Sadržaj:
- Zašto je važno imati ručni dnevnik?
- Koje su prednosti elektroničkog dnevnika?
- Kako da koristim svoj dnevnik?
- Jedna zadnja napomena
Mike Tinnion (CC0) putem Unsplasha (modificirano pomoću Canve)
Održava se sustav dnevnika koji na vrlo učinkovit i učinkovit način koristi vrijeme i izvršava zadatke i sastanke. Pomaže organizaciji u cjelini i pomaže u upravljanju vlastitim i tuđim vremenom. Dnevnici se mogu voditi ručno ili elektronički.
Ja osobno imam obje vrste dnevnika. Na Outlooku imam svoj elektronički kalendar koji se dijeli s mojim upraviteljem i ostalim administratorima. Također imam ručni dnevnik koji se može koristiti u hitnim slučajevima.
Zašto je važno imati ručni dnevnik?
Ručni dnevnik koji koristim uvezana je knjiga s tri dana po stranici, jer nemam mnogo unosa za svaki dan.
Kao što sam gore spomenuo, ovaj dnevnik koristim samo u hitnim slučajevima. To uključuje slučajeve kada sam bolestan ili sam odsutan s posla i ne mogu pristupiti svom elektroničkom dnevniku ili kada su računalni sustavi u kvaru, a Outlook nije dostupan.
Koje su prednosti elektroničkog dnevnika?
Kao što sam spomenuo, elektronički dnevnik koji vodim nalazi se u kalendaru programa Outlook na mom radnom računalu.
Evo prednosti elektroničkog kalendara:
- U stanju sam istaknuti potencijalni sukob između sastanaka.
- Samo jednom moram unijeti redovite događaje.
- Ne koristi se papir.
- Postoji zaštita lozinkom.
- Mogu mu pristupiti s gotovo bilo kojeg mjesta.
- Na zaslonu se nalaze podsjetnici na sastanke.
- Automatski prenosi promjene onima koji su uključeni čiji su sustavi povezani s mojim.
Kako da koristim svoj dnevnik?
Dnevnik koristim za stvari poput upozorenja i sastanaka.
Najčešći unosi u moj dnevnik bit će:
- sastanci panela
- sastanci timova
- stacionarne naredbe
- treninge
- posjeta
- priprema dnevnih reda
- godišnji odmor
- ostali uredski zadaci
- nadzor
- drugi tjedni i dvotjedni zadaci koji se ponavljaju na određenoj frekvenciji (to osigurava da ih neću propustiti)
Ponekad moram rezervirati sastanke i poslati pozivnice za sastanke kolegama ili drugim delegatima, a to se radi elektronički.
Evo kako upravljam tim vrstama sastanaka.
- Pokušavam unijeti što više detalja, poput datuma, mjesta, trajanja, posjetitelja itd.
- Rijetko se susrećem sa situacijom kada je sastanak otkazan ili odgođen, ali ako se to dogodi, obavezno provjerim učinke koje će tražena promjena imati prije nego što pristanem na nju.
- Također prikupljam sve relevantne informacije kako bih osigurao da svi koji prisustvuju sastanku ili sastanku imaju pristup svim bitnim detaljima kako ne bi bilo mjesta za pogrešnu komunikaciju.
- Obično se bavim zahtjevima i promjenama ostalih sudionika kronološkim redoslijedom, ali najhitnije zahtjeve dajem prioritet ako imam posla s velikim brojem njih.
- Kada se dogovore bilo koji zahtjevi ili se izvrše promjene, obavezno kontaktiram sve uključene i da li im je prikladno prije nego što se promjene potvrde.
- Također osiguravam da svaka osoba koja sudjeluje u sastanku ili sastanku ima dovoljno vremena za planiranje, putovanje i sve druge potrebe kako bi sastanak protekao bez problema.
Svjestan sam da se dnevnici moraju redovito ažurirati kad se dogovore promjene. Obavezno brišem otkazane sastanke. Dnevnik koji se ne ažurira u potpunosti može riskirati sve vrste zabune. Također će potkopati samopouzdanje i potaknuti ljude da ili osjećaju potrebu da provjeravaju dogovore, što je gubljenje vremena ili, još gore, vode vlastiti vlastiti dnevnik.
Jedna zadnja napomena
Na ljubaznoj bilješci, nemojte kopirati ništa ovdje predano i prikazati u svojoj datoteci. Ovo je ovdje objavljeno samo kako bi vam pomoglo da steknete predodžbu / razumijevanje onoga što očekuju od vas da pratite. Morat ćete se povezati sa svojim vlastitim radnim područjem i organizacijom i pridržavati se toga dok pripremate datoteke. Hvala na suradnji.
© 2012 livingsta