Sadržaj:
- Važnost e-pošte za tvrtke
- Anketa
- 9 učinkovitih strategija za upotrebu e-pošte na poslu
- Pravne posljedice i razmatranja politike
- Osnovne komponente politike e-pošte za tvrtke
- Anketa
Slanje i primanje e-pošte uobičajeno je u poslu u gotovo svakoj zajednici.
Lori Truzy
Važnost e-pošte za tvrtke
Neke procjene procjenjuju da količina dnevnih internetskih poslovnih korespondencija iznosi gotovo 130 milijardi na globalnoj razini. E-pošta je učinkovit alat za tvrtke, ali s e-porukama se mora postupati s najvećom profesionalnošću. Unatoč značaju e-pošte u poslovnim interakcijama, većina poslodavaca rijetko pruža obuku za korištenje elektroničke pošte. Slučajno, radnici moraju shvatiti razliku između osobne i komercijalne korespondencije kada koriste poslovne resurse.
Uistinu, poslovne interakcije s e-poštom mogu biti štetne ako se ne vode pravilno. Kao savjetnik za rehabilitaciju, radio sam s klijentima na poboljšanju pisanih i usmenih vještina za poslovno okruženje. Uz to, pomogao sam poslodavcima u provedbi strategija za učinkovitu komunikaciju s e-poštom. Ispod su tehnike koje su se pokazale korisnima i ideje za stvaranje korisne politike.
Anketa
Interakcije putem e-pošte događaju se tijekom radnog dana.
Lori Truzy
9 učinkovitih strategija za upotrebu e-pošte na poslu
1. Izbjegavajte neprimjerene šale. Korištenje određenih riječi i fraza za ocrnjivanje pojedinca može biti temelj za trenutno otpuštanje. Mnoge organizacije imaju politike protiv upotrebe eksplicitnog jezika, tj. Škole. Vrste uvredljivih komentara u e-pošti i ostalim komunikacijama uključuju: rasne psovke, fanatizirane izjave nacionalnog podrijetla, pristrani komentari o invalidnosti neke osobe i uvrede koje se odnose na seksualnu orijentaciju. Slijedom toga, istraživanje je pokazalo da tvrtke profitiraju od poštovanja ugleda prema zaposlenicima i široj javnosti. Ograničite svoj osobni pogled na komediju iz poslovne komunikacije, uključujući e-poštu.
2. Uzmite u obzir doba dana. Vrijeme dana može utjecati na reakcije na e-poštu. Na kraju, osoba može poslati internetsku korespondenciju na kratkom jeziku koja možda ne odražava ono što znate o zaposleniku, kupcu ili dobavljaču. Uz to, razmislite je li slanje e-pošte izvan radnog vremena prikladno. Na primjer, slanje SMS-ova supervizoru navečer kad je on / ona s obitelji možda nije dobra ideja. (Koliko hitno trebate odgovor? Je li problem bolje riješiti tijekom sljedećeg radnog dana?)
3. Pokušajte ne slati e-poštu tijekom pauza i ručka. Ljudi koriste pauze i vrijeme ručka kako bi se napunili od stresa na poslu. Tijekom tih razdoblja mogu se baviti i osobnim problemima. Iz tih razloga kontaktiranje druge osobe putem e-pošte može rezultirati brzopleto sastavljenim odgovorima s loše izraženim idejama za vrijeme ručka ili pauze. Tehnika koju profesionalci često koriste je izdvajanje vremena tijekom radnog dana za odgovaranje i pisanje e-pošte kako bi se održala jasnoća i fokus.
4. Utvrdite kada e-pošta možda nije najbolja opcija. Teme koje uključuju dugotrajne razgovore mogu se najbolje poslužiti osobnim interakcijama ili telefonskim pozivom. Štoviše, povjerljive stvari ili osjetljive teme treba izbjegavati u razmjeni e-pošte na radnom mjestu, osim s odgovarajućim kadrovskim osobljem ili menadžerom. Ta pitanja mogu uključivati: potencijalnu diskriminaciju, odstupanja u plaćama i zdravstvene probleme. Isto tako, oluja mozgova zahtijeva vrijeme i trud, što takvu aktivnost čini prikladnijom za drugi oblik komunikacije. U osnovi, područja rasprave koja za rješavanje trebaju više od nekoliko minuta možda neće biti prikladna za e-poštu.
5. Ne odgovarajte u ljutnji. Primanje neke elektroničke pošte može vas dovesti u obrambeni način razmišljanja. Međutim, smirite se prije slanja odgovora. U današnjem radnom okruženju pokazivanje takta vrlo je cijenjena osobina zaposlenika. Uz to, suzdržite se od upotrebe prostačkog rječnika. Uzmite u obzir ovu činjenicu: razjarena e-pošta koju napišete može postati dio vijesti sljedećeg dana ili objavljena na društvenim mrežama. Ukratko, možda ćete htjeti zadržati posao dok gradite produktivne odnose unutar i izvan organizacije. Drugim riječima, pokazivanje sposobnosti za emocionalnu suzdržanost može koristiti vašem cjelokupnom karijernom putu.
6. Razmislite prije nego što pošaljete e-poštu. Prvo, mentalno razmislite o odabiru riječi za dopisivanje. Zatim napišite skicu e-poruke. Na kraju, pregledajte ga i prema potrebi unesite promjene. Ako vam vrijeme dopušta, dopustite drugoj osobi da vam da povratne informacije. Provjerite je li tema središnja točka interakcije.
7. Koristite predloške kad je to primjenjivo. Postojanje sustava smanjuje neke probleme povezane s e-poštom. Mnoge tvrtke i organizacije razvijaju i održavaju formatirane e-adrese za razne situacije koje su uobičajene za poslovanje. Uskraćivanje ili odobravanje usluga, povratak proizvoda, zajedno sa zakazivanjem sastanaka, samo su neka od područja koja su prikladna za predloške. Kada organizacija poduzme takav korak, kvaliteta usluge može se poboljšati, a smanjiti pogrešne korake u pismenoj razmjeni. Predlošci su također izvrsni alati za uštedu vremena.
8. Vaša bi poruka trebala biti sažeta i pristojna. Sastavite svoju poruku s razumijevanjem koje pišete drugom čovjeku. Upotrijebite uljudan pozdrav i zatvaranje. Budite usredotočeni na svrhu e-pošte, a izbjegavajte žargonske pozive i nazive. Pređite na stvar diplomatski. Nemojte iznositi nepovezane brige.
9. Vaš ton je važan. Ne maltretirajte kolege zaposlenike, dobavljače ili potrošače u pisanom obliku ili u bilo kojem drugom obliku komunikacije. Jezik koji prijeti može dovesti do teških posljedica. Neka ton e-pošte bude pozitivan. Pokažite razmišljanje prema naprijed uključivanjem rečenica koje pokazuju spremnost za rješavanje problema. Primjer bi mogao biti: "Siguran sam da možemo pronaći rješenje problema."
Prebrzo djelovanje na e-poštu moglo bi imati posljedice
Lori Truzy
Pravne posljedice i razmatranja politike
Možda postoje pravne posljedice povezane s brzopleto poslanim e-porukama. Zapravo, sudovi su internetsku prepisku prepoznali kao pisani zapis. Stoga e-poštu shvaćajte kao poslovne memorandume, elektroničku dokumentaciju ili izjave koje se mogu ispitati ako se ukaže potreba. U obuci novih zaposlenika, tvrtke bi imale koristi od dopuštanja radnicima da vježbaju u različitim scenarijima kako bi poboljšale svoje vještine u postupanju s e-poštom. U osnovi, razvijanje politike i sudjelovanje u obuci o interakciji putem e-pošte pomažu organizaciji da se kloni parnica. Ispod su neke važne komponente učinkovite politike koja se odnosi na upotrebu e-pošte. Međutim, vlasnici poduzeća mogu se poželjeti posavjetovati s odvjetnikom prije primjene pravila na radnom mjestu.
Osnovne komponente politike e-pošte za tvrtke
- Navedite koliko brzo zaposlenici moraju odgovoriti na legitimne mrežne poruke.
- Navedite da se svaki zaposlenik mora osposobiti za odgovarajuću upotrebu predložaka.
- Obavijestite internetsku prepisku zaposlenika pomoću resursa tvrtke podložno je preispitivanju prema nahođenju poslodavca ili nadležnih tijela kada je to potrebno.
- Definirajte kada se zaposlenici mogu obratiti drugom osoblju, kupcima ili dobavljačima putem e-pošte. (Trebaju li telefoni biti isključeni tijekom sastanaka? Treba li rješavati osobne probleme e-poštom tijekom radnog vremena? Kada su njihove iznimke?)
- Razradite što učiniti u neobičnim okolnostima. (U slučaju posebno uznemirujuće e-poruke, koga treba kontaktirati? Treba li obavijestiti vlasti?)
- Kako će se odgovoriti na neodgovor na elektroničku poštu? Također, treba li e-poštu zanemariti ili proslijediti nadzorniku?
- Detaljno odredite koji jezik e-pošta ne može sadržavati. Na primjer: „Naše organizacije ne toleriraju rasne ili rodne nepristojnosti u usmenoj ili pisanoj prepisci, uključujući e-poštu.
- Navedite posljedice kršenja pravila. Na primjer, „Ako se utvrdi da se zaposlenik na našem sustavu e-pošte bavi jezičkim nasiljem, HR / HR će ga podvrgnuti pregledu uz razmatranje prestanka radnog odnosa.
Zaustavite se i razmislite prije nego što pritisnete gumb za slanje
Lori Truzy