Sadržaj:
- Prednosti automatiziranog telefonskog sustava
- Kako se više pozivatelja probija na jednom broju?
- Kako napraviti poslovni telefonski sustav da pravilno postupa s vašim pozivima
- Bonton automatiziranog poslovnog telefonskog sustava
- Pružite korisne izbore na izborniku
- Omogućite pozivima brzu osobu uživo s opcijom nula
- Ne miješajte poslovne i osobne pozdrave
- Provjera poziva
- Obrada poziva kad osoblje nije dostupno
- Kako povezati udaljene radnike putem vašeg telefonskog sustava
- Pravilna upotreba produžnih mobitela
- Izrada telefonskog sustava koji će zadovoljiti vaše potrebe
- Govorna pošta
- Prijenos poziva
- Na kraju, potvrdite da vaš telefonski sustav ostavlja dobar dojam
Telefonska recepcionarka
Slika ljubaznošću FreeDigitalPhotos.net
Ovaj se vodič odnosi na bilo koju vrstu automatiziranog poslovnog telefonskog sustava. To će vam trebati nakon što je vaš sustav već instaliran sa svim ožičenjima i telefonskim vezama.
Dat ću vam informacije koje su vam potrebne za programiranje vašeg automatiziranog službenika za učinkovito upravljanje pozivima.
Pravilna konfiguracija presudna je za pružanje izvrsnog prvog dojma o vašem poslovanju.
Postoje tri dijela poslovnog telefonskog sustava:
- Glavna komponenta je PBX, što znači " P rivate B ranch E x change ." Aktivna osoba mora odgovarati i usmjeravati dolazne pozive, osim ako sustav uključuje stavku "2" u nastavku.
- Automatizirani službenik nudi izbornik opcija koje pozivatelji mogu koristiti za usmjeravanje poziva bez potrebe za recepcijom uživo.
- Napokon, komponenta govorne pošte omogućit će pozivaocima da ostavljaju poruke osoblju.
Prednosti automatiziranog telefonskog sustava
Poslovni pozivi mogu ometati koncentraciju zaposlenika i dati im dodatnu odgovornost da preuzimaju poruke za druge zaposlenike. Automatizirani telefonski sustav omogućuje osoblju da bude produktivniji, ali samo ako je programiran za pravilno usmjeravanje pozivatelja.
Pozivatelji se mogu automatski preusmjeriti na određene telefone u uredu. U mnogim slučajevima osoblje čak može proslijediti svoje lokale na vanjske lokacije ili na mobitele.
S uključenom govornom poštom, sustav će primati poruke za zaposleno osoblje. Svaki pojedinac može snimiti svoj pozdrav koji svira pozivatelju ako se ne javi.
Automatizirani poslužitelj može također omogućiti pozivateljima da preslušaju snimljene informacije bez čekanja da živa osoba odgovori na rutinska pitanja. To je izvrsno za pružanje radnog vremena, upute do vašeg ureda, navođenje ponuda poslova i odgovore na bilo koja druga često postavljana pitanja.
Kako se više pozivatelja probija na jednom broju?
Ako imate samo jednu telefonsku liniju, proći će samo jedan pozivatelj. Drugi pozivatelj dobit će signal zauzeća jer vaša telefonska tvrtka ne može uputiti drugi poziv.
Ako ne želite da vaši pozivatelji dobivaju zauzete signale, trebate zasebnu telefonsku liniju za svakog simultanog pozivatelja.
Potreban vam je odgovarajući broj telefonskih linija kako bi podržao opseg poziva koji očekujete, a vaš telefonski sustav mora podržavati dodatne linije.
Na primjer, ako imate deset dodataka, a pet osoba obično odjednom na vanjskim telefonskim pozivima, trebat će vam pet telefonskih linija koje dolaze iz vaše telefonske tvrtke. Ako se koristi svih pet linija, sljedeći pozivatelj dobit će signal zauzeća.
Stvarni način isporuke dolaznih poziva funkcija je telefonske tvrtke. Svaki pozivatelj bira isti broj, vaš glavni broj tvrtke. Telefonska tvrtka nudi značajku koja se naziva usluga prevrtanja . Ako je prva linija zauzeta, sljedeći pozivatelj prebacuje se na sljedeću dostupnu liniju.
Zauzeti signali mogu se izbjeći ako imate dovoljno telefonskih linija za isporuku svih mogućih simultanih pozivatelja.
Kako napraviti poslovni telefonski sustav da pravilno postupa s vašim pozivima
Pri programiranju opcija izbornika, bitno je razmotriti logičan raspored odjela i osoblja u vašoj tvrtki. Dobro organiziran telefonski izbornik pomoći će pozivaocima da se brzo prođu.
Morat ćete uputiti pozivatelja u pravom smjeru bez zbunjujućih izbora. Izbornik koji je lako slijediti je presudan, s mogućnostima za određene odjele, osoblje ili druge informacije.
Kako planirate pripremiti odgovarajuću strukturu za svoj jelovnik? Razmislite o tome što većina vaših sugovornika zove i što im treba od vas. Također razmislite koliko dobro vaši kupci poznaju vašu tvrtku.
- Kontaktiraju li rutinski određeno osoblje?
- Znaju li produžni brojevi?
- Znaju li prezime vašeg osoblja?
- Ili jednostavno imaju nejasnu predodžbu do kojeg odjela trebaju doći?
Znajući to, možete oblikovati izbornik telefona kako bi udovoljio potrebama vaših kupaca.
Ako imate mnogo ljudi koji zovu s uobičajenim pitanjima ili vam trebaju informacije o vašim proizvodima, uključite opciju poput " Pritisnite 5 za informacije o našim widgetima ".
Ako vaši kupci vaše osoblje znaju po imenu, korisno je ponuditi direktorij biranja po imenu. Pozivatelj upućuje da na tastaturi telefona nazove prezime.
Imajte na umu da ako netko napusti vašu tvrtku ili angažirate drugu, morate redovito ažurirati telefonski imenik.
Kao sigurnosnu mjeru, kako biste bili sigurni da nećete izgubiti pozivatelje, korisno je uvijek dati pozivatelju mogućnost da pritisne nulu da dođe do operatora. Vaš operater može biti vaš recepcionar ili bilo tko tko može pomoći pozivima koji trebaju smjernice.
Pritiskom na opcije izbornika pozivatelja telefona
Slika Pete Linforth s Pixabaya
Bonton automatiziranog poslovnog telefonskog sustava
Dobra je poslovna praksa da svojim pozivima što olakšate pristup do odgovarajuće osobe koja će im pomoći. Sljedeće su točke ključne.
Pružite korisne izbore na izborniku
Uobičajeno je da se odjeli stavljaju u izbornik i dodjeljuju proširenja za osoblje. U nekim ćete slučajevima možda htjeti staviti ljude na izbornik, tako da će vaš sugovornik čuti: "Za Sally Jones pritisnite 1, za John Smith pritisnite 2 itd."
Imajte na umu da pozivatelju dajete ideju o veličini vaše tvrtke u ovom slučaju. To možete izbjeći pomoću značajke Dial-By-Name i odabirom jednog od izbornika.
Omogućite pozivima brzu osobu uživo s opcijom nula
Mnogi ljudi žure, a neki nemaju strpljenja slušati cijeli jelovnik. Ne želite izgubiti te potencijalne kupce i definitivno ih ne želite frustrirati. Mnogo puta ovi pozivatelji žele pritisnuti nulu za trenutnu pažnju stvarne osobe. Zbog toga je poželjno da opcija izbornika zvoni na nulu službeniku koji im može pomoći ili uputiti poziv.
Ne miješajte poslovne i osobne pozdrave
Druga važna stvar je ne miješati poslovne i osobne čestitke. Kad vaši zaposlenici proslijede svoje proširenja na svoje mobitele ili kućne telefone, možda neće željeti da njihovi pozivatelji čuju njihovu odlaznu pozdravnu poruku ako ne odgovore na preneseni poziv.
Provjera poziva može se koristiti za blokiranje osobnog pozdrava odredišta, tako da pozivatelj čuje samo profesionalni pozdrav naveden u produžetku. Ako se odgovori glasovna pošta mobitela, pozivatelja neće povezati. Umjesto toga, pozivatelj će biti primljen natrag i ubačen u glasovnu poštu poslovnog sustava s odgovarajućim pozdravom vezanim uz posao.
Provjera poziva
Umjesto da se poveže kada se odgovori, prvo će reproducirati ime pozivatelja primatelju. Tada mogu pritisnuti tipku da prihvate poziv. Ako se glasovna pošta javi, neće vratiti ton tipke, pa će telefonski sustav pozivatelja vratiti natrag, kao što sam maloprije objasnio.
Obrada poziva kad osoblje nije dostupno
Vaše osoblje možda neće uvijek biti dostupno za primanje poziva. No, potrebno je voditi brigu o svojim kupcima kad zovu.
Dakle, kad poziv ostane bez odgovora, brzo usmjeravanje pozivatelja na odgovarajući poštanski sandučić s uputama u pozdravu, pomoći će vašem pozivatelju da bude brzo zbrinuto.
Kad je vašem osoblju potrebna privatnost za izvršavanje uključenih zadataka, njihova se proširenja mogu postaviti u način "Ne uznemiravaj", tako da važni pozivatelji ne čuju samo zvonjavu ili ne upadaju u " Zatvor glasovne pošte ".
Umjesto toga, kada je proširenje postavljeno kao Ne uznemiravaj, reproducirat će zamjenski pozdrav koji je korisnik poštanskog sandučića postavio za obradu pozivatelja kad nisu dostupni. Ovaj pozdrav poznat je kao "Nedostupan pozdrav". Daje upute pozivatelju, kao što je dodatak koji treba nazvati za neposrednu uslugu drugog zaposlenika.
Činjenica da korisnik poštanskog sandučića može snimiti i redoviti pozdrav i nedostupan pozdrav olakšava prelazak na način Ne uznemiravaj (ili nedostupan način) i povratak bez potrebe za snimanjem novog pozdrava.
Imajte na umu da trebate pratiti sve poruke. Dakle, vaše osoblje mora rutinski provjeravati svoje poštanske sandučiće ili omogućiti način obavijesti o porukama.
Kako povezati udaljene radnike putem vašeg telefonskog sustava
Ako imate mobilnu radnu snagu, zapošljavate osoblje koje radi kod kuće ili imate satelitske urede, sve svoje radnike morate povezati u jedinstveni telefonski sustav kako bi bili dostupni vašim pozivima.
Neki telefonski sustavi dopuštaju programska proširenja za usmjeravanje poziva na vanjske brojeve. Ako imate tu značajku, stvorite proširenja za sve udaljeno osoblje koje mora biti dostupno.
Pravilna upotreba produžnih mobitela
Ako se vaše udaljeno osoblje ne nalazi na određenim mjestima, možete programirati proširenja telefonskog sustava za usmjeravanje poziva na njihove mobilne telefone. Pozivatelj koji nazove njihov dodatak povezat će se putem mobitela, a da ni ne zna da fizički nije u uredu.
Međutim, možda ćete htjeti uzeti u obzir da propušteni pozivi ostavljeni u govornoj pošti možda neće biti pravovremeno prihvaćeni i vraćeni. Rješenje je onemogućiti provjeru poziva i pustiti da svi pozivi padnu u glasovnu poštu mobitela ako nema odgovora.
Prednost je u tome što poruke neće morati provjeravati na dva mjesta. Oni samo trebaju provjeriti mobitel, koji vjerojatno ima signal za čekanje poruke koji označava propušteni poziv.
Imajte na umu da će pozivatelj čuti osobni pozdrav na mobitelu ako nema odgovora. Dakle, pozdrav se mora odnositi na posao ako se koristi ova metoda, osim ako vaš sustav ne može zaobići taj pozdrav, kao što sam ranije spomenuo.
Ispravno planiranje ostavit će izvrstan dojam na pozivatelje kada im bude lako stupiti u kontakt s odgovarajućim osobljem kako bi postigli svoje ciljeve. Ovo koristi i vama i vašim klijentima.
Udaljeni radnik koji se javlja na telefon
Slika Gref_exe s Pixabay
Izrada telefonskog sustava koji će zadovoljiti vaše potrebe
Razmotrit ćete fleksibilnost upotrebe i način na koji će vaši pozivatelji moći dobiti najviše koristi od vašeg prilagođenog automatskog izbornika za pratioce.
Trebali biste odlučiti koje ćete značajke koristiti i kako ih pravilno implementirati. Ne želite koristiti značajku vaše telefonske tvrtke koja ometa telefonski sustav.
Evo kratkog pregleda nekih uobičajenih značajki i načina njihovog integriranja:
Govorna pošta
Ako je neko od vašeg osoblja zauzet telefonom, poruka govorne pošte prihvatit će ga. Svako telefonsko proširenje trebalo bi imati vlastiti poštanski pretinac sa svojim osobnim pozdravom.
Nužno je onemogućiti uslugu govorne pošte kod svoje telefonske tvrtke kada koristite značajku govorne pošte s telefonskim sustavom.
Prijenos poziva
Ako imate osoblje na udaljenim mjestima, možda ćete htjeti omogućiti preusmjeravanje pozivatelja koji pozivaju svoj dodatak na svoje mobitele.
Dobar telefonski sustav trebao bi biti u stanju upravljati raznim vrstama značajki prijenosa koje pruža vaša telefonska tvrtka, poput trosmjernog pozivanja ili prijenosa i otpuštanja, što je značajka poznata kao Centrex.
Ako kod svoje telefonske tvrtke nemate mogućnosti prijenosa, pristojni telefonski sustav i dalje bi trebao moći preusmjeriti pozivatelje na drugi broj krpanjem poziva putem dvije telefonske linije.
Na kraju, potvrdite da vaš telefonski sustav ostavlja dobar dojam
Napokon, kada postavite automatizirani sustav i dovršite programiranje, nazovite svoj telefonski broj i preslušajte pozdrav svoje tvrtke. Testirajte svaku opciju u izborniku kako biste bili sigurni da sve funkcionira kako ste namjeravali.
Ne želite da vaši pozivi naiđu na nešto čudno. Možete ga uhvatiti i ispraviti prije nego što sugovornici nađu nešto pogrešno što ih iritira.
Imajte na umu da je vaš telefonski sustav prvo što vaši kupci i klijenti dožive kada vas nazovu. Stoga ostavite izvrstan prvi dojam.
© 2015 Glenn Stok