na primjer, uzmimo u obzir da izrađujete račun. Račun će sadržavati tekst, brojeve, logotip tvrtke ( ovo će biti slika), adresa tvrtke, adresa primatelja, faks i telefonski broj, registarski broj za PDV, broj fakture, datum računa, referenca kupca, opis robe i usluga, stopa usluge, načini plaćanja, savjet o doznaci, detalji o načinu plaćanja itd. Dakle, sve ove informacije treba prikupiti i sastaviti u standardnom formatu koji se pridržava standarda i smjernica organizacija. Prikupljeni podaci, struktura i format u kojem se informacije predstavljaju, ovise o vrsti dokumenta koji se izrađuje. Podaci se mogu prikupiti iz dostupnih podataka u organizaciji, ili ako nisu dostupni, potrebno ih je prikupiti s interneta ili kontaktiranjem relevantnih ljudi ili organizacija / odjela.
Kada upotrebljavate slike i druge podatke s interneta i drugih izvora, treba provjeriti jesu li slobodni za upotrebu provjerom licence i podataka o autorskim pravima. Treba imati sposobnost i vještine prepoznavanja različitih podataka iz pružene skupine podataka ili popisa podataka, tako da mogu odabrati prave informacije potrebne za stvaranje dokumenta.
1.2 Koristite odgovarajuće tehnike za točan i učinkovit unos teksta i drugih podataka
Jednom kada su sve informacije potrebne za stvaranje dokumenta dostupne ili su prikupljene, treba koristiti najbolje metode i tehnike za unos tih podataka u dokument, vodeći računa da se unose točno i učinkovito.
Unos / brisanje teksta, spremanje datoteka - Word 2003
Da biste unijeli tekst u dokument, morate biti vješti u tipkovnici. Vještine tipkovnice ne znače samo tipkanje abeceda i brojeva, već i učinkovito korištenje svih tipki i funkcija tipkovnice. Dobro je naučiti najčešće i najčešće korištene prečace na tipkovnici za unos i oblikovanje podataka u dokument s lakoćom i brzinom. Ako ćete unijeti veliku količinu teksta i brojeva, bit će važna brzina tipkanja, zajedno s točnošću i učinkovitošću.
Osim vještina na tipkovnici, možda će biti potrebne i druge vještine, ovisno o uređaju koji koristite za stvaranje i oblikovanje dokumenata. Nedavna uporaba uređaja osjetljivih na dodir i sustava za prepoznavanje govora zahtijevat će poznavanje svih tehnika potrebnih za rad, unos podataka i formatiranje podataka na uređajima koje koriste.
Tijekom tipkanja dokumenata, da biste točno i učinkovito upisali ili stvorili dokument, tijekom tipkanja morate koristiti obje ruke koristeći odgovarajuće tipke na tipkovnici. Držanje tijela mora biti dobro, uspravnih leđa i obje ruke uz tipkovnicu.
Mnogo sam puta vidio ljude kako koriste Caps Lock za upisivanje velikih slova, što je prilično dosadna stvar jer trebate prebacivati između velikih slova " uključivanje i isključivanje ", prije i nakon upisivanja velikog slova. Najbolji i jednostavan način za upisivanje velikog slova je upotreba tipke Shift. Tipka Shift + bilo koja abeceda omogućit će vam da upišete veliko slovo te abecede.
Napomena: Vježbajte ovo, Shift + abeceda, vjerujte mi da je lako i osjetit ćete razliku!
Neke od često korištenih prečica su Ctrl + S za spremanje, Ctrl + C za kopiranje, Ctrl + V za lijepljenje, Ctrl + X za rezanje, Ctrl + Z za poništavanje, Ctrl + A za odabir svih itd. Backspace i tipke za brisanje obično se koriste tijekom oblikovanja i tipkanja teksta. Razmaknica se koristi za stvaranje razmaka između riječi.
Osim vještina na tipkovnici, trebate koristiti i razne mogućnosti oblikovanja dostupne u samom softveru za obradu teksta. Postoje razne mogućnosti kao što su orijentacija stranice, tablice, nabrajanje i numeriranje, više stupaca, umetanje simbola, slika, okvir za tekst itd., A treba iskoristiti dostupne izbornike kako biste stvorili atraktivan i lak za slijediti / razumjeti dokument. Također možete koristiti razne fontove i razmake kako bi informacije izgledale uredno i jasno.
Nakon uspješnog stvaranja, najvažniji dio dokumenta je gramatika i provjera pravopisa. Procesori za obradu teksta ne pronalaze i ispravljaju sve pogreške u dokumentu. Na primjer, ako upišete "hat" umjesto "that", program za obradu teksta neće uvijek označiti ovu pogrešku umjesto vas. Stoga je uvijek najbolje ručno lektorirati dokument dvaput ili triput, a ako je moguće možete zatražiti da ga treća osoba pročita za vas, jer će to osigurati točnost i učinkovitost.
1.3 Odaberite i upotrijebite odgovarajuće predloške za različite svrhe
Predlošci su unaprijed dizajnirani dokumenti u kojima je pohranjen uzorak i koji su lako dostupni za upotrebu. Oni već imaju neke pojedinosti koje se mogu prilagoditi ili urediti prema nečijim potrebama. Također možete dizajnirati i spremiti vlastiti predložak ovisno o svojim potrebama i potrebama dokumenata koje ćete izrađivati. To će vam pomoći da se usredotočite na sadržaj dokumenta u budućnosti, umjesto da gubite vrijeme na dizajniranje dokumenta.
Stvorite novi dokument na temelju predloška Microsoft Word 2003
Da biste spojili sve podatke koristeći vještine koje netko posjeduje, treba odabrati odgovarajući predložak za dokument koji ćete stvarati.
Na primjer, program za obradu teksta može imati postojeće predloške za dokumente poput faksa, pisma ili web stranice. Dakle, ako ćete stvarati bilo koji dokument koji se podudara s dostupnim predlošcima, tada možete koristiti dostupni unaprijed dizajnirani predložak. U drugim ćete slučajevima morati stvoriti vlastiti predložak za vrstu dokumenta koji ćete izrađivati.
Također većina predloga dolazi s unaprijed dizajniranim fontovima, shemom boja, oblikovanjem itd., Ali ih uvijek možete promijeniti u skladu s vašim potrebama i svrhom.
Ako stvarate nekoliko dokumenata iste vrste i formata, ili ako ćete u budućnosti iznova stvarati određeni dokument, formate biste trebali spremiti kao predložak kako biste mogli održavati ovaj standard tijekom stvaranja dokumenata. u budućnosti i uštedite i vrijeme.
Neki primjeri za učinkovitu primjenu oblikovanja i odabira predložaka na dokument su, korištenje više stupaca za vijesti, korištenje portreta A4 za zaglavlja i za slova, pejzažni način rada za tablice itd. Morate stvoriti dokumente koji su jasni i koji će stvoriti utjecaj na čitatelja. Stoga uvijek koristite najbolje značajke dostupne na Wordovom procesoru za stvaranje impresivnih dokumenata.
Svrha korištenja predložaka je stvoriti učinkovit dizajn dokumenta. Dizajn dokumenata ne odnosi se samo na izgled, već i na način na koji se informacije prezentiraju. Treba istaknuti važne podatke u dokumentu. Dakle, važan je pažljiv odabir sadržaja, izgleda, boja, tema, fontova, stilova, tablica, fusnota, slika, grafikona itd.
Sve informacije poput datuma, adrese i podataka o kontaktima, brojevi stranica mogu se spremiti u predložak za buduću upotrebu i kako bi se izbjeglo njihovo ponovno tipkanje.
1.4 Utvrdite kada i kako kombinirati i spojiti podatke iz drugog softvera ili drugih dokumenata
Stvaranje dokumenta nije uvijek stvaranje novog i unos novih informacija koje imate u ruci. Ponekad ćete morati kombinirati i objediniti podatke iz drugih dokumenata i softvera. Na primjer, možda ćete morati provući podatke s excel lista ili povezati dokument s PDF dokumentom, a ponekad biste stvorili nekoliko pojedinačnih dokumenata u programu za obradu teksta i možda ćete ih sve morati povezati ili kombinirati u jedan pojedinačni dokument.
Na primjer, da biste kombinirali više dokumenata s riječima u jedan dokument, prvo morate stvoriti prazan dokument i postaviti izgled stranice sličan dokumentima koji će se spojiti. Također možete otvoriti jedan od dokumenata koji se kombiniraju, kliknuti Spremi kao i spremiti ga kao novi dokument s drugim imenom, a zatim izbrisati njegov sadržaj čuvajući izgled.
Kliknite Umetni - datoteka
Da biste umetnuli tablicu, kliknite Tablica - Umetni - Tablica
1/4Tijekom prikupljanja podataka, kandidat bi trebao analizirati i odlučiti koje su informacije potrebne te jesu li prikupljene informacije pouzdane i točne.
Tablice su dobra opcija za razbijanje informacija u propisane prostore. Pruža uredan vizualni izgled i olakšava skeniranje i usporedbu podataka u dokumentu. Da biste tablicu umetnuli u word dokument, morate ući u izbornik tablice, kliknuti umetnuti i kliknuti tablicu. Možete urediti tablicu s brojem redaka i stupaca, bojom ispune, obrubima i sjenčanjem te ostalim značajkama prema vašim zahtjevima.
1.7 Učinkovito pohranite i preuzmite datoteke dokumenata i predložaka, u skladu s lokalnim smjernicama i konvencijama, ako su dostupne
Jednom kada je dokument stvoren, kandidat bi ga trebao moći spremiti na mjestu odakle ga je lako pronaći za buduću upotrebu i referencu. Sada se dokument stvoren pomoću bilo kojeg programa za obradu teksta može spremiti u jedan od mnogih dostupnih formata, ali neće svi procesori za obradu teksta podržavati sve vrste datoteka. Na primjer, kada kliknete Datoteka -> Spremi kao -> Dobit ćete dijaloški okvir u kojem se traži mjesto za spremanje dokumenta i format u kojem želite spremiti dokument.
Da biste datoteku spremili u potreban format, Datoteka - Spremi kao
1/2Ako će se dokument distribuirati ljudima ili organizacijama koje neće koristiti Microsoft word, najbolje je spremiti dokument u.rtf formatu (obogaćeni tekst). Najbolje je dokument spremiti u što jednostavnijem formatu kako biste izbjegli pogreške dok pokušavate otvoriti dokument u drugim programima za obradu teksta. Dobra ideja i razumijevanje problema kompatibilnosti datoteka bit će od velike pomoći. Postoje različiti formati kao što su Word dokument, predložak Word dokumenta, format običnog teksta, format obogaćenog teksta, format web stranice itd. Ako će svi koji će pristupiti dokumentu koristiti Microsoft word, tada je najbolje spremiti dokument u.doc format.
Imenovanje dokumenta je još jedan vrlo važan aspekt. Uvijek se služite smislenim imenima kako bi vam bilo lakše identificirati ovaj dokument za preuzimanje u budućnosti. Kandidati bi također trebali imati dobru ideju o spremanju dokumenata u raznim drugim formatima, to jest mijenjanju formata dokumenata u HTML ili RTF itd. Ako je potrebno, koristeći opciju spremi kao u izborniku Datoteka. Također biste trebali znati gdje možete spremiti dokument radi lakšeg dohvaćanja. Pazite da imena dokumenata nemaju prostor s posebnim znakovima. Najbolje je imati sigurnosnu kopiju svih dokumenata u slučaju da se dogodi problem s poslužiteljem ili problemom s pohranom ili hardverskim kvarovom.
Treba imati na umu jesu li slijedili sva pravila i smjernice organizacije tijekom stvaranja dokumenta. Svakako provjerite postoje li interni stilovi, formati ili predlošci i ako da, poslušajte ih. Svaka organizacija ima pravila i smjernice za pripremu, strukturiranje, imenovanje i pohranu dokumenata. Postoje pravila koja se moraju poštivati tijekom dohvaćanja ili dijeljenja dokumenata. Uvijek imajte na umu što štedite i gdje štedite. Najbolje je pohraniti povezane dokumente zajedno i slijediti dosljednu metodu za imenovanje datoteka i mapa.
Postoji i opcija "Pretraži" za traženje dokumenta u slučaju da ste zaboravili gdje ste dokument pohranili ili spremili. Također Word prikazuje popis nedavnih dokumenata odakle možete preuzeti dokument ako ste ga nedavno spremili.
Molimo povratne informacije:
Nadam se da imate znanje i razumijevanje
- Različite vrste informacija koje su nam potrebne za stvaranje dokumenta
- Tehnike koje treba koristiti za unos podataka
- Korištenje stilova i predložaka
- Kako kombinirati ili spojiti dokumente
- Različiti alati za uređivanje
- Kako učinkovito pohraniti i dohvatiti dokumente.
Nadam se da vam je ovaj odjeljak bio od neke pomoći. Slijedite donje poveznice za odjeljke 2 i 3.
Odjeljak 2 - Stvaranje i izmjena izgleda i struktura dokumenata za obradu teksta (Softver za obradu teksta, pitanja 2.1 do 2.4)
Odjeljak 3 - Upotrijebite softverske alate za obradu teksta za učinkovito oblikovanje i prezentaciju dokumenata kako bi udovoljili zahtjevima (Softver za obradu teksta, pitanja 3.1 do 3.6)
Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se pitati! Sve najbolje!
Livingsta