Sadržaj:
- Prije i poslije sastanka
- Kako učinkovito slušati
- Savjeti za učinkovito slušanje
- Kako voditi bilješke tijekom rasprava
- Savjeti za vođenje bilješki
- Svrha pojašnjavanja pitanja u koja niste sigurni
Vodi zapisnik tijekom sastanka.
Fotografija Livingsta
Također ponekad kada rasprave odstupaju od glavnog pitanja prema drugom pitanju sličnom glavnom, predsjedavajući može zaboraviti donijeti odluku o toj točki kao rezultat odstupanja prema drugim pitanjima. U takvim slučajevima, uska suradnja sa predsjedavajućim može pomoći zapisničaru da podsjeti predsjedavajućeg da treba donijeti odluku o tom pitanju prije nego što prijeđe na sljedeću točku.
Kada sumnjate hoćete li nešto snimiti ili ne, uvijek to potvrdite stolicom. Tako ćete izbjeći bilježenje nepotrebnih stvari i uštedjeti vrijeme i trud.
Prije i poslije sastanka
Čak i prije početka sastanka, zapisničar može razgovarati sa predsjedavajućim o tome kako će se sastanak održati, stavkama o kojima će se raspravljati, kako će se rasprava odvijati i što nužno treba zapisati.
Nakon sastanka, dok zapisuje zapisnik, ako zapisnik ima bilo kakvih poteškoća s bilo čim što je relevantno za rasprave, trebali bi razgovarati sa predsjednikom da razjasne stvari, jer će oklijevanje u tome završiti s netočnim informacijama u minuta.
Kako učinkovito slušati
Slušanje je vrlo važna vještina i dolazi s vježbanjem. Većina ljudi u današnje vrijeme samo čuje stvari ili samo sluša, ali ne sluša aktivno ili učinkovito. Puno je razlika između sluha, slušanja i aktivnog slušanja. Nedavno sam puno istraživao o tim vještinama i tehnikama, pa čak i napisao središte aktivnog slušanja. Pomaže čovjeku u svim sferama života, bilo da je to osobno ili profesionalno, a pomaže i u poboljšanju osobnosti.
Pa, što je učinkovito slušanje?
Livingsta
Dok zapisujete, slušate govornike kako sa zanimanjem i važnošću aktivno upijaju sve informacije u vezi s raspravom, a zatim reproducirate informacije u obliku dokumenta koji se naziva zapisnik koji pomaže ljudima koji nisu prisustvovali sastanku da dobiju informacije o tome što raspravljalo se na sastanku. Ovo također služi kao pravni dokument za organizaciju, pomaže u budućim referencama i također je trajni zapis svega što se dogodilo na sastanku.
Vještinama slušanja treba vremena da se razviju, ali se sigurno razvijaju vježbom. Većina ljudi dobro govori, ali ne sluša. Parafraziranje onoga što ste čuli na prikladne načine zahtijeva mnogo kreativnosti. Vještine slušanja mogu se vježbati slušajući predavanja, rasprave i druge slične materijale koji zahtijevaju koncentraciju. Ovdje ćemo razgovarati o tome kako učinkovito slušati sastanke dok se događaju rasprave, argumenti i nesuglasice.
Savjeti za učinkovito slušanje
Da biste učinkovito slušali:
- Prvo treba shvatiti činjenicu da postupak slušanja ne uključuje samo primanje poruka, već ovisi i o drugim komponentama poput razmišljanja, fokusiranja i aktivnog odgovora.
- Treba se koncentrirati na govornika i ne dopustiti da im um luta uokolo. Morate biti pažljivi i opušteni
- Kratko bilježite dok čujete, jer će vam to pomoći da se usredotočite na raspravu.
- Slušajte svaku riječ koju govornik izgovori i zamislite situaciju ili logiku u raspravi
- Koncentrirajte se čak i ako je rasprava dosadna, jer vi trebate u zapisniku iznijeti točne informacije.
- Ne prekidajte dok je rasprava u tijeku ili kad netko govori. Umjesto toga pričekajte da rasprava završi ili govornik završi, a zatim postavite svoja pitanja radi pojašnjenja
- Izgradnja vašeg rječnika čini vas boljim slušateljem, inače možda slušate riječi koje ne razumijete
- Uvijek zabilježite sve nove riječi koje niste razumjeli i pojasnite ih stolicom
- Provođenje neke temeljne studije o pitanjima rasprave prije sastanka pomoći će vam da učinkovito slušate i potpuno ćete se uključiti u postupak slušanja.
- Budite spremni s olovkom i papirom prije nego što zvučnik počne govoriti.
- Morate se naučiti prilagoditi situacijama u sobi za sastanke fiziološki i psihološki te fizičkim čimbenicima u sobi jer neki od njih mogu imati negativan, a drugi pozitivan učinak.
- Akcenti govornika ponekad mogu ometati učinkovito slušanje, ali treba poboljšati njihove vještine prevladavanja svih ovih prepreka da biste postali učinkovit slušatelj.
- Niti dva sastanka neće biti ista, niti dvije rasprave neće biti iste, niti će dva govornika govoriti na isti način, pa morate naučiti prilagoditi se situacijama.
- Uvijek se usredotočite na ključne / važne točke
- Slušajte kao da ćete kasnije morati ponovo predstaviti ove podatke drugoj publici (to ćete ionako učiniti u obliku minuta), to će vam pomoći da se koncentrirate i učinkovito poslušate svaku riječ koju govornik izgovori
- Na sastancima na kojima se raspravlja o osjetljivim problemima, pripazite i na govor tijela govornika, umjesto da ozbiljno spuštate glavu.
- Ne dopustite da vam bilo što ili bilo tko oko vas ometa i ne usmjeravajte pažnju na ljude koji ulaze ili izlaze iz sobe dok zvučnik govori.
- Koristite prikladne načine za bilježenje ovisno o vrsti raspravljenih stvari, a to će vam pomoći da budete uključeni u aktivnost slušanja.
- Ne zapisujte sve već samo glavne točke
- Nemojte se vrpoljiti ili igrati s bilo čime u rukama, niti šarati ili gledati sat. To vam ne pomaže slušati, a može utjecati i na ljude oko vas.
- Za kraj, samo zamislite kako biste željeli da vaša publika sluša da ste govornik i ako budete isti takav slušatelj, ovo će vam pomoći da budete učinkovit
Kako voditi bilješke tijekom rasprava
Bilježenje je važan zadatak ili dio postupka vođenja zapisnika. Kad bilježite, ne bilježe se riječi korištene u raspravi, već se bilježe rasprave koje su se odvijale na sastanku.
Citat s interneta
Ovo je vrlo važan i prilično težak zadatak, ovisno o prirodi sastanka i onome o čemu se razgovaralo. To također ovisi o tome koliko dobro prolazi sastanak, kako članovi surađuju, kako predsjedavajući pomaže i rezimira i što je najvažnije koliko ste dobro pripremljeni za sastanak. Treba pregledati sve dokumente relevantne za sastanak koji su distribuirani ili distribuirani prije sastanka kako biste bili upoznati sa onim o čemu se raspravlja.
Savjeti za vođenje bilješki
Tijekom rasprava slijedite sljedeći postupak i savjete za vođenje bilješki:
- Prije svega, temeljito razumite što su minute, zašto se zapisnici vode i važnost minuta. To će vam pomoći da pratite raspravu i zabilježite važne i potrebne informacije tijekom rasprave. Kao što je gore spomenuto, tamo gdje su dostupni dokumenti, uvijek prikupljajte osnovne informacije o onome o čemu će se raspravljati. To će puno olakšati zadatak bilježenja.
- U situacijama kada su rasprave ili razgovori dugotrajni i složeni, uvijek se usredotočite na važne aspekte rasprave poput, na što se fokusira rasprava, kakva je odluka, ako je dostupna, zašto je ova odluka donesena, tko mora poduzeti mjere odluku i kada / u kojem roku odluka mora biti poduzeta.
- Svakako uključite sažetak rasprave na početku prije nego što zapišete o raspravi, jer će to ljudima koji nisu mogli prisustvovati dati pregled i ideju o raspravi. Ako bi ti ljudi morali sudjelovati na budućem sastanku, ovaj će im minut pružiti sve potrebne informacije koje će im trebati.
- Zapišite važne stavove i mišljenja svih prisutnih ljudi.
- Obavezno slušajte aktivno i učinkovito nakon rasprave, ne dopuštajući vam da lutate ili razmišljate o bilo čemu drugom. Na ovaj način nećete propustiti ništa važno.
- Odaberite najbolju i jednostavnu metodu koja će vam pomoći u vođenju bilješki.
- Pri bilježenju akcijskih točaka uvijek je najbolje to učiniti na način koji je lakši za gledanje, jasno s imenima ljudi koji to trebaju poduzeti i vremenskim okvirom.
- Upotrijebite naslove jer će vam to pomoći da kasnije slijedite bilješke, a možete imati različite odjeljke sastanka pod različitim naslovima. Ostavite malo prostora ispod svakog odjeljka, tako da je lakše dodavati bilješke ispod ako netko iznese nove točke ili ideje tijekom sastanka.
- Ako znate kratku ruku, najbolje je bilješke pisati kratkom rukom, a također koristiti kratice gdje god je to moguće.
- Vježbajte koristiti točke s metkom, jer će to učiniti čitljivijim, izgledati urednije i jednostavnije tijekom pripreme zapisnika.
- Uvijek razjasnite nejasne točke ili razgovore sa svojom stolicom.
- Ne zaboravite imati jednu ili dvije rezervne olovke i olovke.
Svrha pojašnjavanja pitanja u koja niste sigurni
Pojašnjenje je postupak u kojem rješavate područja zbunjenosti sa govornikom i provjeravate je li vaše razumijevanje rasprave točno. Da bi zapisnik bio točan, treba pojasniti sve točke koje ne razumiju tijekom sastanka
Svrha razjašnjenja pitanja u koja niste sigurni su:
- Govorniku govori da učinkovito slušate i pokušavate razumjeti poruku
- Provjerite jeste li razumjeli prave informacije
- Pomaže u preispitivanju razumijevanja
- Potiče govornika da otvoreno razgovara
- Pomaže vam u pisanju minuta bez pogreške
- Izbjegava nesporazume i pogrešna tumačenja
- Poboljšava međuljudske vještine
Čitati o ulozi sastanaka, zašto se održavaju sastanci, zakonskim i organizacijskim zahtjevima koji se mogu primijeniti na vođenje zapisnika, zašto se zapisnici vode i njihovim prednostima, razlogu zašto zapisnici moraju biti točni i različitim dokumentima koji se koriste na sastancima postupka vođenja zapisnika, prethodnog i naknadnog sastanka, pogledajte ovaj članak: Uzimanje minutaže.