Sadržaj:
- Pisane komunikacije govore puno o vama
- 1. Pogrešno postavljeni apostrof
- 2. Zbrka oko mene, sebe i sebe
- 3. Slučajni zarezi
- 4. Zlouporaba "kao takvog"
- 5. Neispravna upotreba "Verbiage"
- Bonus savjet: Pojednostavite svoj jezik
- Anketa o poslovnom pisanju
- Dodatna pomoć u pisanju
Pisane komunikacije govore puno o vama
Čini li se da vaša karijera ne vodi nikamo? Osjećate li kao da ste zapeli na donjoj stepenici korporativne ljestvice? Ako je to slučaj, možda biste trebali dobro pogledati svoje pisane komunikacije. Dosadne interpunkcijske i gramatičke pogreške možda vas koče.
Dobro poslovno pisanje vitalno je na današnjem radnom mjestu. U anketama koje traže od poslodavaca i profesionalnih regrutera da navedu osobine koje traže kod zaposlenika, učinkovite vještine poslovnog pisanja upravo su na vrhu popisa. Poslodavci žele zaposlenike koji mogu komunicirati informacije organizirano i koherentno, bez neopreznih grešaka u pisanju koje ometaju dobru komunikaciju. Riječ koja se koristi pogrešno ili zarez na pogrešnom mjestu mogu prenijeti nešto drugo osim predviđene poruke. Nedostatak jasnoće u poslovnim dokumentima može dovesti do nezadovoljnih kupaca, pa čak i do parnice.
Čak i bez teških pravnih posljedica, dokument pun gramatičkih i interpunkcijskih pogrešaka loše se odražava na autora. Lošem pisanju nedostaje vjerodostojnosti i uvjerljivosti. Ne ulijeva povjerenje. Dosadno je.
Tijekom više od 20 godina kao korporativni odvjetnik pregledao sam puno poslovnih komunikacija. Iz prve sam ruke vidio kako su uobičajene pogreške u gramatici i interpunkciji rezultirale neispravnom komunikacijom, iznerviranim kupcima i zastojem u karijeri. Evo mog popisa pet najneugodnijih pogrešaka u poslovnom pisanju i kako ih možete izbjeći.
1. Pogrešno postavljeni apostrof
Možda ne postoji druga pogreška u pisanju koja kod čitatelja može izazvati isti odgovor na noktima na ploči kao pogrešno postavljeni apostrof, upotreba prisvojnog oblika za označavanje više od nečega. Ova je pogreška dosadna jer je toliko raširena i nije ograničena na poslovno pisanje. Svi ste to vidjeli:
- Doručkovao sam palačinke.
- Smith je kupio novi automobil.
- Šezdesete su bile ludo desetljeće.
Unatoč epidemiji apostrofa koji navodno pokazuju množinu, samo množine koje posjeduju nešto trebaju apostrof i taj apostrof uglavnom slijedi slovo "s":
- Pahuljaste teksture palačinki
- Smith'sov novi automobil
- Društvena previranja 1960-ih
Postoji samo nekoliko slučajeva kada je prihvatljivo upotrijebiti apostrof za označavanje množine. U tim je slučajevima apostrof neophodan kako bi se izbjegla zabuna:
- Na prijavi je dobila tri A. (Upotrijebite apostrof kako biste izbjegli zbrku s riječju "kao"
- Naručite pet # 371KV. (Upotrijebite apostrof da biste pokazali da "s" nije dio serijskog broja.)
2. Zbrka oko mene, sebe i sebe
Koliko ste puta pročitali poslovnu komunikaciju u kojoj je zaključeno: "Ako imate pitanja, kontaktirajte Jane ili sebe"? Autor ili pokušava zvučati sofisticirano koristeći elegantnije zvučanje "sebe" umjesto "mene" ili, s Jane u mješavini, zbunjen je hoće li upotrijebiti "ja" ili "ja" i odlučuje se na "sebe". " Rezultat je dosadna i prečešća zlouporaba refleksivne osobne zamjenice.
Možete izbjeći ponavljanje iste pogreške primjenom jednostavnog testa. Ostavite Jane sa slike i pogledajte kako rečenica zvuči. Biste li rekli: "Ako imate pitanja, obratite se meni"? Ne, rekli biste, "molim vas kontaktirajte me." Pravo? Ako biste u ovom slučaju koristili "sebe", trebate pročitati dodatnu pomoć u gramatici.
"Ja, ja i ja" tri su različita slučaja osobne zamjenice. Padež se mijenja ovisno o tome funkcionira li zamjenica kao subjekt ili objekt rečenice.
Za subjekt rečenice (imenica koja govori o čemu se govori u rečenici) upotrijebite "I":
- Napisao sam pismo.
Za objekt rečenice (imenica koja glagolu daje značenje ili dopunjava prijedlošku frazu) upotrijebite "ja":
- Ako imate pitanja, možete me pitati.
- Pitanja mogu biti upućena meni.
Ako su subjekt radnje i objekt radnje isti, upotrijebite povratnu zamjenicu "sebe":
- Sam sam to napravio.
- Pogledala sam se u zrcalo.
Kao što vam treba ogledalo da biste se vidjeli, refleksna zamjenica poput "sebe" (ili sebe, sebe, itd.) Treba drugu imenicu ili zamjenicu u rečenici da je odražava. Ako ga nema, upotrijebite ili subjektivni slučaj (I) ili objektivni slučaj (ja) prema potrebi.
3. Slučajni zarezi
Dvoumim se da li pišem o zarezima jer to mogu biti nezgodne stvari. Zapravo bih mogao nastaviti s nekoliko odlomaka o tome treba li se zarez staviti između riječi "zarezi" i "zato" u prethodnoj rečenici. Ali neću, jer je moj problem sa zarezima još osnovniji od toga treba li zarez koristiti prije veznika koji povezuje dvije neovisne klauzule. (U slučaju da se pitate, moj je odgovor ovdje negativan; klauzule su kratke i u mislima su usko povezane.)
Najiritantniji problem zarezima je kada se pojavljuju nasumično, u rečenicama, tamo gdje nisu potrebni i ne pripadaju. (Da, ovdje pokušavam naglasiti.)
Ne zanima me koristite li serijski zarez u jednostavnim rečenicama ili ne. Neću se pretjerati zbog nedostatka zareza između pridjeva koordinata. Moji britanski prijatelji kažu mi da ionako koristimo previše zareza na američkom engleskom jeziku. Zahtjevna američka pravila korištenja možda su upravo razlog zašto ih toliko mnogo poslovnih pisaca prekomjerno koristi.
Problem zareza je što govori oku da na trenutak prestane čitati. U redu je kad vam treba stanka, poput udaha kada govorite. Ali neočekivani zarezi su poput štucanja. Dosadni su.
Postoje deseci pravila o tome kada ih koristiti, ali ako se sjećate bilo kojeg od njih, upamtite ovo: Ako se ne možete sjetiti određenog razloga za upotrebu zareza, nemojte ga koristiti.
Nikada nemojte koristiti zarez u ovim situacijama:
- Između opisne riječi i imenice koja opisuje: "Pročitao sam loše napisano pismo." Netočno
- Između subjekta i glagola: "Loše napisano slovo, iznerviralo me." Netočno
- Između dvije rečenice s jednim subjektom koje se spajaju veznikom: "Pročitao sam pismo i ispravio sve interpunkcijske pogreške." Netočno
- Da pokrenemo restriktivnu klauzulu (onu koja je bitna za značenje rečenice): "Pismo koje je nadahnulo ovaj članak bilo je puno dosadnih interpunkcijskih pogrešaka." Netočno
4. Zlouporaba "kao takvog"
Prečesto se u poslovnom pisanju izraz "kao takav" koristi kao ljepši način da se kaže "dakle", kao da je potrebna formalnija riječ. Na primjer, u pismu može biti navedeno: "Ova prepiska služi kao obavijest da ne ispunjavate uvjete našeg sporazuma. Kao takav, imate 10 dana da izliječite zadani zahtjev ili će ugovor biti raskinut." U ovom primjeru izraz "kao takav" koristi se umjesto "stoga" u značenju "iz tog razloga" ili "posljedično". To je pogrešno.
Ako se pravilno upotrebljava, izraz "kao takav" upućuje čitatelja na identitet, prirodu ili sposobnost imenice ili imenske fraze koja joj prethodi:
- "Ja se držim gramatike. Kao takvog, živciram se kad pisac objesi participe." Ispravno
Da biste izbjegli pogrešnu upotrebu "kao takvog", zapitajte se "što?" Ako prethodna imenica odgovara, upotreba je točna:
- "Kao ljepilo za gramatiku, živciram se kad pisac objesi participe." Ispravno
Ako "kao takav" ne upućuje čitatelja na prethodnu imenicu, upotreba je netočna:
- "Budući da nije obraćao pažnju na gramatička pravila, pisac je objesio participe. Kao takav, živcirao je svoje čitatelje." Netočno
Pitajte možete li zamijeniti "takav" bilo kojom obližnjom prethodnom imenicom ili imenskom frazom:
- Kao gramatička pravila, živcirao je svoje čitatelje.
- Kao književnik živcirao je svoje čitatelje.
- Kao participe, živcirao je svoje čitatelje.
Ako zamjena nema smisla ili, u slučaju drugog primjera, ne prenosi u potpunosti namjeravano značenje, upotreba izraza "kao takav" neprimjerena je. Da biste izbjegli dosaditi čitatelje, upotrijebite "zato" ili zamijenite prijelaznu frazu značajnijom riječju ili frazom.
5. Neispravna upotreba "Verbiage"
Ovo nije stvar gramatike ili interpunkcije, već uobičajene, ali tajanstvene zlouporabe neugodne riječi. Kao korporativni odvjetnik, gotovo bih svaki dan dobivao e-poštu u kojoj se kaže nešto slično ovome: "Možete li pregledati riječi u drugom stavku priloženog dokumenta i javiti mi je li u redu?" Svaki put kad bih se morao suzdržati da ne ispalim brzoplet odgovor, "Ako je riječ o verbiji, zašto trošiš moje vrijeme?"
Verbiage ne znači "tekst", "riječi", "formulacija", "sadržaj" ili bilo koju drugu riječ koju je autor e-pošte mogao upotrijebiti da zatraži moj pravni pregled. "Verbiage" znači govor ili pisanje koji koristi previše riječi ili pretjerano tehničkih izraza. Nije dobra stvar. Pisac bi trebao izbjegavati pregovore, ne koristiti taj izraz za opisivanje svog pisanog djela.
Bonus savjet: Pojednostavite svoj jezik
Ovo donosi zadnju lekciju o pisanju u poslovnom stilu. Ne pokušavajte impresionirati ljude upotrebom otmjenih riječi kad je bolji izbor jednostavan i opisan. Poslovno govorenje prepuno je izmišljenih, neobičnih riječi. Ne upadajte u zamku njihove upotrebe. Nemojte reći "iskoristi" kada "upotreba" dobro funkcionira. Ispast ćete pretenciozno i gore, pogotovo ako ne razumijete što znači vaša fensi riječ.