Sadržaj:
- 5 načina za borbu protiv puzanja dosega
- 1. Prikupite jasne zahtjeve
- 2. Odjava dionika
- 3. Postupak kontrole promjena
- Kako izvršiti integriranu kontrolu promjena u projektu
- 4. Pregovarati
- 5. Buduće faze
Ne dopustite da puzanje opsega naškodi vašem poslu. Pročitajte kako biste saznali kako prevladati ovaj problem.
Canva.com
Puzanje opsega, koje se također naziva pozlaćivanjem, događa se kada se zahtjevi koji prethodno nisu uzeti u obzir tijekom faze planiranja počnu uvoditi u projekt nakon što je razvoj već započeo. Kako se ovi dodatni zahtjevi gomilaju, projekti i projektni timovi počet će se raspadati pod težinom dodatnog posla. Iako postoje legitimni zahtjevi koji se mogu pojaviti i koji će tijekom razvoja biti potrebno ugraditi u projektni plan, odgovornost je na ramenima voditelja projekta da pokreće razgovore i provodi procese koji će spriječiti širenje opsega posla izvan onoga što se smatra kritično nakon što je početni opseg već dogovoren. Sljedeći je članak predstavio pet alata koje projektni menadžeri mogu koristiti za kontrolu puzanja opsega.
5 načina za borbu protiv puzanja dosega
- Prikupite jasne zahtjeve.
- Neka se sve zainteresirane strane odjave o zahtjevima.
- Promijenite postupak upravljanja.
- Pregovarati
- Planirajte buduće faze.
1. Prikupite jasne zahtjeve
Prvi dio okupljanja dobrih zahtjeva je osigurati da svi ključni igrači budu uključeni u projekt od početka. Nakon što budete sigurni da ste uključeni svi ključni igrači, dobar način da započnete sakupljati zahtjeve je početni razgovor s izvršnim sponzorom projekta kako biste razjasnili koji su zahtjevi i neka vas vodi oko toga kome treba razgovarajte sa sljedećim. Tijekom tih razgovora dokumentirajte funkcionalne nasuprot nefunkcionalnim zahtjevima, kao i koji su zahtjevi potrebni naspram kojih bi zahtjeva bilo lijepo. Nakon što dosegnete točku u kojoj vam je ugodno, solidno započinjete sa izradom zahtjeva, zakažite sesije sa većim timom kako bi pregledali zahtjeve i bili sigurni da je sve uračunato. Dodatno,kako biste osigurali da se sve uzme u obzir na početku projekta, možda pokušajte provesti sesiju mozga ili mapirajte tijek procesa na visokoj razini kako biste bili sigurni da je sve uračunato. Nastavite družiti zahtjeve sve dok ne budete sigurni da su ispravno razrađeni, dajući opseg vašeg projekta solidne temelje.
Željezni trokut u upravljanju projektima ilustrira kako se, ako se promijeni bilo koji od opsega, rasporeda ili troškovnih elemenata projekta, mijenjaju i druga dva elementa.
2. Odjava dionika
Nakon što ste u potpunosti razjasnili zahtjeve projekta, još jedan dobar način za sprečavanje puzanja opsega je da svi dionici projekta odjavite te zahtjeve. Ako to nikada prije niste učinili od dionika, možda ćete biti iznenađeni brojem zahtjeva koji se dodaju ili modificiraju kad počnete tražiti da im stave svoj potpis i potvrde da imaju osjećaj kao da je sve zarobljeno. To projektu može dodati značajno vrijeme na početku, ali uštedjet će vam puno boli dalje, jer će čišći zahtjevi smanjiti rizik od puzanja opsega. Dodatna pogodnost odjavljivanja dionika sa zahtjeva je ta što ako vam dođu dok je projekt u fazi razvoja i pokušaju proširiti opseg projekta dodavanjem zahtjeva,možete ih podsjetiti na dokument s kojeg su se ranije odjavili i podsjetiti ih da ne mogu promijeniti opseg projekta bez utjecaja na vremensku traku i troškove projekta.
3. Postupak kontrole promjena
Dobar postupak kontrole promjena stavlja odgovornost na tim koji vodi projekt da odobri sve promjene u početnom opsegu projekta kao grupa. Jedna od prednosti postupka kontrole promjena je što služi kao provjera i ravnoteža da voditelj projekta ne radi u vakuumu. Još jedna prednost postupka kontrole promjena je u tome što se dijeli odgovornost za donošenje odluka, jer se za sve zahtjeve za odstupanje od početnog opsega projekta podnosi detaljan zahtjev koji provjerava više rukovodstvo projekta. Kao dio provjere, vodstvo projekta ne bi trebalo samo razmotriti srž pitanja, već i rizike, troškove i resurse povezane s obavljanjem tog posla.
Kako izvršiti integriranu kontrolu promjena u projektu
4. Pregovarati
Ne bojte se pregovarati sa dionicima koji žele napraviti promjenu dogovorenog opsega projekta. To će zahtijevati malo kreativnosti s vaše strane. Dobra taktika koju možete koristiti je reći da biste bili sretni da taj zahtjev uvrstite u opseg projekta, ali samo ako su drugi elementi postojećeg opsega obrezani kako bi se oslobodili resursi, novac i vrijeme za prilagodbu promjeni. Alternativno, ako podnositelj zahtjeva jako osjeća uvođenje određenog zahtjeva, tada može napisati zahtjev za kontrolu promjena i predstaviti ga odboru. Druga je mogućnost istražiti alternativne načine ugradnje onoga što podnositelj zahtjeva traži na način koji ne bi imao dramatičan utjecaj na postojeći opseg.
5. Buduće faze
Sljedeća je taktika raditi s osobom koja želi proširiti opseg projekta i provjeriti postoji li prilika za taj posao kao dio buduće faze. Ovo je posebno lako prodati ako podnositelj zahtjeva ima puno posla za koji bi želio da bude gotov. Možda je najveća korist ovog pristupa što vam daje više vremena za odgovarajuću analizu zahtjeva i razvijanje najboljeg plana za izvršavanje dodavanja te funkcionalnosti.
© 2016. Max Dalton