Sadržaj:
- Uspjeh projekta je važan
- U ovom članku
- Cilj: Uspjeh projekta
- Definiranje cilja projekta
- Primjer iz stvarnog života: Jednodnevni izlet
- Rezultati se oslanjaju na procese
- Projekt Liči: Zabava i uspjeh!
Ovako izgleda plod ličija. Svaka je malo veća od grožđa.
- Liči i svjetionici
Uspjeh projekta je važan
Činjenica je da u životu i u poslu većina projekata propadne. Ali uspjeh je važan. Kad god projekt propadne, vrijeme i novac se troše. Ponekad se život izgubi, kao u spasilačkoj misiji nakon uragana ili druge prirodne katastrofe.
Postoje dvije vrste projekata. Jedan je, prema riječima poslovnog gurua Josepha M. Jurana, "Problem zakazan za rješenje." Ako ovakav projekt propadne, troši se svo vrijeme, trud i novac, a problem je i dalje s nama. Druga vrsta projekta je napor da se san pretvori u stvarnost. Kad ova vrsta projekta propadne, san se nikada ne ostvari. Na primjer, ranije ovog mjeseca, tvrtka sa sjajnom vizijom zatvorila je svoja vrata. Znam dvadeset ljudi koji su izgubili velik dio prihoda, a bilo ih je na stotine. Tvrtka je pomogla tisućama, ali nje više nema.
Činjenica je da više od polovice svih projekata propadne - a to se odnosi na dobro osmišljene, dobro upravljane projekte i uključuje, u uspjehu, projekte koji se isporučuju kasno i prekomjerno proračunski. Stvarna stopa uspješnosti - projekti koji na vrijeme i u okviru proračuna daju prihvatljive ili izvrsne rezultate je na kraju mala.
Možemo puno bolje. To radimo obraćajući pažnju na sve dijelove projekta, odnosno upravljajući s devet područja upravljanja projektima onako kako se primjenjuju na naš projekt.
U ovom članku
Pogledat ćemo:
- Definicija uspjeha projekta
- Kako definirati cilj projekta
- Devet područja upravljanja projektima
- Kako sam primijenio ta područja u scenariju iz stvarnog života
- Tri faze projekta, uključujući pripremu, izvođenje i praćenje
Cilj: Uspjeh projekta
"Uspjeh projekta" zvuči kao strahovito nejasan cilj. Zapravo nije nejasan, ali previše je općenit.
Lako ga možemo odrediti za svaki projekt. I zapravo, ta specifična definicija cilja projekta prvi je korak do uspjeha projekta. Institut za upravljanje projektima (PMI) formalno definira projekt kao "privremeni napor poduzet u stvaranju jedinstvenog proizvoda, usluge ili rezultata". Ključni elementi su:
- Svaki je projekt privremen. To neće trajati vječno. Započet će određenog datuma, a završit će kasnije.
- Svaki projekt je jedinstven. Svaki projekt donosi neki novi, novi, drugačiji rezultat.
- Svaki proizvod donosi određene rezultate kad je gotov.
Definiranje cilja projekta
Evo nekoliko primjera projektnih ciljeva:
- 20. lipnja imat ćemo prekrasno vjenčanje s 300 uzvanika.
- Novi most s četiri trake između otoka Marcos i kopna bit će otvoren za promet vozilima 30. studenog po cijeni manjoj od 4 milijuna dolara.
- Naše najnovije izdanje softvera Amazing Planning, verzija 10.0, bit će objavljeno 20. kolovoza po cijeni od 29,99 USD, a sve poznate programske pogreške iz beta testa su popravljene s troškom razvoja ispod 50 000 USD.
Kao što vidite, projekti su i osobni i također poslovni. Također ćete vidjeti da dobra definicija projekta uključuje što će se isporučiti, kada i koliko će koštati. (Vjenčanje postoji, ali to je osobno. Nisam ga uključio jer se to vas ne tiče.)
Ovi primjeri ilustriraju prva tri područja projekta kojima moramo upravljati.
- Opseg je otmjena riječ za ono što radimo.
- Adrese vremena: kada projekt započinje; kada će završiti, donoseći rezultate; trajanje od početka do kraja; i količinu napora (osoba sati) rada.
- Trošak je definicija koliko će projekt koštati.
To su prva tri područja projekta koja definiramo, a nazivamo ih čimbenicima Rezultati (r) jer se mogu mjeriti u smislu jasnih, definiranih rezultata. Za opseg, ili je cilj postignut, ili nije. S obzirom na vrijeme: Ili je to jedno vrijeme, ili je kasno. Što se tiče troškova: Ili smo ostali u granicama proračuna ili smo prešli proračun. Da biste saznali više o tim čimbenicima rezultata i zašto se nazivaju Željezni trokut, možete pročitati Kako izraditi plan upravljanja projektom.
Ali faktori rezultata (r) nisu dovoljni. Ako radimo samo s ova tri elementa, naš projekt neće uspjeti.
Koja su devet područja upravljanja projektima?
Opseg, vrijeme, cijena, rizik, kvaliteta, komunikacije, ljudski potencijali, nabava, integracija
Primjer iz stvarnog života: Jednodnevni izlet
Otprilike godinama, supruga i ja imali smo zaista zabavan dan. Budući da sam voditelj projekta, želim reći da je to bilo zato što sam njime upravljao kao projektom. U svakom slučaju, to je dobar primjer kako se uspjeh projekta oslanja na više od samo tri čimbenika rezultata (r): opseg, vrijeme i trošak.
Plan nam je bio uzeti subotu u lipnju i ubrati liči (volimo plod ličija) na vlastitoj farmi ličija, oko sat vremena sjeverno od mjesta gdje smo živjeli. Htjeli smo kući donijeti pet kilograma ličija, što nam je bilo dovoljno da potrajemo cijelo ljeto. Liči koštaju 4 dolara po funti, a plin za put oko 10 dolara, pa je ukupni trošak projekta iznosio 30 dolara.
Rezultati se oslanjaju na procese
Zvuči jednostavno. Većina projekata zvuči jednostavno. Ali kad zastanete i pomislite koliko stvari pođe po zlu, to govori drugu priču. Evo hrpe stvari koje bi mogle poći po zlu, organizirane da ilustriraju devet područja upravljanja projektima.
- Opseg. Ako se izgubimo i nikad ne pronađemo farme ličija - nema ličija!
- Vrijeme. Ako bismo započeli kasno, stigli bismo usred dana. Branje ličija na vrućem suncu uopće nije zabavno. A za jednodnevni izlet nikakva zabava nije neuspjeh projekta!
- Trošak. Ups! Liči su vrlo osjetljivo voće. Trebaju hladnjak i malo leda, ili će se pokvariti prije nego što se vratimo kući. Dodajte 5 dolara za hladnjak od stiropora i 1 za led.
- Rizik. Što ako se auto pokvari - bijedan dan! Ugodite i provjerite prije nego što krenemo.
- Kvaliteta. Birajte pažljivo! Želimo kući dovesti samo najbolje liči.
- Komunikacije. U autu, pola sata od kuće. "Dušo, imaš li kartu?" "Što! Mislio sam da imaš kartu?"
- Ljudski resursi. "Dušo, vrijeme je da ustaneš i pobereš liči?" "Idi, ne sviđa mi se. Osim toga, moja me prijateljica Barbara vodi na marendu." Jednodnevni izlet upravo se pretvorio u razvod!
- Nabava. Telefonski poziv u subotu rano ujutro. "Gospodine Kemp, puno vam hvala što ste jučer doveli automobil na doradu. Nažalost, pojačali smo se i još nismo počeli raditi na tome." "Ali to je trebalo biti učinjeno sinoć!" "Razumijem, gospodine, ali, zaista, dajemo sve od sebe. Vaš bi automobil trebao biti dostupan oko pet sati danas popodne. Hvala vam što ste odabrali servisni centar za brze i pouzdane automobile!" Nema automobila, nema putovanja, nema ličija!
- Integracija. Vratimo se do automobila s našim ličima. "Dušo, gdje je hladnjak?" "Platio sam ga, mislio sam da si ga iznio iz trgovine." "Iznio sam ga iz trgovine, a ti si ga stavio u prtljažnik." "Ne, otvorio sam prtljažnik. Mislio sam da si stavio hladnjak." "Ali zatvorili ste prtljažnik." "Zatvorio sam prtljažnik jer sam mislio da si stavio hladnjak." "Ne, stavio sam hladnjak na zemlju, jer nisi dovoljno brzo otvorio prtljažnik." "Dakle, kažete da sam ja kriv što ste hladnjak ostavili na parkiralištu prehrambenih proizvoda!" Nema hladnjaka; vrući liči; ljuta supruga.
Kao što vidite, mnoge stvari mogu poći po krivu u procesu čak i jednostavnog jednodnevnog putovanja. Koliko još može poći po krivu na poslovnom projektu vrijednom 10.000 ili deset milijuna dolara!
Ako iskreno gledamo, takve se vrste stalno događaju na svakom projektu. I zato većina projekata propada. Ali uspjeh je lakši nego što biste mislili - ako obratite pažnju na svih devet područja.
Projekt Liči: Zabava i uspjeh!
Ovako izgleda plod ličija. Svaka je malo veća od grožđa.
Vau! Svjetionik! Idemo!
1/8