Sadržaj:
- Pucanje mjehurića
- Proces tvrtke s više odjela
- I nastavlja se
- Pa tko je bio uključen?
- Kako uklanjamo silose?
Pucanje mjehurića
Sljedeći put kad budete na poslu, pogledajte oko sebe. Koliko dobro rade pojedini odjeli?
Biste li rekli da dobro razumijete kako funkcionira svaki odjel? Ili kako se njihove uloge slažu s vašima?
Svi vole misliti da je njihova vlastita uloga najvažnija, da posao ne bi mogao funkcionirati bez njihovog odjela.
Pogrešno!
Jedna stvar koju često vidimo u internoj reviziji je da svaki odjel radi u silosu, zadržavajući se u svom malom radnom balonu, nesvjestan onoga što se oko njih događa u poslu.
Iako je fokusiranje na detalje bilo čega što radite dobra stvar, to ne bi trebalo biti na štetu velike slike.
Bez obzira na djelatnost, niti jedno poduzeće ne može raditi samo s jednim odjelom. Čak i male tvrtke s jednim operatorom zahtijevaju da nosite više kapa dok preuzimate različite uloge u svom poslu.
Proces tvrtke s više odjela
Pogledajmo jednostavan primjer koraka u proizvodnji postojećeg proizvoda i prodaji kupcima. Prije nego što uopće pomislite zaraditi više, morate utvrditi:
- koliko proizvoda trenutno imate na zalihi
- ima li rok valjanosti
- je li sezonski proizvod potreban samo u određeno doba godine
- postoji li trenutna potreba za izradom dodatnih
- ima li tvrtka resursa da u ovom trenutku zaradi više
Gore navedena pitanja obično pregledava netko iz odjela za planiranje. Također će odrediti koliki će se proizvod proizvoditi i količinu sirovina koje će trebati kupiti.
Informacije se tada obično prosljeđuju upravi kako bi odobrila proizvodnju, kupnju sirovina i količinu vremena i osoblja potrebnih za dovršetak proizvodnje proizvoda. U to su vrijeme obično uključene rasprave s financijskim odjelom kako bi se osiguralo da poduzeće ima raspoloživa sredstva za izvršavanje svih zadataka.
Nakon što je postupak planiranja dovršen i odobren, detalji o potrebama za sirovinama prosljeđuju se odjelu za nabavu. Ovdje će imati popis odobrenih dobavljača koje koriste za izradu narudžbenica za kupnju potrebnih sirovina. Opet će ih trebati odobriti, uglavnom uprava, prije nego što se pošalju dobavljačima.
Nakon što su sirovine naručene, financijski odjel mora otpustiti uplatu kako bi bio siguran da je roba isporučena na vrijeme. Financijske evidencije treba ažurirati tako da odražavaju koliko novca je poduzeće potrošilo i za što. Kasnije će također trebati uskladiti ovu uplatu s računima primljenim u sklopu postupka pomirenja.
Dakle, naručili smo sirovine; ostalo bi trebalo biti lako, zar ne?
Dobavljači su počeli isporučivati naše sirovine pa ih sada netko mora provjeriti kako bi bili sigurni da su narudžbe ispravne i da je roba u upotrebljivom stanju. Najbolji način za to je usporedba narudžbenica i računa s primljenom robom.
Ovisno o veličini tvrtke i vrsti primljenog materijala, to može biti bilo tko, od recepcionara do skladišnog osoblja ili nadzornika gradilišta. U većim poduzećima, i opet, ovisno o vrsti robe, možda ćete imati jednu osobu koja se odjavljuje kako bi potvrdila da je roba primljena na licu mjesta, a druga koja provjerava kvalitetu sirovina.
Sve papire koji se odnose na sirovine morat će se čuvati, a kopije će možda trebati poslati različitim odjelima kako bi se osiguralo da su njihovi podaci točni. Kad su u pitanju papirologije, tu stvari mogu postati neuredne ako nedostaje komunikacije ili ako ne razumijete zašto ih trebaju drugi odjeli i u kojem ih vremenskom okviru trebaju.
Ne možete platiti račun ako ne znate što plaćate. Također ne biste trebali prihvatiti robu na licu mjesta ako ne znate proizvode i količine koje bi tamo trebale biti.
Sad kad imamo svoje materijale, možemo izrađivati svoje proizvode.
Još jednom, ovisno o veličini i postavkama poslovanja, način na koji se sirovine čuvaju, evidentiraju i distribuiraju za upotrebu mogu biti vrlo različiti. Jedna točka koja bi trebala ostati ista jest da bi je trebalo zabilježiti kada se koristi svaki materijal, tko i koliko. Bez ovih podataka nećete znati što vam treba kad započnete postupak planiranja sljedeći put kada želite proizvoditi.
Naš proizvod počinjemo izrađivati prema radnim uputama koje su razvijene prije nego što smo uopće započeli s izradom ovog proizvoda. Upute za rad koriste se kako bi se osiguralo da je svaki proizvod napravljen na isti način i da ima stalnu kvalitetu.
Svaki put kad netko otkrije način na koji može poboljšati proizvodni postupak, radne upute i ostale dokumente za taj postupak treba ažurirati kako bi ostali u tijeku. Vaš odjel za unutarnju reviziju također može pregledati postupak kako bi se uvjerio da se zapravo slijede radne upute.
Ako za izradu svojih proizvoda koristite bilo koju opremu, morate biti sigurni da je oprema u dobrom stanju. Odjelu za održavanje potreban je raspored za testiranje, popravak i zamjenu opreme po potrebi. Rasprave s osobljem za upravljanje rizikom i / ili unutarnjom revizijom mogu vam pomoći pri izradi ovih rasporeda.
Također bi bilo potrebno evidentirati, istražiti i riješiti bilo koji incident koji se dogodio tijekom proizvodnog procesa, poput kvara opreme, nepotpunog završetka proizvodnog procesa ili ozljede osoblja.
Prije nego što se proizvod može prodati potrebno ga je provjeriti u kvaliteti; ne želite prodavati lošiji ili neispravan proizvod.
Sada imamo gotov proizvod koji sjedi u našoj prodavaonici i čeka da se proda, ali kome ga prodajemo i za koliko?
I nastavlja se
"Koliko" bi prethodno razradio menadžment, opet bi bio uključen i financijski odjel kako bi potvrdio koliko vas je koštalo stvaranje proizvoda i koliku ste zaradu htjeli ostvariti.
U početku bi bilo potrebno istraživanje tržišta koje je proveo netko tko je uključen u istraživanje i razvoj da bi se pogledalo za što se prodaju drugi slični proizvodi i što bi ljudi bili spremni platiti.
Što se tiče koga prodati, vaše bi istraživanje tržišta to već proučilo na početku, tako da već znate tko su vaši kupci. Marketinški odjel sastavit će kampanju za ciljanje pravih kupaca, prepuštajući prodajnom odjelu da proizvod dovede do kupca.
To je već prilično uključen proces, ali još nismo završili u tišini.
Slično naručivanju i kupnji sirovina, sada moramo obrnuti taj postupak da bismo proizvode izveli iz skladišta i kupac.
Naš odjel za pakiranje trebao bi zapakirati pravu količinu svakog proizvoda za kupce. Morali bismo stvoriti račune koje bi kupac trebao platiti. Skladište bi trebalo potvrditi da su pravi proizvodi pripali pravom kupcu. A naš bi financijski odjel trebao biti siguran da je kupac platio i da su isplate ispravno evidentirane i usklađene.
Također, budući da smo imali osoblje koje proizvodi proizvode, naš bi odjel za obračun plaća trebao znati tko radi i u koje vrijeme rade kako bi mogli biti plaćeni za svoje vrijeme.
Iako se sve navedeno događa, još uvijek postoje neki odjeli koji rade u pozadini. Dvije glavne koje treba razmotriti su informatički odjel koji osigurava da osoblje ima pristup sustavima i informacijama koje su im potrebne.
Druga su naše čistačice. Bez obzira na to odlučite li koristiti interno osoblje ili vanjsku tvrtku za čišćenje, netko mora održavati radni prostor čistim, urednim i bez potencijalnih opasnosti.
Pa tko je bio uključen?
Gledajući gornji primjer, naš jednostavni proces proizvodnje i prodaje uključivao je sljedeće odjele:
- Upravljanje
- Planiranje
- Kupnja
- Financije
- Skladište
- Kontrola kvalitete
- Upravljanje dokumentima
- Proizvodnja
- Održavanje
- Marketing
- TO
- Ambalaža
- Prodajni
- Istraživanje i razvoj
- Upravljanje rizicima
- Unutarnja revizija
- Istraga nezgoda
- Platni spisak
- Čišćenje
Kao što vidite, uključen je svaki odjel. Kad biste izmiješali samo jedan od tih odjela, stvari bi vrlo brzo postale neuredne! Kontrolne provjere mogu se propustiti, možda nemate resursa potrebnih za završetak proizvodnje ili plaćanje osoblja, propuštate prodajne prilike ili još važnije prodajete proizvod koji nije prikladan za upotrebu i može biti opasan.
Kako uklanjamo silose?
Često tijekom interne revizije, ako vidim da dolazi do prekida komunikacije ili ako osoblje nije sigurno u ulozi različitih područja, preporučit ću da osoblje iz jednog odjela ode nakratko u sjenu osoblja iz drugih odjela. Natjeram ih da odu i sjednu kako bi vidjeli što zapravo rade ostali zaposlenici. Dobivaju priliku postavljati pitanja i bolje razumjeti način na koji odjeli rade zajedno.
U osnovi na posao počinju gledati kao na ubodnu pilu sa svim dijelovima koji se međusobno uklapaju u cjelinu, a ne kao zbirka pojedinačnih silosa.
© 2017 Katrina McKenzie